Trends 2026: Dokumentenmanagement zwischen KI und Kontrolle

Wie AI-Governance, digitale Souveränität und Datenstrategien das DMS neu ausrichten

Essen, 19. Januar 2026 -Künstliche Intelligenz (KI) hält auch 2026 das Dokumentenmanagement fest in der Hand, automatisiert Routinen und steigert die Produktivität spürbar. Parallel dazu wächst der Anspruch, die eigenen Daten besser zu kontrollieren und digitale Souveränität zu stärken. Der DMS-Experte easy software AG (https://easy-software.com/de/) zeigt, welche Trends das DMS im kommenden Jahr bestimmen.

#1 KI-Agenten: Junior Controller unter Aufsicht
KI-Agenten verändern Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und die damit verbundenen Prozessketten grundlegend. Die intelligenten Helfer bündeln mehrere Aufgaben und treiben Routineprozesse eigenständig voran. Sie prüfen Rechnungen, vergleichen Dokumente, melden Abweichungen und stoßen eigenständig Prüfprozesse an. Laut Gartner (https://www.gartner.com/en/articles/strategic-predictions-for-2026)wird das B2B-Beschaffungswesen dadurch komplett neu programmiert: Bis 2028 sollen 90 % der B2B-Einkäufe über KI-Agenten laufen und mehr als 15 Billionen US-Dollar an Ausgaben durch agentenbasierte Marktplätze fließen.

Der Weg dorthin ist jedoch noch lang. Momentan experimentieren Unternehmen vor allem mit Agentic AI und bauen mit Context Engineering, robusten Datenpipelines, RAG, Orchestrierungslayern (z. B. MCP) und Governance-Mechanismen noch an der technischen Infrastruktur. Selbst Vorreiter skalieren diese Technologie laut McKinsey (https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-state-of-ai)bislang nur in Teilbereichen und halten den KI-Junior Controller unter strenger Aufsicht. Der Mensch bleibt die entscheidende Instanz: Unternehmen wollen nachvollziehen, wie die Entscheidungen entstehen – und jederzeit eingreifen können.

#2 Enterprise Search: Wenn die Suche mitdenkt
Schon heute verändert KI die Informationsarbeit in Unternehmen grundlegend. Moderne Enterprise-Search-Systeme verlassen das starre Stichwortdenken. Für Mitarbeitende heißt das: Sie müssen nicht mehr nach exakten Begriffen suchen, sondern formulieren ihre Anfrage frei in Alltagssprache – oft sogar per Spracheingabe. Die Antworten der KI fallen ebenso kontextreicher aus. Wer etwa „Reifen“ sagt, erhält auch Dokumente zu Lieferanten, Werkstattbelegen oder Bestellhistorie. Laut Anthropic Economic Index 2025 wandelt sich damit auch die Intention: Neben Augmentation, die KI-Mitarbeitenden bei der Suche und Auswertung unterstützt, rückt Automation immer stärker in den Fokus. Hier erledigt die KI komplette Recherche- oder Analyseaufgaben eigenständig.

Ein Effizienzschub bei der Informationssuche ist dringend nötig: Laut einer Studie von Atlassian (https://www.atlassian.com/blog/state-of-teams-2025)verbringen deutsche Büroangestellte zehn Stunden pro Woche damit, Informationen zu recherchieren oder auf sie zu warten. KI-gestützte Enterprise Search kann hier Arbeitsabläufe deutlich effizienter gestalten. Ein zentraler Engpass bleibt jedoch der Kontext: Unternehmen müssen Dokumente, Daten und Wissensbestände strukturiert bereitstellen, damit KI sinnvoll suchen kann. Moderne RAG-Modelle (Retrieval Augmented Generation) greifen dafür direkt auf Archive, Metadaten und angebundene Systeme (z. B. ERP, CRM, CMS) zu und kombinieren dieses Wissen mit generativer KI – so entstehen Treffer, die den tatsächlichen Kontext präzise wiedergeben.

#3 Intelligent Document Processing: Ordnung für die KI
Bei der Frage nach Kontext steht im Dokumentenmanagement Intelligent Document Processing (IDP) im Vordergrund. IDP beschreibt die Fähigkeit, Dokumente automatisiert zu erkennen, zu strukturieren und mit eindeutigen Metadaten anzureichern. Oder vereinfacht: Erst ein sauber beschriebenes Dokument macht KI überhaupt arbeitsfähig. Im SAP-Umfeld gewinnt zudem CMIS (Content Management Interoperability Services) an Bedeutung. Der offene Standard sorgt dafür, dass DMS und SAP-Systeme Dokumente strukturiert austauschen können und damit genau die konsistente Datenbasis liefern, die IDP- und KI-Modelle für präzise Analysen benötigen.

Für viele Unternehmen hat die Modernisierung ihrer Dokumenten- und Archivlandschaften damit im nächsten Jahr Priorität. Ältere Systeme stoßen bei KI-gestützten Prozessen schnell an Grenzen, weshalb zunehmend abwärtskompatible und hybride Ansätze gefragt sind: Neue DMS-Generationen binden bestehende Archive direkt an, erneuern Metadaten bei Bedarf und ermöglichen so einen schrittweisen Übergang in eine KI-fähige Umgebung – ohne die zeitliche und organisatorische Belastung kompletter Systemwechsel.

#4 Cloud: hybrid und pragmatisch
Die Cloud bleibt als Grundlage für KI auch im nächsten Jahr ein No-Brainer. Sie liefert die Rechenleistung und Flexibilität, die KI-Agenten, semantische Suche und IDP-Prozesse benötigen. Gleichzeitig zeigt die Praxis: Unternehmen setzen weiterhin bewusst auf hybride und pragmatische Modelle. Laut Flexera (https://info.flexera.com/CM-REPORT-State-of-the-Cloud)verfolgen rund 70 % der Unternehmen eine hybride Cloud-Strategie – also eine Kombination aus lokaler IT und Public-Cloud-Diensten.

Moderne DMS unterstützen diesen Ansatz, indem sie sensible Dokumente und kritische Workloads weiterhin lokal halten, während weniger sensible Inhalte flexibel in der Cloud verarbeitet werden können. Mitarbeitende – und zunehmend KI-Systeme – greifen über Hybrid-Connectoren nahtlos auf beide Welten zu. Für viele Unternehmen entsteht daraus ein stabiler Kompromiss: Sie nutzen die Potenziale generativer KI, semantischer Modelle und automatisierter Prozesse, ohne ihre bestehende Infrastruktur vollständig umbauen zu müssen.

#5 Digitale Souveränität: Standortfaktor im Fokus
Wenn Unternehmen ihre IT zunehmend hybrid organisieren, wächst zugleich der Druck, Kontrolle über sensible Informationen und digitale Souveränität zu sichern. Auch politisch steht das Thema weit oben auf der Agenda. Auf dem EU-Gipfel zur digitalen Souveränität im November 2025 forderten europäische Vertreter mehr Unabhängigkeit von internationalen Hyperscalern und stärkere, sichere Cloud- und Dateninfrastrukturen in Europa. Laut einer Bitkom-Studie (https://www.bitkom.org/Studienberichte/2025/Digitale-Souveraenitaet) beziehen 96 % der deutschen Unternehmen digitale Technologien aus dem Ausland. Angesichts wachsender politischer und wirtschaftlicher Unsicherheiten entwickelt sich diese Abhängigkeit zunehmend zu einem Risikofaktor.

Europäische DMS-Anbieter gewinnen deshalb vermehrt an Bedeutung. Sie speichern Daten in regionalen Rechenzentren und arbeiten nach dem europäischen Rechtsrahmen – von DSGVO bis NIS2 und dem AI Act, dessen wesentliche Vorgaben ab August 2026 bindend werden. Vor allem der Mittelstand setzt dabei verstärkt auf Ansprechpartner in derselben Zeitzone, Sprache und Rechtsordnung. Lokale Anbieter kennen die Anforderungen ihrer Kunden, bringen Stabilität sowie verlässliche Partnerschaften mit und begleiten Digitalisierungsprojekte mit der Kontinuität, die künftig immer wichtiger wird.

Über easy:
Als Digitalisierungsexperte und führender ECM Software-Hersteller steht easy seit 1990 für rechtssichere, digitale Archivierung und effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse. Über 5.400 Kunden in mehr als 60 Ländern und allen Branchen vertrauen auf unser Unternehmen und unser starkes Partnernetzwerk. Unsere Archivierungs-, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen & Services bilden das digitale Zentrum für datenbasierte Intelligenz und machen Menschen, Unternehmen und Organisationen erfolgreich. easy ist Teil der conrizon AG, der europäischen Holding für marktführende ECM-Marken wie PROXESS, HABEL und Shareflex.www.easy-software.com/de/

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