Unfassbar und doch schnell passiert

Nils Gehring, Geschäftsführer der META Archivdepot GmbH, Oberhausen

Wie heute bekannt wurde, sind in Berlin sicherheitsrelevante Unterlagen zum neuen Flughafen BER auf offener Straße in zwei Müllcontainern entsorgt worden. Vor der Sicherstellung durch die Polizei sollen sich Passanten an den Akten unbehelligt bedient haben. Die vermeintlich aus einem Architekturbüro stammenden Dokumente enthielten laut Berichterstattung des Tagesspiegels höchst sensibles Datenmaterial, unter anderem detaillierte Angaben zu Strom- und Förderanlage, aber auch Schaltpläne und Grundrisse des Terminals.

http://www.tagesspiegel.de/berlin/ber-schwere-daten-panne-hochbrisante-akten-in-muellcontainern-entdeckt/10090230.html

K O M M E N T A R von Nils Gehring, META Archivdepot GmbH , Oberhausen

Oberhausen, 24. Juni 2014. Man mag kaum glauben, was da passiert ist: Durch unsachgemäßen Umgang gerät höchst brisantes Aktenmaterial in Umlauf und somit komplett außer Kontrolle. Ohne große Phantasie lassen sich unzählige Szenarien für die schmerzlichsten Risikopotenziale finden – die latente Terrorgefahr ist da nur Spitze des Eisbergs.

Ein Einzelfall? Keineswegs. Immer wieder wird Archivgut nicht sensibel genug behandelt, aus Uneinsichtigkeit, mangelndem Problembewusstsein, Schlamperei und Bequemlichkeit oder sei es nur, um an der falschen Stelle Geld zu sparen. Was am einen Tag noch als Hochsicherheitsthema gilt, landet am nächsten Tag dann im Altpapiercontainer an der nächsten Ecke.

Aber oft sind es auch schlichtweg nur die fehlenden „Sach“-Kenntnisse, die einer „sach“-gemäßen Entsorgung entgegenstehen. Denn bei Weitem nicht alle handelsüblichen Aktenvernichter erzielen die gleichen Ergebnisse. Interessantes dazu findet sich in der DIN 66399 genauso wie im Paragraphen 5 des Bundesdatenschutzgesetzes, der die Verpflichtung auf das Datengeheimnis mit Blick auf die beteiligten Personen fokussiert.

Egal für welches Unternehmen und welche Organisation, auch unabhängig von deren Größe, lohnt es sich in jedem Fall, den Archivalien über den gesamten Lebenzyklus hinweg die gebührende Aufmerksamkeit zu schenken – und dazu gehört neben ihrer Aufbewahrung gerade auch die fachgerechte Entsorgung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

Die gute Nachricht: Es gibt nicht nur bewährte Konzepte, sondern auch spezialisierte Dienstleister, die dabei mit Rat und Tat zur Seite stehen. Damit man seine Akten nicht im Altpapier findet – allenfalls sachgemäß irreversibel unkenntlich gemacht!

Autor: Nils Gehring | ng@akten.net

Bildrechte: META Archivdepot GmbH Bildquelle:META Archivdepot GmbH

Über META Archivdepot
Die Wurzeln von META Archivdepot in der Logistikbranche reichen zurück bis ins Jahr 1950. Heute positioniert sich die in Familienbesitz befindliche META Archivdepot GmbH aus Oberhausen als erfahrener Spezialist und kompetenter Systemgeber rund um die Themen von Datenarchivierung, -logistik und -pflege. Seit 1995 bietet das META-System Kunden aller Branchen individuelle Lösungen für deren Archivlogistik. Zum Portfolio zählen insbesondere physische Aktenarchivierung, Datenträgerlagerung, Digitalisierung und Aktenvernichtung; im Mittelpunkt aller zentralen Prozesse steht die selbstentwickelte Software ArchiStore®. META Archivdepot agiert über ein flächendeckendes Netzwerk eigenständiger (allesamt DIN EN ISO 9001:2008-zertifizierter) Partner an 20 Standorten in Deutschland, den Niederlanden, in Österreich und in der Schweiz. Deren aktuelles eingelagertes Gesamtarchivvolumen beträgt rund 510.000 Aktenmeter. Vor dem Hintergrund des Umgangs mit sensiblem Datenmaterial sind gruppenweit alle etwa 1.000 Mitarbeiter zur Geheimhaltung gemäß Bundesdatenschutzgesetz und Sozialgeheimnis verpflichtet. Weitere Informationen können unter http://www.akten.net abgerufen werden.

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