Intelligente Kommunikationsplattform für individuelle Gästebetreuung und optimale Arbeitsprozesse mit der Branchenlösung für die Hotellerie

So individuell wie die Wünsche der Gäste sind, so verschieden sind auch die Anforderungen an die Telekommunikation in der Hotelbranche. Ob Landgasthof, Business- oder Luxus-Hotel: Eine intelligente Kommunikationsplattform und die dadurch optimierten Arbeitsprozesse sind wichtige Bausteine, damit sich Gäste bestmöglich betreut fühlen.

Branchenlösung für Hotels

In Hotels werden täglich viele Arbeiten im Hintergrund erledigt, von denen der einzelne Gast nichts mitbekommen soll. Zimmer werden gereinigt, die Minibar aufgefüllt, Reparaturen in den Zimmern durchgeführt und Gäste checken ein und aus. Bei all diesen Vorgängen kann durch vernetzte und intelligente Kommunikation Arbeitsleistung optimiert und eine erstklassige Gästebetreuung erreicht werden. Die HOTEL-Lösung von NovaLink liefert eine breite Funktionspalette, um die Kommunikations- und Arbeitsprozesse optimal abbilden zu können.

Gäste kommen…

Jeder Gast checkt nach Ankunft an der Rezeption ein. Hier kommt die Vernetzung der einzelnen Systeme zum Zug: Der Gesprächsgebührenzähler wird auf null gesetzt, das Telefonsystem erhält die Freigabe, dass vom Gästeapparat aus nach extern telefoniert werden darf, eine Voicemail-Box wird pro Gast in der richtigen Sprache angelegt und nicht zuletzt wird der Name des Gastes dem Telefon zugeordnet. Ruft der Gast an, kann er so immer persönlich angesprochen werden.
Verschlafen kommt nicht in Frage
Möchte der Gast geweckt werden, kann er über sein Zimmertelefon einen Weckruf hinterlegen. In einem sprachgeführten Menü gibt er die gewünschte Zeit ein. Ist der Gast im Tiefschlaf und überhört den Weckanruf, wird automatisch die Rezeption informiert. Selbstverständlich kann auch vom Frontoffice jederzeit ein Weckauftrag erfasst werden.

Immer richtig verbunden

Um Anrufer professionell und automatisch zu vermitteln, bietet die HOTEL-Lösung ein mächtiges Sprachdialogsystem (IVR). Der Anrufer kann sich durch die Wahl einer Ziffer automatisch zur Rezeption, zum Wellnessbereich oder mit dem Zimmerservice verbinden lassen.

Perfekt gemanagte Zimmer

Täglich werden im Hotel die Zimmer gereinigt und falls erforderlich die Minibar wieder aufgefüllt. Die Erfassung der konsumierten Getränke und Snacks erfolgt komplett automatisiert. Das Zimmermädchen bucht bequem über das Gasttelefon alle konsumierten Artikel. Die Eingaben werden akustisch mit Artikelbezeichnung und Menge bestätigt, um einen fehlerfreien und schnellen Buchungsvorgang zu ermöglichen.

Reparaturen ohne Umwege

Bemerkt das Zimmermädchen einen Schaden im Zimmer, setzt sie per Telefon den Status auf „defekt“ und der Sprachdialog fordert auf, den Defekt zu beschreiben. Der Zimmerstatus wird an die Rezeption gemeldet, gleichzeitig erhält der Hausmeister eine Meldung per E-Mail oder Telefon und hört die aufgezeichnete Defektmeldung des Zimmermädchens ab. Mit den erhaltenen Informationen kann gezielt das richtige Material bereitgestellt werden, um das Zimmer umgehend wieder verfügbar zu machen.

Im Falle einer Evakuierung

Mit der Branchenlösung können auch telefonische Evakuierungen effizient und ohne Verzug ausgeführt werden. Jeder Check-in bzw. Check-out wird mit der Sprache des Gastes an die HOTEL-Lösung übermittelt. Im Falle einer Evakuierung werden alle Zimmer angerufen und der Gast hört die Meldung in seiner Sprache. Je nach Ereignis können Gesamt- oder Teil-Evakuierungen von bestimmten Gebäudeabschnitten per Tastendruck oder Telefonanruf mit PIN-Abfrage aktiviert werden.

…und Gäste gehen

Verlässt der Gast das Hotel, checkt er aus. Wurden während der Aufenthaltsdauer gebührenpflichtige Telefonate geführt, werden diese detailliert aufgelistet und automatisch in Rechnung gestellt. Sollten sich zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht abgehörte Voicemails auf der Gästebox befinden, wird die Hotelrezeption darüber informiert und der Gast kann diese vor Ort noch abhören.

Nahtlose Integration in bestehende Hotelinfrastruktur

Mit der HOTEL-Lösung von NovaLink ist die Anbindung an die vorhandene Infrastruktur problemlos möglich. Brandmeldeanlagen, Klima- und Lüftungssysteme, Aufzüge oder Notfalltaster sind nur einige Beispiele von technischen Systemen, die eingebunden werden können. Sobald eine Meldung vorliegt, wird ein Alarmierungsszenario aktiviert, welches sicherstellt, dass in jedem Fall eine zuständige Person erreicht wird und die notwendigen Massnahmen eingeleitet werden. Ob das Hotel mit oder ohne dediziertes Frontoffice-System arbeitet: Die HOTEL-Lösung ist in jedem Fall die richtige Wahl.

Die NovaLink GmbH entwickelt seit 1996 Software-Lösungen (Swiss made), welche die unterschiedlichsten Anforderungen an die moderne Telekommunikation abdecken komplett im eigenen Haus. Diese CTI-Lösungen (Computer Telephony Integration) unterstützen bekannte, standardisierte Systeme und Schnittstellen für den Industrie- und Dienstleistungsbereich.

NovaLink gehört mittlerweile v.a. in den Bereichen Alarmierung, Sicherheit und Messaging zu den grössten Anbietern von CTI-Applikationen im deutschsprachigen Raum. Ein hohes Mass an Qualität, kurze Reaktionszeiten sowie Marktnähe sind die entscheidenden Faktoren für diesen Erfolg. Dank der idealen Firmengrösse und der eigenen Inhouse-Entwicklung ist NovaLink in der Lage kurzfristig und optimal auf Markt- und neue Technologieanforderungen zu reagieren.

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