Kostenfalle für das Home-Office?

20 Euro können steuerfrei erstattet oder unabhängig vom Arbeitszimmer abgesetzt werden (Bildquelle: goodluz /stock.adobe.com)

Viele Arbeitnehmer, deren Tätigkeit es erlaubt, arbeiten wegen der Corona-Epidemie zu Hause im Home-Office. Oftmals war Home-Office nicht regulär vorgesehen und es gibt keine Vereinbarungen dazu in den Arbeitsverträgen. In Folge nutzen Arbeitnehmer ihre privaten Telefon- und Internetanschlüsse, Geräte und Büromaterialien. Wer keine Flatrate hat, zahlt Entgeltgebühren für berufliche Telefonate. Für den Druck von Geschäftspapieren fallen Papier und Toner an. Strom wird für den Betrieb eines Laptops auf jeden Fall benötigt. Wer kommt für diese Kosten auf?

Derartige Kosten kann der Arbeitgeber entweder steuerfrei erstatten oder der Arbeitnehmer als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Das ist unabhängig davon, ob ein häusliches Arbeitszimmer abgesetzt werden kann oder nicht.

Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber

Ist der berufliche Nutzungsanteil an den Kosten für Telekommunikation auf die Schnelle nicht ermittelbar, kann der Arbeitgeber 20 Prozent der Kosten, maximal 20 Euro pro Monat steuerfrei erstatten. In diesem Fall sind keinerlei Nachweise notwendig. Bei schwankenden Telefonkosten kann der Arbeitgeber die Rechnungsbeträge für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten zugrunde legen.

Übersteigen die beruflichen Telefonkosten 20 Euro im Monat, müssen Nachweise erbracht werden. Die Basiskosten für den Anschluss und die Verbindungsentgelte müssen beide in einen betrieblichen und privaten Nutzungsanteil aufgeteilt werden. Der berufliche Anteil wird anhand des Anteils der beruflichen Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten ermittelt. Dies erfordert akribische Aufzeichnungen, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit berufliche Gespräche geführt wurden. Auch hierfür reicht ein repräsentativer Zeitraum von drei Monaten aus. Der dabei ermittelte berufliche Anteil kann auf das ganze Jahr übertragen werden.

Selbiges Prinzip gilt auch für andere regelmäßig wiederkehrende Kosten. Die Erstattung dieser Auslagen durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich in unbegrenzter Höhe steuerfrei.

Werbungskostenabzug durch den Arbeitnehmer

Erstattet der Arbeitgeber die angefallenen Kosten für die berufliche Nutzung von Telekommunikation nicht, hat der Arbeitnehmer immer noch die Möglichkeit, diese in der Steuererklärung als Werbungskosten anzusetzen. Die verschiedenen Möglichkeiten entsprechen denen der Erstattung durch den Arbeitgeber. Ohne Nachweise werden 20 Prozent der Rechnungsbeträge, maximal 20 Euro für jeden Monat, anerkannt. Wer höhere Kosten ansetzen möchte, muss diese einzeln belegen und Nutzungsanteile ermitteln.

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