Personalakte: Wer darf welche Informationen einsehen?

Maximilian Renger, wissenschaftlicher Mitarbeiter im Interview mit Alexander Bredereck, Fachanwalt für Arbeitsrecht Berlin und Essen.

Arbeitsrecht

Maximilian Renger: Wir hatten bereits in einem Artikel geklärt, welche Informationen der Arbeitgeber in einer Personalakte über den Arbeitnehmer sammeln darf. Wer darf denn nun welche Unterlagen aus der Personalakte einsehen?

Fachanwalt Bredereck: Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmer und Arbeitgeber den Inhalt der Personalakte vollständig einsehen. Der Arbeitnehmer muss sich ja ein umfassendes Bild davon machen können, was der Arbeitgeber nun über ihn gespeichert hat. Auf der anderen Seite muss natürlich auch der Arbeitgeber Zugriff auf die gesammelten Unterlagen haben dürfen.

Maximilian Renger: Wie sieht es mit anderen Personen wie zum Beispiel Kollegen aus?

Fachanwalt Bredereck: Alle betriebsfremden Personen dürfen überhaupt keine Einsicht nehmen. Gleiches gilt für alle Arbeitskollegen, die nicht im Betriebsrat sind oder in der Personalabteilung arbeiten. Der Arbeitgeber darf diesen Personen auch keine Auskunft über den Inhalt der Personalakte geben. Der ist vertraulich, die Personalakte muss im Übrigen auch so aufbewahrt werden, dass sie vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt ist. Das gilt für Akten in Papierform ebenso wie für solche, die elektronisch angelegt sind.

Maximilian Renger: Und was gilt bei Arbeitnehmern aus der Personalvertretung?

Fachanwalt Bredereck: Die dürfen nur genau insoweit auf die Informationen zugreifen, wie es für die Ausübung ihrer Tätigkeit notwendig ist. Sie sind darüber hinaus auch arbeitsvertraglich den anderen Arbeitnehmern gegenüber zur Verschwiegenheit verpflichtet und dürfen deswegen auch keine Informationen weitergeben.

Maximilian Renger: Was kann man denn als Arbeitnehmer tun, wenn sich der Arbeitgeber an die genannten Vorgaben nicht hält?

Fachanwalt Bredereck: In diesem Fall kann man vom Arbeitgeber verlangen, dass Informationen eben nicht an Dritte preisgegeben werden bzw. dass Dritten kein unzulässiger Zugriff auf die Personalakte gewährt wird. Dabei ist dann stets im Einzelfall zu prüfen, um welche Informationen und welche Personen es geht. Notfalls lassen sich diese Rechte dann auch gerichtlich einfordern. Man muss aber natürlich immer bedenken, dass damit auch eine nicht unerhebliche Belastung des Arbeitsverhältnisses verbunden ist. Arbeitnehmer sollten sich daher genau überlegen, ob sie wirklich gerichtlich gegen den Arbeitgeber vorgehen wollen.

Maximilian Renger: Alles klar, vielen Dank für das Interview.

10.10.2016

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