Hybrider Ansatz erleichtert den Empfang der E-Rechnung

Was Unternehmen jetzt noch zur Erfüllung ihrer Annahmepflicht tun können

Paragon DACH + CEE unterstützt Unternehmen beim Empfang der E-Rechnung.

Schwandorf, 7. Februar 2025 – Die Einführung der E-Rechnung läuft – und der erste Schritt sollte jetzt schon vollzogen sein: Seit 1. Januar 2025 müssen ausnahmslos alle Unternehmen in Deutschland Rechnungen im neuen digitalen Format empfangen, lesen und verarbeiten können. „Viele Unternehmen sind nach wie vor nicht darauf vorbereitet“, sagt Steffen Mahlmeister, Solution Manager Inbound bei Paragon DACH + CEE (https://www.paragon.world/de). Mit der Auslagerung ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung an einen hybrid arbeitenden Dienstleister, der sowohl analoge als auch digitale Rechnungsformate bearbeitet, können sie jetzt noch ihre Pflicht erfüllen und die Kosten und Risiken senken, die mit dem Empfang der E-Rechnung verbundenen sind. Und sie können zudem gelassen ihrer Verpflichtung zur Stellung der E-Rechnung ab spätestens 2028 entgegensehen.

„Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom (https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Weniger-als-die-Haelfte-deutscher-Unternehmen-empfaengt-E-Rechnungen) war Anfang Dezember 2024 nicht einmal die Hälfte aller Unternehmen in Deutschland in der Lage, das E-Rechnungsformat zu empfangen“, so Mahlmeister. „Unserer Erfahrung nach dürfte sich das nicht sonderlich geändert haben – viele Unternehmen können also die Daten aus den E-Rechnungen ihrer Auftragnehmer noch nicht weiterverarbeiten und in ihre eigene Buchhaltung übernehmen.“ Um die E-Rechnungen aktuell empfangen und später auch erstellen zu können, müsse die bestehende IT-Infrastruktur angepasst werden. Das erforderliche technische Know-how und eventuell externe Beratung, die dafür notwendige Software und Mitarbeiterschulung verursachen Kosten, vor denen Unternehmen noch zurückschrecken, erläutert Mahlmeister. „Die ersten Erfahrungen seit Jahresanfang haben gezeigt: Die neuen digitalen Formate bieten den Lieferanten Optionen in Bezug auf Anlagen oder die Angabe von Zusatzinformationen, mit der die eigentliche Strukturierung der Formate deutlich gemindert wird. Das erschwert zusätzlich die Verarbeitung der E-Rechnung für die Unternehmen.“

Vorstrecke zum Finanzmanagement-System outsourcen
Mahlmeister prognostiziert: „Der Übergang von der analogen zur E-Rechnung wird sich lange hinziehen. Die Praxis zeigt ja, dass mit dem Jahreswechsel kein Schalter umgelegt wurde – und seither alles nur noch digital ist. Hier ist ein hybrider Ansatz ratsam – also die Fähigkeit, sowohl analoge als auch digitale Rechnungsformate zu verarbeiten.“ Denn Unternehmen werden auch weiterhin Rechnungen von Kleinunternehmen, von Zulieferern aus dem Ausland oder über Kleinbeträge auf Papier oder als unstrukturiertes PDF ohne den erforderlichen maschinenlesbaren Teil bekommen.

Das macht die Sache vor allem für Mittelständler und große Unternehmen kompliziert, die individuelle Lösungen brauchen. „Sie können die Aufgaben aber einfach outsourcen, indem sie sich für ihre Eingangsrechnungsverarbeitung einen erfahrenen Dienstleister wie Paragon als Partner suchen, der den hybriden Ansatz beherrscht und aus allen Formaten einheitliche Datensätze zur Übergabe an das vorhandene Finanzmanagementsystem macht.“ Dafür gehen sämtliche Rechnungen – ob analog oder digital – erst einmal an den externen Dienstleister, der die gesamte Vorstrecke zum Finanzmanagement-System übernimmt. Er bringt alle Rechnungen in ein einheitliches Standardformat, das von der Buchhaltung des jeweiligen Unternehmens weiterverarbeitet werden kann. „Die Zusammenarbeit mit einem hybrid arbeitenden Dienstleister kann Aufwand und Kosten für die längst überfällige Umstellung auf E-Rechnung deutlich senken“, so Mahlmeister. „Unsere Erfahrung hat zudem gezeigt, dass der hybride Ansatz Unternehmen Lösungen für weitere Fragestellungen liefert – etwa für die Verarbeitung anderer Dokumentenarten wie Bestellbestätigungen, Mahnungen, Avise. Er ist auch hilfreich, wenn in den E-Rechnungen noch Fehler enthalten sind oder aber, wenn E-Rechnungen aus dem Ausland in anderen Formaten empfangen und verarbeitet werden müssen.“ Nicht zuletzt können derart aufgestellte Dienstleister bei der Erstellung der E-Rechnung unterstützen – und Unternehmen können entspannt dieser weiteren Pflicht entgegensehen, die spätestens ab 2028 nahezu alle Unternehmen in Deutschland erfüllen müssen.

Ein ausführliches Interview mit Steffen Mahlmeister zur Einführung der E-Rechnung finden Sie hier.

Paragon DACH & CEE produziert massenhafte Kundenkommunikation, individuell für jeden Empfänger – physisch und digital. Etwa 1.000 Kolleginnen und Kollegen verarbeiten an Standorten in Deutschland, Tschechien und Polen mehr als 1 Milliarde Dialogpostsendungen (Dialogmarketing), rund 350 Millionen Ausgangsdokumente (Document Output, beispielsweise Kontoauszüge, Rechnungen oder Versicherungsschreiben) und Informationen für die digitalen Kanäle der Kundenkommunikation (E-Mail, Messenger, Portale, E-Rechnungen). Im Service für den Posteingang von Unternehmen (Input-Management) scannt Paragon eingehende Postbriefe und führt sie mit digitalen Posteingängen zusammen für die weitere Kategorisierung und Verarbeitung, bei Bedarf fallabschließend.

Mit dem Outsourcing ganzer Abteilungen (Druckzentrum, Posteingangszentrum) oder der Unterstützung bei einzelnen Aufgaben (Abfedern von Lastspitzen, Backup) ermöglicht Paragon seinen Kunden, durch Skaleneffekte effizienter zu werden. Die integrierten Business-Continuity-Management-Szenarien von Paragon vergrößern ihre Prozess- und Geschäftssicherheit. In den Marketing Services hilft Paragon Unternehmen, neue Kunden zu gewinnen, die Interaktion mit bestehenden Kunden zu verbessern und damit ihren Markterfolg zu steigern (Direct Mail im Dialogmarketing).

Ein besonderes Augenmerk legt Paragon auf Nachhaltigkeit und die aktive CO2-Reduktion und gehört damit zu den Vorreitern der Branche. Vielfältige Zertifikate und Auditierungen belegen den zudem hohen Qualitätsanspruch von Paragon an Daten- und IT-Sicherheit in allen Prozessen.

Paragon DACH & CEE gehört zur internationalen Grenadier Holdings: Mit rund 1,6 Milliarden Euro Jahresumsatz ist sie in mehr als 30 Ländern und mit rund 10.000 Mitarbeitenden Marktführer bei den Leistungen ihrer Unternehmen. Innerhalb dieses Kompetenznetzwerks bietet Paragon DACH & CEE seinen Kunden umfassende und internationale Expertise.

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