Softwareumstellung erfolgreich meistern

Der Schuh drückt, die alte ERP-Software bildet die Unternehmensprozesse nicht hinreichend ab. Um eine neue kaufmännische Softwarelösung reibungslos einzuführen, gilt es Stolperfallen zu überwinden.

Im Laufe eines Workshops entsteht eine Prozessgrafik, die alle Funktionen im Unternehmen abbildet.

Die Anforderungen von Unternehmen wachsen mit den Jahren. Betriebliche Prozesse werden im Laufe der Jahre komplexer. Sei es durch eine erweiterte Produktion oder durch Ausbau einer neuen Produktsparte. Oftmals kann, bedingt durch den Wachstum des Unternehmens, die betrieblich eingesetzte Softwarelösung diesen gewachsenen Ansprüchen nicht oder nur unzureichend standhalten. Ein neues System muss her. Obwohl eine neue passende Lösung gefunden wurde, scheitert nicht selten die Einführung. Für den reibungslosen Ablauf muss der Funktionsumfang sowie der Zeitfaktor definiert werden.

Workshop zur Prozessanalyse
Allen voran gilt es den Funktionsumfang des Systems genauestens zu definieren und analysieren. Ein gemeinsamer Workshop, an dem sowohl der Software-Anbieter als auch die Abteilungsleiter der jeweiligen Unternehmensbereiche (z.B. Einkauf, Lager, Vertrieb, Marketing) teilnehmen, dient als Grundlage für das Ausgestalten der Verträge. An den Workshop Tagen müssen Unternehmensprozesse analysiert werden und dann beispielhaft in der Software vorgeführt werden.

Ziel ist es festzuhalten welche Funktionen benötigt werden, wie Vorgänge derzeit abgebildet werden und was verbessert werden muss. Durch eine Soll-Ist-Analyse entsteht im ersten Schritt ein Pflichtenheft. Im Rahmen weiterer Gespräche prüfen alle Beteiligten die Abbildung der Soll Prozesse in der Software. Damit das Unternehmen nicht überraschenderweise feststellt, dass noch weitere Module oder Funktionen fehlen.

Die Dokumentation der geforderten Unternehmensprozesse ist enorm wichtig. Noch so kleine Details müssen bei Vertragsgestaltung erfasst werden. Denn beim Live-Start gibt es oft Dissonanzen. Funktionen, die der Unternehmer vorausgesetzt hat, ohne darüber mit dem Software-Hersteller zu sprechen, fehlen. Auch beim Einführen einer spezifischen Branchenlösung dürfen bestimmte Funktionen nicht als Grundvoraussetzung gesehen werden. Unternehmen der gleichen Branche haben zwar ähnliche Prozesse, jedoch unterscheidet sich die Abbildung der Vorgänge innerhalb einer Softwarelösung.

Zeitpolster zwischen Einführung und Live-Start
Ein weiterer vernachlässigter Aspekt bei der Systemeinführung, ist die zeitliche Terminschiene. In Abhängigkeit von der Unternehmensgröße und dem Funktionsumfang variiert die Terminierung. Dennoch sollte bei allen Neueinführungen ein gewisser Spielraum zwischen dem Vertragsabschluss und dem Live-Start des Systems liegen. Die Übungszeit für Mitarbeiter muss ebenso eingeplant werden, wie die Zeit bis zur Akzeptanz der neuen Lösung. Ad-hoc Aktionen geraten auf Grund des geringen Wissenstands der Mitarbeiter oft ins Stocken. Das Üben und Durchspielen von Prozessen in Test-Datenbanken erleichtert Anwendern die Systemumstellung. Die Kontaktaufnahme mit dem Support kann zu diesem Zeitpunkt ohne Druck geschehen. Verständnisprobleme müssen nicht während der Arbeit im Produktiv-System gelöst werden. Eine Reduktion von Fehlern in der Anfangsphase ist die Folge.

Besonders in Testphasen kommen Fragen oder im schlimmsten Fall fehlende Funktionen, die noch nicht implementiert sind, zum Vorschein. Ein gewisser zeitlicher Spielraum erleichtert allen Beteiligten das Einführen der neuen Software.

Ascara ist Hersteller moderner kaufmännischer Softwarelösungen im CRM/ERP/eBusiness/eCommerce/Mobile Umfeld. Seit 1993 entwickelt ascara Standardsoftware und individuelle Kundenlösungen für den Mittelstand. Die Produktfamilie wird stetig durch eigene Neuentwicklungen erweitert und gepflegt. Die Philosophie der ascara BUSINESS SOLUTIONS ist die Integration aller Geschäftsprozesse in einer einheitlichen und intuitiven Benutzeroberfäche ganz ohne Insellösungen. Das Produktportfolio bietet eine umfassende fachliche Funktionalität für unterschiedliche Branchen und Betriebstypen in hoher Entwicklungsqualität.

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