proMitos entwickelt intelligente Lösung für Gruppenbuchungen

Buchen statt fluchen mit der webbasierten Softwarelösung vairRes

Das Team der proMitos GmbH in Saalfelden. (Bildquelle: @ proMitos GmbH/Wöckinger)

Internationale Messen und Veranstaltungen, Kongresse und große Events sind für Unternehmen immer eine enorme logistische Herausforderung. Bis heute werden in vielen Unternehmen sämtliche Informationen für die Zimmerreservierung der Teilnehmer noch per Mail abgefragt, in eine Excelliste übertragen und dann an das jeweilige Hotel versandt. Dieser Vorgang gestaltet sich sehr zeitintensiv. Durch individuelle Anforderungen bei der An- und Abreise, spezielle Wünsche und kurzfristige Änderungen können sehr leicht Fehler entstehen. Die proMitos GmbH hat nun mit der Softwarelösung vairRes Abhilfe geschaffen.
Das webbasierte Buchungsprogramm vairRes ist übersichtlich, einfach und vom Kunden intuitiv zu bedienen. Der Kunde gibt den Veranstaltungsort, die Zimmeranzahl, die gewünschte Hotel- und Zimmerkategorie sowie die maximale Entfernung zum Veranstaltungsort in eine Maske ein. Sobald alle Anforderungen ausgewählt sind, beginnt das Programm mit der Suche nach Unterkünften in der Umgebung und fragt diese auch gleich an. Das Programm meldet sich per Mail beim Kunden, sobald ein Angebot vorliegt. In diesem befindet sich eine Liste mit Preisen für Zimmer, Frühstück, Deposit, Stornodaten und Konditionen der in Frage kommenden Hotels. Damit kann der Kunde das beste Angebot auswählen und bestätigen. Sobald die Bestätigung beim Hotel landet, wird die Nachricht „Angebot erfolgreich bestätigt“ angezeigt und ein Vorvertrag geschlossen.

Wenn die Zimmerkontingente reserviert sind, werden Namen, Anreise, Abreise und Zimmertyp in das Programm eingetragen oder importiert und damit die einzelnen Zimmer den Personen zugeteilt. Neun Tage vor der Veranstaltung werden alle nachträglich gemachten Änderungen in der Namensliste in einem Verlauf angezeigt und automatisiert an das Hotel versandt. Das hat den Sinn, dass das Hotel bereits im Vorhinein die Namensliste aus dem System übernehmen kann und danach nur noch die einzelnen Änderungen vornehmen muss. Die Vorteile beim Buchungshandling gegenüber der üblichen Vorgangsweise, die Buchungen mittels Excel-Listen zu erfassen, liegen auf der Hand.

Vorteile für alle Beteiligten und intuitive Bedienung von allen Endgeräten aus

Auf Seiten des buchenden Unternehmens reduzieren sich Arbeitszeit und -kosten, Kommunikations- und Aktualisierungsfehler werden vermieden. Auch auf der Seite des Hotels reduziert sich der Zeitaufwand auf ein Minimum. Storno- und Deposit-Erinnerungen sowie der Änderungsverlauf werden automatisch aktualisiert. vairRes läuft auf allen Endgeräten, die buchenden Unternehmen können ihre Buchungen daher von jedem Device aus durchführen. Einfach unter https://app.vairRes.com einloggen, Mailadresse und Passwort angeben und schon kann die Veranstaltung erfasst werden.

Kostenfreie und Premiumlösungen für Unternehmen, geringe Provisionskosten für Hotels

Die einfache Namensliste mit dem Anfragetool ist für Unternehmen kostenfrei. Das OnePage-Teilnehmermanagement und zusätzliche Features werden nach einem vorgegebenen Schlüssel mit geringen Kosten berechnet. Hotels bezahlen bei erfolgreichem Abschluss für die Nutzung geringe Provisionskosten von ein bis fünf Prozent.

OnePageBooking mit Kreditkarten-Anbindung

Mitarbeiter der Unternehmen können ihre Hotelzimmer aus einem bestehenden Angebot selbst auswählen und buchen. Dazu bekommen sie einen Link, der mit einem Buchungscode versehen ist. Sobald Hotel, Kategorie, Zimmertyp, Aufenthaltsdauer ausgewählt und persönliche Daten eingegeben sind, wird der Mitarbeiter in der Teilnehmerliste registriert und erhält seine Reservierungsbestätigung mit Zahlungsaufforderung.

Die Partner der proMitos GmbH

Hinter proMitos stehen zwei starke Unternehmen, mit langjähriger Erfahrung in ihren jeweiligen Tätigkeitsfeldern: Das Augsburger Unternehmen euroVairs – 2005 von Herwig Mayr gegründet – verfügt über langjährige Expertise im Einkauf und der Verwaltung von Hotelzimmer-Kontingenten für Messeaussteller. Was fehlte, war ein innovatives und auf dem Markt einzigartiges Programm, das die Kontingentverwaltung einfacher und sicherer macht. Mayr gründete aus diesem Grund die vairRes, die Anfang 2014 eine gleichnamige Software-Lösung für Gruppenbuchungen auf den Markt brachte.

Bei der Suche nach einer webbasierten Lösung stieß Mayr auf den Saalfeldener Patrick Neumann, der mit seiner Firma Internet-Service Neumann selbst langjährige Erfahrung mit Internet-Lösungen für Tourismusbetriebe hat. Die Full-Service-Webagentur erstellt hochwertige Webseiten und ist spezialisiert auf individuelle Softwarelösungen für Unternehmen. Neumann entwickelte mit seinem Team eine webbasierte SaaS-Lösung für die vairRes GmbH und stieg als Gesellschafter mit ein.

Gemeinsam gründeten die beiden Geschäftspartner 2015 die proMitos GmbH mit Sitz in Saalfelden, bei der Patrick Neumann und Herwig Mayr als Geschäftsführer und Gesellschafter fungieren. Die proMitos GmbH ist nicht nur maßgeblich an der Weiterentwicklung der Software vairRes beteiligt, sondern kümmert sich auch um den Vertrieb in Österreich, Deutschland und der Schweiz. Gemeinsam beschäftigen die beiden Unternehmen 22 Mitarbeiter und Freelancer und betreuen mehr als 3.000 Kunden und Hotels. Das bisher größte Projekt im Bereich der Zimmerverwaltung wurde im Rahmen der BAUMA Messe in München umgesetzt. Hier wurden Buchungen von mehr als 20 Kunden mit über 7.000 Übernachtungen abgewickelt.

Durch die hervorragende Entwicklung von ProMitos ist das Unternehmen derzeit auf der Suche nach Mitarbeitern für die Weiterentwicklung der Software und für den Vertrieb.

Gemeinsam gründeten die beiden Geschäftspartner 2015 die proMitos GmbH mit Sitz in Saalfelden, bei der Patrick Neumann und Herwig Mayr als Geschäftsführer und Gesellschafter fungieren. Die proMitos GmbH ist nicht nur maßgeblich an der Weiterentwicklung der Software vairRes beteiligt, sondern kümmert sich auch um den Vertrieb in Österreich, Deutschland und der Schweiz. Gemeinsam beschäftigen die beiden Unternehmen 22 Mitarbeiter und Freelancer und betreuen mehr als 3.000 Kunden und Hotels. Das bisher größte Projekt im Bereich der Zimmerverwaltung wurde im Rahmen der BAUMA Messe in München umgesetzt. Hier wurden Buchungen von mehr als 20 Kunden mit über 7.000 Übernachtungen abgewickelt.

Firmenkontakt
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Leogangerstraße 51
5760 Saalfelden
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