Hansa Landhandel automatisiert Eingangsrechnungsverarbeitung mit EASY-Lösung der Schleupen AG

Damit die Saat schnell aufgeht

Wunstorf – 18. März 2013 – Seit Herbst 2012 setzt der Hansa Landhandel in Zeven bei seiner Eingangsrechnungsverarbeitung auf eine EASY-Lösung, die garantiert, dass 24.000 Rechnungen im Jahr schnell bezahlt und damit Skonti gewahrt werden können. Bei der Einführung wurde der Kunde der CTM Computer GmbH durch Personal des EASY-Partners Schleupen AG unterstützt.

Der Saisonstart lässt beim Hansa Landhandel in Zeven die Bestellhotline glühen. „Mit der Zunahme der Bestellungen kommen natürlich viele Rechnungen, die zügig verarbeitet werden müssen, um Skonti zu wahren“, berichtet Gunther Hammer, Prokurist und kaufmännischer Leiter der Hansa Landhandel GmbH.

Schluss mit Papierrechnungen und Aktenordnern

Bei bis zu zweihundert Rechnungen pro Tag und 24.000 im Jahr war die manuelle Rechnungsbearbeitung ein Aufwand, den der Landhändler und Mischfutterhersteller durch eine automatische Lösung ersetzen wollte. Sie sollte den Verarbeitungsprozess für Eingangsrechnungen firmenweit vereinheitlichen und beschleunigen.
„Nach einer Ausschreibung entschieden wir uns für die EASY-Lösungsfamilie und die EASY-Spezialisten bei der Schleupen AG , die das Projekt planen und realisieren sollten“, erklärt Gunther Hammer.

Ausschlaggebend für die gewählten EASY-Module EASY ENTERPRISE.x (Archiv), EASY Documents4 (Workflow und User-Client) sowie EASY Capture PLUS (Scannen) waren der technische Aufbau, die Bedienungsfreundlichkeit und die Kompatibilität mit Navision. Auch die Übernahme aller 130.000 Dokumente aus dem bestehenden d.velop-Archiv war problemlos möglich.

Medienbruchfreie Verarbeitung

Heute arbeiten rund 25 Personen in Zeven und 14 weitere an 16 Betriebsstätten mit der neuen EASY-Lösung. Sollten sich im automatischen Workflow Ungereimtheiten ergeben, erhält der Sachbearbeiter einen Hinweis und prüft die Daten, um sie dann korrekt an Navision zu übergeben.

Transparenz und Skonti: Qualitätsgewinn und Kostensenkung

Der Vorteil der automatisierten Workflows liegt auf der Hand: Der Zahlungslauf erfolgt schnell, dadurch kann das Unternehmen Skonti wahren und die Effizienz steigern. Dasselbe gilt für die Abschaffung von Papierordnern. Alle Daten sind standortübergreifend einzusehen. Der Prozess ist von Anfang an protokolliert und steht als Auswertung zur Verfügung. „Die automatisierte Abwicklung gibt unseren Mitarbeitern mehr Zeit für produktivere Tätigkeiten, was sich in Euro und Cent auszahlt. Die Ersparnis war allerdings weniger die Motivation, wichtiger war die Vereinfachung der Workflows und die Transparenz der Eingangsrechnungsverarbeitung“, betont Hammer.

Die Schleupen AG in Ettlingen, gegründet 1970, erwirtschaftete im Jahr 2011 mit rund 420 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 60 Millionen Euro. Im Marktsegment Enterprise Content Management (ECM) hat sich Schleupen als einer der wichtigsten Partner des deutschen DMS/ECM-Herstellers EASY SOFTWARE AG aus Mülheim/Ruhr etabliert und betreut heute mit seinen 80 Partnern mehr als 2.000 Kundenprojekte in allen Unternehmensgrößen und Branchen.

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