Privatausgaben auf Geschäftsreisen mit virtuellen Karten schnell und compliant managen

Expertenkommentar von Sophie Vandriessche, CRO bei Rydoo

60 % aller Geschäftsreisenden haben eine Arbeitsreise bereits zu Freizeitzwecken verlängert, wie eine Studie der Global Business Travel Association (GBTA) zeigt. Die Beliebtheit solcher Bleisure-Reisen als praktische Mischform von Geschäfts- und Freizeitreisen nimmt weiter zu. Für Unternehmen sind sie ein willkommenes Modell, um die eigene Attraktivität als Arbeitgeber zu erhöhen. Zufriedenheit wie auch Produktivität steigen, wenn Angestellte Business-Reisen mit Freizeit kombinieren können. Angestellte können und möchten die Zeit vor Ort durch Erholung, Kultur und eingesparte Reisekosten im Sinne einer ausgewogenen Work-Life-Balance auskosten.

Bei allen Vorteilen bleibt aber die Aufgabe, private und geschäftliche Ausgaben aus Compliance-Gründen sauber zu trennen. Reisen zählen in den meisten Unternehmen zu den strengsten Bereichen der internen Spesen-Policy. Das private Abendessen sollte nicht in der firmeneigenen Buchhaltung landen. Damit die eigentlich freie Zeit der Reise nicht durch das Verwalten von Belegen gefressen wird und auch im eigenen Interesse, sollten Unternehmen den Prozess so schnell und komfortabel wie möglich gestalten.

Erfolgsmodell virtuelle Spesenkarten

Ein simpler Weg, das zu erreichen, sind digitale Spesenkarten für einmalige, wiederkehrende und zeitlich begrenzte Zwecke. Sie machen einen Prozess, der sonst in Zettelwirtschaft enden kann, zu einer Sache von Sekunden. In der Rydoo-App können Mitarbeitende beispielsweise für den Zeitraum einer Reise eine virtuelle Karte beantragen. Diese funktioniert analog zu einer gewöhnlichen Kreditkarte. Sobald sie eine Ausgabe mit dieser bezahlen oder einen Beleg einscannen, werden die Daten in Echtzeit an die Buchhaltung übertragen. Unternehmen können Budgets und Ausgabengrenzen fest vorgeben, so dass auch Compliance-Regeln automatisch eingehalten werden. Weitere Schritte sind nicht erforderlich, der Prozess ist in Sekunden erledigt.

Neben diesem Level an Komfort bieten virtuelle Spesenkarten weitere Chancen. Unternehmen erhalten volle Transparenz über ihre Ausgaben und können diese limitieren. Aktuelle Plattformen bieten ihnen Funktionen wie automatische Quittungsprüfung, Kontrolle von Compliance-Richtlinien und Spesenverfolgung. Außerdem können sie beispielsweise Rabatte mit Reiseanbietern aushandeln. Angestellte profitieren von weniger Nebenaufwand bei ihren Bleisure-Reisen, mit erwiesenermaßen positiven Auswirkungen auf ihr Stressniveau. Sie müssen sich weniger Gedanken machen, Auslagen in Folge zeitnah erstattet zu bekommen. Bleisure-Trips führen nicht ohne Grund in Folge zu einer höheren Bindung und mehr Engagement von Mitarbeitenden, wie auch eine Studie von Oxford Economics zeigt. Aus der gegenwärtigen modernen Arbeitswelt sind Bleisure-Reisen deshalb kaum mehr wegzudenken.

Über Rydoo:
Rydoo ist ein führender Anbieter einer B2B SaaS-Plattform, für intelligentes Spesenmanagement. Mit einer mobilen App und Web-Applikation macht es Rydoo für Unternehmen einfacher, Transparenz über ihre Ausgaben zu erlangen, Richtlinien einzuhalten, und ihr Spesenmanagement zu optimieren. Im Fokus stehen dabei Compliance, Kontrolle und Komfort. Rydoo ist kompatibel mit den gängigsten HR-, ERP- und Buchhaltungssystemen. Seit über einem Jahrzehnt arbeitet Rydoo an Lösungen für Geschäftsreisen und Spesenmanagement. Rydoo beschäftigt 150 Mitarbeitende in acht Ländern und unterstützt weltweit mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München. Rydoo wird von der globalen Investmentfirma Marlin Equity Partners unterstützt.
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