Prozesse rund um Stammdaten via Workflow in SAP steuern

Neu von realtime: SAP Add-On MDC Process Cockpit zur Prozesssteuerung

Wiebke Brigel, Prokuristin, Mitglied der Geschäftsltg., Geschäftsstellenltg. Hamburg, realtime AG

Mit dem MDC Process Cockpit stellt die realtime AG ein neues SAP Add-On vor, mit dem sich Prozesse rund um Stammdatenänderungen (z.B. Materialauslauf, Feldänderungen im Materialstamm oder Adressänderungen) unternehmensspezifisch flexibel über Workflows in SAP abbilden lassen. Ziel ist es, manuelle und unübersichtliche Prozesse in Unternehmen durch mehr Transparenz und kürzere Durchlaufzeiten zu optimieren. Das MDC Process Cockpit eignet sich für alle Unternehmen, die SAP einsetzen, und ist ab sofort direkt über die realtime AG (http://www.realtimegroup.de) verfügbar – wahlweise als Einzellösung oder als integriertes Modul im MDC Master Data Cockpit für effiziente Stammdatenpflege. Beide Lösungen sind vollständig in SAP integriert und erfordern keine Datenmigration.

„Wer ist zu informieren, wer muss genehmigen oder freigeben – insbesondere die Steuerung des Materialauslaufs sowie das Änderungsmanagement bei produktiven Stammdaten erfolgen in den meisten Unternehmen nicht via Workflow, sondern vielfach noch manuell – per E-Mail, Papierformular, Anruf oder sogar ganz ohne Kommunikation. Das macht diese Prozesse nicht nur unübersichtlich und fehlerhaft, sondern auch zeitaufwändig. Mit unserem neuen MDC Process Cockpit können sie jetzt unternehmensspezifisch flexibel in SAP abgebildet werden. Das sorgt für Transparenz und deutlich kürzere Durchlaufzeiten“, erläutert Wiebke Brigel, Mitglied der Geschäftsleitung bei der realtime AG und verantwortlich für die Entwicklung des MDC Master Data Cockpit.

Stammdatenänderungen sicher via Workflow steuern

Ausgehend von einem einfachen SAP-Antrag mit allen wesentlichen Informationen werden im MDC Process Cockpit sämtliche bei Stammdatenänderungen anfallenden, abhängigen Tätigkeiten durch Workflows effizient und transparent durch das Unternehmen geführt. Das Konfigurieren der Workflows erfolgt durch einfache Tabellenpflege. Spezielle Auswertungen geben sofort Auskunft über den Prozessfortschritt.

Einsatzbeispiel für das MDC Process Cockpit: Flexible Auslaufsteuerung je nach Materialart und Organisationseinheiten

Bei der Steuerung des Materialauslaufs sind regelmäßig Fragen nach Zuständigkeiten und Folgeaufgaben zu klären. Das MDC Process Cockpit strukturiert alle abhängigen Tätigkeiten in unternehmensspezifisch definierten Prozessen über Workflows. Alle beteiligten Fachbereiche werden aus dem Workflow heraus informiert und in den Prozess eingebunden. Sie erhalten so beispielsweise die Aufgabe, Stücklisten oder Arbeitspläne zu ändern, ein Nachfolgematerial anzulegen, Einkaufskontrakte sowie Bestände zu prüfen oder Vorgänge zu genehmigen. So ist jederzeit gewährleistet, dass kein Arbeitsschritt vergessen wird und alle zuständigen Abteilungen involviert sind. Eine Statusverfolgung der Workflows ist nach Stammsatz oder Antragsteller möglich.

Vom Start bis zum Ende des Workflows: Jederzeit alles im Blick

Für den Antragsteller lassen sich alle wesentlichen Informationen zum Prozess sowie Info-Texte und Dateianlagen einfach beim Workflowstart erfassen. Damit sind sie im gesamten Workflowablauf von allen Beteiligten einsehbar.

Was passiert bei einer Änderung? Der Workflow gibt die Antwort.

Stammdatenänderungen müssen häufig im Gesamtkontext der Prozesse betrachtet werden. Werden beispielsweise Adressen im Debitor oder Kreditor geändert, hat dies direkte Auswirkungen auf Belege. Daher sollte klar definiert sein, wer die Änderung genehmigen muss, bevor sie im SAP System gespeichert werden darf. Auch hier sorgen vorkonfigurierte Workflows dafür, dass der Auftrag zu einer Änderung sofort per E-Mail-Nachricht in die zuständigen Abteilungen weitergeleitet wird und jederzeit transparent bleibt, wer über die Änderung informiert werden muss, wer sie genehmigt und welche Folgeaufgaben nach Änderung eines Stammsatzes durchzuführen sind.

Implementierung als Einzellösung oder zusammen mit MDC Master Data Cockpit

Das MDC Process Cockpit lässt sich mit dem MDC Master Data Cockpit (http://www.realtimegroup.de/loesungen/master-data-management.html) zum vereinfachten Stammdatenmanagement und den Produktteilen Material, Debitor und Kreditor kombinieren oder als Einzellösung implementieren. Über das MDC Master Data Cockpit lassen sich alle Prozesse der Stammdatenpflege in SAP steuern und optimieren. Der Anstoß für die Pflege von Umfelddaten (z.B. Stücklisten) sowie die Freigabe neuer Stammdatensätze werden über ein flexibles Workflow-Konzept realisiert. Änderungen an den Workflowabläufen können direkt im Produktivsystem vorgenommen werden. Durch die automatisierte Anlage der Stammdaten Material, Debitor und Kreditor wird der Pflegeaufwand stark reduziert und Eingabefehler vermieden.

Die realtime AG wurde 1986 gegründet und wird von den Vorständen Frank Lemm und Thomas Hübner geführt. Das SAP Beratungs- und Softwarehaus gehört mit mehr als 60 Mitarbeitern zu den etablierten IT-Dienstleistern im SAP-Umfeld. Als Partner im SAP® PartnerEdge® open ecosystem, SAP Gold Partner sowie SAP Extended Business Member berät die realtime AG mittelständische und Großunternehmen aus den Branchen der Konsumgüterindustrie, Nahrungsmittel, Getränke, Pharma/Chemie, Stahl und Maschinenbau und unterstützt sie bei der Gestaltung und Optimierung ihrer Unternehmens- und Geschäftsprozesse. Die Lösungen, Services und Produkte der realtime AG basieren auf 30 Jahren Branchenerfahrung und Expertise. Sie reichen von strategischer Management- und IT-Beratung über SAP-Beratung, SAP-Implementierung, SAP-Systemintegration und SAP-Lizenzvertrieb bis hin zu eigenständigen Software-Lösungen auf Basis von SAP NetWeaver und Managed Services.
Die realtime AG gehört der DABERO Service Group an. Die DABERO Service Group ist eine führende IT-Service-Gruppe und bietet mit 14 Standorten in Deutschland, der Schweiz, UK und den USA ein breitgefächertes Produkt- und Serviceportfolio für die IT und die Unterstützung der Geschäftsprozesse.
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