Hilfe zum Abbau der Papierarchive im Mittelstand

Muster-Verfahrensbeschreibung als Leitfaden für Ersetzendes Scannen

(Mynewsdesk) Nürnberg, 04. August 2014: Sauber dokumentierte Scanprozesse sind für Unternehmen der Schlüssel dazu, sich der Papier-Originale ihrer Belege zu entledigen und so den Aufwand einer Ablage in Aktenordnern zur sparen. Das bestätigte auch die Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen, die die Universität Kassel und die DATEV eG im vergangenen Herbst durchgeführt haben. Um Unternehmen einen Leitfaden an die Hand zu geben, wie sie der Dokumentationsanforderung nachkommen können, haben die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband gemeinsam eine Muster-Verfahrensdokumentation für das Ersetzende Scannen von Buchungsbelegen vorgelegt. Unter www.datev.de/ersetzendes-scannen stellt DATEV den Link darauf bereit. Darüber hinaus arbeitet die Genossenschaft an Unterstützungsangeboten, mit denen Steuerberater das Ersetzende Scannen möglichst einfach und sicher in den Unternehmen ihrer Mandanten einführen können.

Die „Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“ beschreibt die einzelnen Verfahrensschritte der Bearbeitung der papierenen Originalbelege vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung. Außerdem werden weitere Anforderungen formuliert, wie etwa die genaue Unterweisung der mit dem Scannen betrauten Mitarbeiter, die Festlegung der für das Scannen verwendeten Hard- und Software, die Zuständigkeiten für die einzelnen Verfahrensschritte und die Kriterien für ein internes Kontrollsystem.

Studie weckt Begehrlichkeiten

Mit der Simulationsstudie hat DATEV eine breite Diskussion angestoßen, die aufzeigt, welches Rationalisierungspotenzial das Ersetzende Scannen gerade für kleine und mittlere Betriebe birgt. Mehrere mittelstandsnahe Organisationen und Verbände fordern vor dem Hintergrund der Studienergebnisse inzwischen von der Politik, die gesetzlichen Vorschriften sowie die Anforderungen an die Praxis anzupassen und somit für Rechtssicherheit zu sorgen.

Ein prominentes Beispiel dafür liefert der aktuelle Jahresmittelstandsbericht, der von den großen mittelständischen Verbänden wie dem Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK), dem Bundesverband Großhandel, Außenhandel, Dienstleistungen (BGA), dem Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZdH) und dem Zentralverband gewerblicher Verbundgruppen (ZGV)/ Mittelstandsverbund gemeinsam mit den Sparkassen und Volks- und Raiffeisenverbänden herausgegeben wird. Darin wird das Potenzial des Ersetzenden Scannens als Motor für den Abbau bürokratischen Aufwands betont.

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Die DATEV eG, Nürnberg, ist das Softwarehaus und der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren zumeist mittelständische Mandanten. Über den Kreis der Mitglieder hinaus zählen auch Unternehmen, Kommunen, Vereine und Institutionen zu den Kunden. Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Enterprise Resource Planning (ERP), IT-Sicherheit sowie Organisation und Planung. Mit über 40.000 Mitgliedern, mehr als 6.600 Mitarbeitern und einem Umsatz von 803 Millionen Euro im Jahr 2013 zählt die 1966 gegründete DATEV zu den größten Informationsdienstleistern und Softwarehäusern in Europa. So belegt das Unternehmen beispielsweise im bekannten Lünendonk-Ranking Platz Vier in der Kategorie Softwarehäuser (gelistet nach Umsatz in Deutschland).

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