Personalmangel in Kommunen mit Full-Service-Angebot für Digitalisierung begegnen

Eine aktuelle Studie zur Digitalisierung von Kommunen zeigt personelle Engpässe als größtes Hindernis. Abhilfe schafft das Rundum-sorglos-Paket der S-Management Services mit einem umfassenden Katalog sofort einsatzbereiter Online-Anträge.

Peter Höcherl, Abteilungsleiter Forms Development Public bei der S-Management Services GmbH und Expe

Die zur DSV-Gruppe gehörende S-Management Services, Expertin für Formular-management, empfiehlt Kommunen zur einfachen Umsetzung digitaler Formularangebote auch bei personell knappen Ressourcen, vorgefertigte Services für Online-Anträge zu nutzen.
Die repräsentative Studie der Initiative Stadt.Land.Digital mit dem Titel „Kommunale Herausforderungen digital meistern“ zeigt deutliche Fortschritte in der Digitalisierung der kommunalen Verwaltung: Insgesamt haben über drei Viertel aller Kommunen eine Digitalisierungsstrategie, arbeiten aktuell daran oder planen dies. Mehr als die Hälfte der Kommunen, die eine solche Strategie haben, sehen sich in der Umsetzung bereits weit fortgeschritten. Allerdings kommen viele Kommunen nicht mit der gebotenen Geschwindigkeit voran.
Anders als oft vermutet, sind nicht mangelnde finanzielle Ressourcen das größte Hemmnis. Vielmehr scheitert eine schnellere Digitalisierung hauptsächlich an personellen Engpässen und mangelnder Expertise. Mehr als acht von zehn Kommunen gaben an, dass die hohe Auslastung kommunaler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit alltäglichen Aufgaben die Planung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie verhindere. Nötiges Wissen in der Verwaltung aufzubauen und die Mitarbeitenden zu motivieren sind nach Angaben der Befragten ebenfalls große Herausforderungen für die Kommunen.
Insbesondere für kleinere Gemeinden ist es schwierig bis unmöglich, die Digitalisierung ihrer Kommune neben dem Tagesgeschäft voranzutreiben. So verstärkt sich das Problem von selbst: Personalengpässe verhindern die weitere Digitalisierung, und die mangelnde Digitalisierung blockiert ihrerseits mögliche Effizienzgewinne und Entlastungen. Einen Ausweg aus diesem Teufelskreis bieten fertige Full-Service-Angebote wie das der S-Management Services. Gemeinsam mit seinen Partnern, Boorberg und Kohlhammer, hat der Spezialist für Formularmanagement mehr als 400 Antragsformulare aus dem OZG-Leistungskatalog in moderne Formularanwendungen umgesetzt, die von Kommunen einfach als Full-Service gebucht und sofort genutzt werden können.
Versehen mit Logo und den individuellen Daten der Verwaltung werden die fertigen Anwendungen in den jeweiligen Online-Auftritt der Kommune eingeklinkt und sind bereits innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Eine moderne Benutzerführung leitet die Bürgerinnen und Bürger durch den Antragsprozess, ergänzende Unterlagen lassen sich hochladen und als optionale Funktion eventuelle Gebühren auch gleich online bezahlen. Zahlreiche Prüfungen sorgen dafür, dass nur plausible und vollständige Anträge in der Verwaltung eingehen und dort übernommen werden können, was zu einer erheblichen Aufwandsreduktion führt.
Die Verwaltung muss sich dabei keine Gedanken um technische Infrastruktur und Sicherheit der Formularanwendungen machen, denn dafür sorgt die S-Management Services. Auch die stetige Aktualisierung der Formularanwendungen, beispielweise bei Änderungen in Gesetzen und Verordnungen, ist Bestandteil der Full-Service-Leistungen. Mit der eingesetzten Low-Code-Plattform cit intelliForm lässt sich auch kurzfristig jeder individuelle Bedarf an Online-Anträgen – man denke nur an die Pandemie – durch Auftragsarbeiten decken oder falls nötig durch die Sachbearbeitenden in den Kommunen unkompliziert und rasch selbständig anpassen.
„Vorgefertigte Formularanwendungen ermöglichen es Verwaltungen auch in Zeiten von Personalmangel, ihr Online-Angebot innerhalb von wenigen Tagen ansprechend zu erweitern. Damit erfüllt die Kommune nicht nur die Vorgaben des OZGs, sondern erschließt sich schnell Entlastungspotentiale für das Personal – ohne im eigenen Haus entsprechendes Know-how aufbauen und Personalressourcen binden zu müssen“, sagt Peter Höcherl, Abteilungsleiter Forms Development Public bei der S-Management Services GmbH und Experte für digitale Verwaltungsprozesse. „Die Bürgerinnen und Bürger profitieren von modernen Online-Services, und die Verwaltung wird durch digitale Anträge deutlich entlastet.“

Weitere Informationen zum Full-Service für Online-Formulare:
https://www.s-management-services.de/onlineforms

Zur Demo eines modernen Formular-Assistenten aus dem OZG-Katalog:
https://www.s-management-services.de/demo

Die S-Management Services GmbH hat sich als Komplettanbieterin auf die Konzeption, die Entwicklung, den Betrieb und die Vermarktung zukunftsfähiger Lösungen im Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement spezialisiert. Mit viel Technik, Fachwissen und mehr als 85 Jahren Erfahrung in der Erstellung von Formularen pflegt die S-Management Services mehr als 1.500 Formulare – zahlreiche davon als Online-Variante. Pro Jahr werden mehr als 1.000 Aktualisierungen bereitgestellt und die Online-Formulare über 380 Millionen Mal genutzt. Als spezialisiertes Tochterunternehmen des Deutschen Sparkassenverlags (DSV) stellt sie für mehr als 370 Sparkassen und Landesbanken elektronische Formulare zur Verfügung. In Zusammenarbeit mit der Kohlhammer Unternehmensgruppe und dem Technologieanbieter cit bietet S-Management Services Kommunalverwaltungen und Landesbehörden einen breiten Katalog an Online-Formularen für das Onlinezugangsgesetz (OZG) und andere E-Government-Vorhaben als Full-Service an. www.s-management-services.de

Ansprechpartnerin Konzernkommunikation DSV-Gruppe:
Andrea Steinwedel, Am Wallgraben 115, 70565 Stuttgart, Deutschland
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