Automatisierte Rechnungsprüfung: Leitsch Software entwickelt Schnittstelle zum SKF E-Business Adapter

SKF-Händler können ab sofort auch Rechnungen und Wareneingänge von SKF direkt in LS BIZ importieren und prüfen lassen. Die Händler sparen damit die aufwändige manuelle Dateneingabe. Erstmals läuft der gesamte Warenwirtschaftsprozess zwischen der SKF GmbH und der STAMAG EIV GmbH über die neue Schnittstelle von Leitsch Software automatisiert ab.

Rainer Illian, Geschäftsführer der STAMAG Ersatzteil- und Industrievertrieb GmbH

Petersberg-Steinau, im Juli 2013. Mit der Schnittstelle direkt zum SKF E-Business Adapter (SEA) schließt Leitsch Software eine Lücke im automatisierten Warenwirtschaftsprozess zwischen der SKF GmbH, dem führenden Hersteller von Wälzlagern, und seinen Händlern. Rechnungen des Herstellers können darüber elektronisch an LS BIZ übertragen und dort direkt weiter bearbeitet werden. Die Einsparungen für die Händler sind dabei enorm, wie Rainer Illian, Geschäftsführer der STAMAG Ersatzteil- und Industrievertrieb GmbH, bestätigt. Sein Unternehmen begleitet die Entwicklung der neuen Schnittstelle. „Die Kopplung der von uns genutzten ERP-Software LS BIZ an das SKF-System optimiert unseren Belegdurchlauf signifikant. Schließlich stammen mehr als ein Drittel aller Belege von SKF“, erklärt Rainer Illian. „Unsere Mitarbeiter müssen diese Belege unseres Hauptlieferanten nicht mehr länger manuell erfassen, wir bestellen direkt aus LS BIZ und erhalten sowohl Auftragsbestätigungen als auch Rechnungen ausschließlich auf elektronischem Weg. Diese werden von LS BIZ direkt kontrolliert und archiviert. Wir sparen damit nicht nur Zeit und Geld, sondern reduzieren auch individuelle Fehler.“

Über die in SEA integrierte Software Vendor Management Inventory (VMI) ermittelt SKF basierend auf den Kundenbestellungen des Händlers selbstständig den Bedarf an Waren. Sie werden disponiert und der Händler erhält elektronisch eine entsprechende Auftragsbestätigung. Bisher folgte der manuelle Prozess: Die Rechnung kam per Post und mehrere hundert Positionen mussten beim Händler manuell in LS BIZ eingegeben werden. Die Software verglich diese mit dem Wareneingang und ein Mitarbeiter prüfte eventuelle Differenzen. Anschließend gab er die Rechnung für die Finanzbuchhaltung zur Zahlung weiter.

Die neue Schnittstelle von Leitsch Software automatisiert auch diesen Teil des Prozesses. Direkt nach Lieferung der Ware sendet SKF die Rechnung auf elektronischem Weg an den SKF-Händler wie die STAMAG EIV GmbH. Ohne Verzögerungen prüft LS BIZ, ob die berechnete Ware in der richtigen Stückzahl und zum vereinbarten Preis eingegangen ist. Sind alle Positionen korrekt, gibt die Software die Rechnung an die Buchhaltung weiter und veranlasst die Zahlung. Der Händler kann den Prozess damit auf Wunsch völlig automatisiert ablaufen lassen. Zusätzlich bietet LS BIZ ihm die Möglichkeit, flexibel weitere Kontrollmechanismen einzubauen. So können beispielsweise Grenzwerte hinterlegt werden, bei denen die Geschäftsführung über Rechnungen informiert wird. Dieser Automatismus spart nicht nur den Mitarbeitern der Wareneingangs- und Rechnungsprüfung viel Zeit. Er ermöglicht auch der Finanzbuchhaltung eine fristgerechte Rechnungsbegleichung und der Geschäftsleitung eine bessere Liquiditätsplanung.

„Wir beschäftigen uns sehr intensiv mit den Problemstellungen im Technischen Handel. Mit der automatisierten Rechnungsprüfung konnten wir einen wesentlichen Prozessschritt für LS BIZ Kunden deutlich vereinfachen. Hierzu hat die partnerschaftliche Zusammenarbeit sowohl mit SKF als auch mit STAMAG erheblich beigetragen“, erklärt Bernhard Leitsch, Geschäftsführer von Leitsch Software.

Die Leitsch Software GmbH bietet mit LS BIZ eine ERP-Lösung für den Technischen Handel. Praxisnah und anwenderorientiert bildet die Windows-basierte Software alle betriebswirtschaftlichen Prozesse ab und eignet sich insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Als Systemhaus berät Leitsch Software Unternehmen darüber hinaus bei der Implementierung der Software und der Auswahl und Beschaffung der geeigneten Hardware. Das Unternehmen wurde 1988 von Bernhard Leitsch in Petersberg-Steinau bei Fulda gegründet. Heute arbeiten mehr als 150 Unternehmen mit Leitsch Software, darunter die Fröhlich & Dörken GmbH, die STAMAG Ersatzteil- und Industrievertrieb GmbH, die Paul Wiegand GmbH oder die deeg GmbH.

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