Falsche Projektplanung birgt Gefahren

Eskalation, Lieferverzug, Vertragsstrafe drohen, wenn 100 % Verfügbarkeit in der Projekt-Software eingestellt wird

Aachen, 06. September 2013 – „Unsere Mitarbeiter stehen selbstverständlich zu 100 % für das Projekt zur Verfügung!“ Mit dieser Vorgabe werden Projekte in den meisten Fällen geplant und abgewickelt. Hinzu kommt: die gängige Projektmanagement-Software bestärkt diese Anschauung sogar noch.

Ausnahmslos alle auf einer derartigen Basis zugesicherten Liefertermine werden jedoch während der Projektlaufzeit nach hinten verschoben. Und zwar nicht nur um wenige Stunden oder Tage, sondern um etwa die Hälfte der bis zum Termin geplanten Zeit. Ein Super-GAU für alle Beteiligten.

Projektmanagement-Software plant standardmäßig z. B. mit „maximalen Einheiten“ je Ressource (Mensch) von 100 %. Dieser „Vorgabewert“ der Planungssoftware wird kaum je hinterfragt oder gar korrigiert – leider auch nicht von erfahrenen Projektmanagern. Ein realistischer Vorgabewert für die Verfügbarkeit von Projektmitarbeitern sollte jedoch maximal 70 % betragen.
Denn z. B. werden in der Praxis die Feiertage, die auf Werktage fallen, oft nicht berücksichtigt. Das können je nach Bundesland bis zu zehn sein. Daher kann daraus resultierend nur an 50 Wochen gearbeitet werden. Auch Projektmitarbeiter brauchen Urlaub, oft bis zu 30 Tagen im Jahr. Das Jahr wird um sechs Urlaubswochen kürzer und jetzt stehen nur noch 44 Wochen zur Verfügung. Selbst wenn man mit (weniger als) nur 3 % Krankheitsquote rechnet, verbleiben lediglich 43 Wochen für die Projektarbeit.

Immer wiederkehrende Aufgaben, wie z. B. Besprechungen, Telefonate, E-Mails, Dienstreisen, Urlaubsanträge, Mitarbeitergespräche, Betriebsversammlung, Vorschlagswesen – diese Liste lässt sich beliebig fortsetzen – müssen ebenfalls erledigt werden. Keine dieser Aktivitäten trägt zum Projektergebnis bei. Organisationen – reine Produktionsbetriebe ausgenommen – wenden hierfür durchschnittlich mindestens 15 % der Anwesenheitszeit ihrer Mitarbeiter auf. Diese jährlich mehr als sechs Wochen „Overhead“ können nicht für Projektarbeit verwendet werden, also verbleiben maximal 37 Wochen. Darüber hinaus nutzen Projektmitarbeiter teilweise ihren Anspruch auf (unbezahlten) Weiterbildungsurlaub, um sich für die Anforderungen der Zukunft fit zu machen, an maximal fünf Tagen pro Jahr und können daher während nur 36 Wochen im Projekt zu Werke gehen.

Schon rein rechnerisch kann jeder Projektmitarbeiter während 52 Wochen Projektlaufzeit folglich, basierend auf dieser realistischen Rechnung, also nur maximal 36 Wochen lang an Projektinhalten arbeiten, was einer Verfügbarkeit von 36/52 = rund 70 % entspricht.
In aller Regel wird den Kunden aber ein anderes wesentlich unrealistischeres Bild mit 100 % Projektverfügbarkeit zugesichert, die es aber in keinem Projekt geben kann. Wenn ein Lieferant dies dennoch unbedingt tun möchte und das Projekt dadurch eskaliert, gibt es zwei Möglichkeiten:
1) Entweder der Kunde wird möglichst schonend und frühzeitig davon in Kenntnis gesetzt, dass man sich nicht nur um wenige Stunden oder Tage, sondern um etwa die Hälfte der bis zum Liefertermin geplanten Zeit verschätzt hat. Dabei setzt man auf sachlich-konstruktive Begleitung der unvermeidlichen Neuplanung durch den Kunden.
2) Oder man ordnet von Anfang an Überstunden an, verhängt eine strikte Urlaubssperre, verzichtet auf Mitarbeitergespräche und Weiterbildungsmaßnahmen, lässt gleichzeitig durchblicken, dass „häufiges Kranksein nicht gerne gesehen“ wird, usw. Und „hofft“, dass ein unrealistischer Liefertermin auf diese Weise doch noch gehalten werden kann.

Beide Alternativen erscheinen jedoch wenig attraktiv. Könnten sich die Software-Hersteller dazu durchringen, bei Hinzufügen menschlicher Projekt-Ressourcen eher 70 als 100 % als Standardwert vorzugeben, sähe die Projektwelt deutlich realistischer und entspannter aus. Wollen Sie darauf nicht warten, besteht eine praktikable Lösung darin, Projektmanager und Projektmitarbeiter in einem professionellen Training für diesen erfolgskritischen Sachverhalt zu sensibilisieren.

Weitere Informationen zu diesem Thema: www.projektperfekt.com/pm_seminare.html

Hinter projektperfekt steht aktuell der Inhaber Frank Haubner, unterstützt durch Mitarbeiter im Bürobereich sowie fallweise durch ausgewählte Projektpartner. Haubner verfügt über rund 20 Jahre Erfahrung im Einkauf, im Vertrieb und in der Durchführung komplexer Softwareprojekte unter anderem in den Branchen Logistik, Automobil und Maschinenbau, sowohl in Konzernstrukturen als auch in mittelständischen Unternehmen. In dieser Zeit hat er daran mitgewirkt, neue Linienorganisationen aufzubauen, innovative Dienstleistungen zu entwickeln sowie internationale, branchen- und unternehmensübergreifende Projektteams zu leiten.
Neue Projekte unterstützt Haubner mit projektperfekt durch die notwendige Struktur, erfahrene Leitung und gesundes Augenmaß. Sein Management-, Projekt- und IT-Wissen vermittelt er in Seminaren und Workshops. Bei den Dienstleistungen von projektperfekt legt Haubner besonderen Wert auf gute Vorbereitung, effektive Kommunikation, Arbeitsgesundheit, Medienbruchfreiheit und Barrierefreiheit.

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