Verkaufsoptimierung durch effizienteren Außendienst

Michael Fridrich

Der Vertrieb durch eigene Außendienstmitarbeiter ist für einige Branchen der geeignetste Weg zum Kunden. Diese Vertriebsstruktur kostet jedoch oft sehr viel Geld. Damit sie sich rechnet, kommt es auf eine effiziente Organisation an. Gut strukturierte Rahmenbedingungen und eine optimale Selbstorganisation führen automatisch zu einem besseren und kostengünstigeren Verkauf und schaffen somit die Grundlage für mehr Wachstum.

Unnötige Wege sparen. Ein großer Zeitfresser – und zugleich Kostenfaktor – im Außendienst sind die Fahrtzeiten. Aus diesem Grund sind die internen Regeln sowohl für die Anlässe als auch die Häufigkeit von Kundenbesuchen regelmäßig zu diskutieren und zu überprüfen. Lohnen sich persönliche Besuche ohne Anlass und zur reinen Beziehungspflege wirklich oder kann man das gleiche Ziel auch per Telefon bzw. E-Mail erreichen? Ein weiterer Kostenfaktor sind häufige Vertriebsbesprechungen, zu denen Außendienstler in die Firmenzentrale anreisen. Einige dieser Besprechungen könnte man ohne zeitliche bzw. inhaltliche Verluste auch mittels Telefon- oder Webkonferenzen durchführen. Die Kosten für eine Webkonferenzsoftware amortisieren sich angesichts hoher Fahrtkosten schnell.

Technik effizienter einsetzen. Früher war es notwendig, nach einem Akquisetelefonat einen Brief zu schreiben, Broschüren beizufügen und das ganze Infopaket mit der Post zu verschicken. Heute kann man durch das Internet und den Einsatz komfortabler und mobiler Endgeräte viel Zeit sparen und mittels einer E-Mail und den Verweis auf spezielle Produktseiten im Internet schneller nachfassen.

Vermeidung ineffizienter Telefonate. Manche Außendienstler verbringen viel Zeit mit der ungeliebten und aufwändigen Kaltakquise. Oft braucht es mehrere Anrufe, um überhaupt mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden zu werden. Kommen dann noch viele organisatorische Telefonate zur Terminabsprache etc. hinzu, wird schnell deutlich, wie ineffizient die Arbeitszeit genutzt wird. Sinnvoller ist es stattdessen, ein spezielles Leadgenerierungssystem aufzubauen, das dem Mitarbeiter die Chance gibt, möglichst viel seiner wertvollen Zeit im direkten Kundengespräch zu verbringen.

Reduzierung von zu hohem Verwaltungsaufwand. Viele Vertriebsmitarbeiter verbringen bis zu zwei Stunden pro Tag mit Bestellungen, Berichten, Dokumentation und der Verwaltung ihrer Tätigkeit. Vergleicht man die Vergütung der Außendienstler mit dem Anforderungsniveau dieser Schreibarbeiten, stellt man schnell fest, dass hier Kosten und Nutzen in eine Schieflage geraten. Hier gilt es zu überprüfen, wie man diesen Verwaltungsaufwand verschlankt und welche Tätigkeiten evtl. automatisierbar sind. Ziel sollte sein, dass die Außendienstler so wenig Zeit wie möglich für ihre eigene Verwaltung und so viel wie möglich mit konkreten Vertriebsaktivitäten vor Ort nutzen.

Schaffung eines modernen Wissensmanagements. Die Erstellung und Bereithaltung von gedruckten Verkaufsmaterialien erzeugt einen hohen Aufwand. Darüber hinaus existieren oftmals verschiedene Versionen. Dadurch steigt das Risiko, dass nicht immer die aktuellste Fassung eines Produktkataloges oder einer Preisliste verwendet wird. Abhilfe schaffen spezielle Softwaresysteme für Wissensmanagementlösungen, mit deren Hilfe sich Außendienstler auch unterwegs online schnell auf ihre Kundengespräche vorbereiten. Optimal sind Systeme, die vom Anbieter auf den eigenen Bedarf zugeschnitten werden können und darüber hinaus einfach und intuitiv zu bedienen sind. Damit ist in der Praxis einer spürbare Entlastung und ein flüssiges Arbeiten durch eine nicht zu komplizierte Technik gewährleistet.

Bildrechte: Hannah Gatzweiler

Jahrgang 1965, Businesstrainer, Berater und Coach, Diplom-Betriebswirt, Dozent an der FH Aachen für Unternehmensgründung und Persönlichkeitsentwicklung, Reiss Profile Master, geprüfter Trainer und Berater nach BDVT und BaTB, zertifizierter Verkaufsleiter Deutsche Verkaufsleiter-Schule.

Er schöpft aus über 20 Jahren erfolgreicher Berufserfahrung in Marketing und Vertrieb, davon allein 15 Jahre in diversen Managementfunktionen, zuletzt als Geschäftsführer.

Als Spezialist für die Bereiche Führung und Vertrieb bietet er mittelständischen Unternehmen aus Industrie und Dienstleistung drei Schwerpunkte an: Business-Coaching, Firmentrainings sowie Offene Abendtrainings.

Michael Fridrich erhielt 2009 einen Trainerpreis in der Kategorie „Bestes Seminarkonzept“, 2012 einen Unternehmerpreis und ist darüber hinaus ein gefragter Redner und Autor verschiedener Fachbeiträge, u.a. in der Zeitschrift Spitzenkompetenz, Spiegel Online, Zentrada, Außendienst Informationen. Der Experte für Führung und Vertrieb redet und handelt einfach Klartext.

Jeden Monat präsentiert Michael Fridrich in seinem Newsletter ein fachliches Thema, aktuelle Termine und weitere Informationen rund um Businesstraining & Beratung.

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