Wie KI schon heute mehr Compliance und Effizienz ins Ausgabenmanagement bringt

Experteneinblick von Rydoo

Wenn von Automatisierung und KI die Rede ist, haben Unternehmen vor allem eine große Hoffnung: mehr Effizienz in sämtlichen Bereichen. Bei den alltäglichen Aufgaben liegen die Optimierungspotenziale meist auf der Hand, doch auch die Abläufe hinter den Kulissen bieten einige Chancen. Schon heute können Unternehmen den Aufwand für Überprüfungen im Geschäftsreisen- und Ausgabenmanagement um bis zu 60 % reduzieren, wenn sie auf optimierte Lösungen setzen.

Das größte Problem bei manuellen Überprüfungen ist die Fehleranfälligkeit. Je mehr Belege sie bearbeiten müssen, umso weniger Zeit können die Teams in der Buchhaltung aufwenden, um jeden Posten im Detail checken. Das öffnet nicht nur Versehen, sondern auch Betrug Tür und Tor. Die Lösung ist smarte Software, die als zusätzlicher Kontroll-Layer dient und mögliche Compliance-Probleme automatisch markiert.

Alleine durch automatisierte Compliance-Prüfungen durch das KI-unterstützte „Smart-Audit“-Modul läuft das Genehmigen und Rückerstatten von Belegen bei Kunden von Rydoo (https://www.rydoo.com/)im Schnitt um 30 % schneller ab. Mitarbeiter scannen ihre Rechnung per App ein, diese taucht umgehend im System auf und Smart Audit markiert nach einem kurzen Check automatisch potenzielle Konflikte mit den Ausgaben-Richtlinien des Unternehmens. Die Buchhaltung hat diese möglichen Probleme sofort im Blick, kann sie überprüfen und den Beleg dann genehmigen oder ablehnen. Der Aufwand für manuelles Überprüfen sinkt damit um durchschnittlich 60 %.

Der Return on Invest überrascht

Die Effizienzsteigerung beschränkt sich dabei aber nicht nur auf den Prozess, sie zahlt sich auch finanziell aus. So erhalten Nutzer nebenbei in Echtzeit eine transparente Übersicht, für welche Art Ausgaben und bei welchen Mitarbeitern die meisten Spesen anfallen. Zudem sehen durchschnittliche Smart Audit-User am Ende zwischen 4- und 10,7-fachen Return on Invest. Wie hoch dieser im Einzelfall ist, hängt vom Grad der Automatisierung sowie von Strenge und Umfang der Compliance-Vorschriften ab.

Manche Dinge wie handschriftliche Veränderungen oder – als neues Phänomen – KI-generierte Fälschungen können menschliche Prüfer oft nur schwer oder gar nicht erkennen. Smart Audit aber ist in der Lage, solche Vergehen zu verhindern. Auch Problemfälle wie doppelt eingereichte Belege, Tagespauschalen oder Wochenenden sowie Alkohol- und Tabakmarken erkennt das Tool automatisch. Was erlaubt ist und was nicht, ist vollständig individualisierbar.

Ein großer Zeitfresser sind auch Rechnungen in Fremdsprachen, insbesondere in Unternehmen mit vielen internationalen Reisen. Die automatische Übersetzung diverser Sprachen und Zeichensysteme nimmt der Buchhaltung ebenfalls signifikanten Aufwand ab. – Die Liste ließe sich fortsetzen, doch schon jetzt illustriert sie, dass es sich lohnt, angesichts der neuen technischen Möglichkeiten nicht nur auf die scheinbar „großen Hebel“ zu blicken, sondern auch bei den Zahnrädern in der Administration anzusetzen. Denn während das eine Stand jetzt oft nur die Hoffnung auf zukünftige Potenziale ist, ist das andere bereits eine bewährte Lösung. Noch dazu eine, die einen großen Frustfaktor besser macht.

Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
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