Entscheidungshilfen zur Auswahl eines Projektkommunikationssystems

Projektkommunikationssysteme gibt es viele… Doch wie entscheidet man sich für das „richtige“ System? Wichtige Entscheidungshilfen gibt Rainer David, Dipl.-Informatiker, Geschäftsführer der DOCby.net GmbH aus Braunschweig und Entwickler des Projektkommunikationssystems „DOC.project“.

Worauf sollte man bei der Auswahl eines Projektkommunikationssystems achten?
Rainer David: Jeder Anbieter glänzt mit seinen Features. Mir kommt es primär darauf an, dass die Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten erleichtert wird und reibungslos klappt. Mit unserem Projektkommunikationssystem DOC.project verbinden wir Menschen weltweit. Alle Planungsunterlagen können durch den Einsatz der projektübergreifenden Kommunikationsplattform ausgetauscht werden. Dies ermöglicht eine Kommunikation ohne Verständigungsprobleme. Und wir garantieren eine schnelle Administration und ein hervorragendes Customizing. Persönliche Kontakte sind das A und O in einer zunehmend digitalisierten Welt!

Wie nutzerfreundlich soll ein modernes Projektkommunikationssystem sein?
Rainer David: Jeder Nutzer sollte nach einer kurzen Einweisung in der Lage sein, das System zu bedienen. Ganz wichtig ist hierbei, dass die Dokumente in einer übersichtlichen, projektspezifischen Baumstruktur abgelegt werden. Sinnvoll ist auch die Hinterlegung von Attributen zur erweiterten Suche der Verzeichnisse. Und natürlich ist es sehr wichtig, dass sich die Nutzer mit dem System identifizieren. Dies ist dann gegeben, wenn komplexe Prozesse vereinfacht werden. Daher haben wir in DOC.project bekannte Bedienkonzepte einfließen lassen, die die Nutzer bei jahrelang erlernten Vorgehensweisen abholen. So werden diese sowohl eine Art Webmailer als auch einen Dateiexplorer wiederfinden und sich sofort zuhause fühlen.Unser Motto ist nicht umsonst „Relax. Get organized!“

Und was muss bei der Verwaltung der Dokumente beachtet werden?
Rainer David: Das System sollte automatische Revisionen vornehmen und alle Revisionen eines Dokuments in einem Dokumentenknoten gebündelt werden. Wichtig ist auch, dass ein jederzeitiger Zugriff auf ältere Planungsstände vorgenommen werden kann. In einer Anhangsverwaltung sollten alle Anhänge revisionsspezifisch gebunden vorliegen. Text-, Grafik- und Datenanhänge (insbesondere Redlinings und Plots) können so verwaltet werden.

Was versteht man bei einem Projektkommunikationssystem wie DOC.project unter Revisionssicherheit?
Rainer David: Revisionssicherheit bietet Schutz vor Veränderung, Verfälschung und Datenverlust. Dies bedeutet, dass kein vollständiges Löschen von Dokumenten möglich ist. Daten werden in einen Papierkorb verschoben und können wiederhergestellt werden. Alle Datenbewegungen verlaufen ordnungsgemäß, vollständig, nachvollzieh- und prüfbar.

Die gesicherte Kommunikation spielt bei Projektkommunikationssystemen eine große Rolle.
Rainer David: Das stimmt. Durch abgeschlossene Nachrichtensysteme wird eine gesicherte Empfangsbestätigung garantiert. Nachrichten werden unmittelbar ohne Übertragungszeiten übermittelt. Projektweite Adressbücher und frei vorkonfigurierbare Adressatengruppen ermöglichen eine reibungslose Kommunikation. Externe Projektbeteiligte können aus dem System heraus (ohne Zugang zum System) in den Benachrichtigungsworkflow mit eingebunden werden. Und jede Datenbewegung wird durchgängig projektintern dokumentiert.

Wie wichtig ist die Workflowintegration bei modernen Projektkommunikationssystemen?
Rainer David: Dies ist ein sehr wichtiger Punkt. Bei DOC.project überwachen und steuern Workflows z. B. Routineaufgaben. Wichtig ist die nahtlose Integration in das Nachrichtensystem, die Datenablage und das Vorgangsmodul. Auftraggeberspezifische Anpassungen der Workflows ermöglichen die Abbildung etablierter Unternehmensvorgänge. Zur Workflowintegration gehören auch interne Planfreigaben und digitale Freigabestempel.

Und was ist sonst noch wichtig?
Rainer David: Es gibt noch unzählige weitere wichtige Features, z. B. Viewerfunktionen, Multi-Upload-Assistenten etc. Aber ich betone noch einmal: gut ist ein System nur dann, wenn auch die menschliche Ebene stimmt! Der Erfolg hängt eng mit der Akzeptanz zusammen. Ich würde daher weder nach dem niedrigsten Preis noch nach den vollmundigsten Versprechungen gehen, sondern nach dem persönlichen Eindruck!

DOCby.net GmbH
– auf die Energie-, Bau- und Immobilienbranche spezialisiertes Software- und Beratungshaus aus Braunschweig
– Entwicklung, Vermarktung und Vertrieb von internetbasierten und mobilen Softwarelösungen
– zur Dokumentation, Organisation und zum Controlling von komplexen Projekten
Kernprodukte:
– DOC.project: Projektkommunikationssystem DOC.project zur optimierten Kommunikation im Bereich Plan- und Dokumentenmanagement
– DOC.mobile: mobile Anwendung DOC.mobile zur Erfassung und Verarbeitung von Informationen jeglicher Art (Mängelmanagement, Bautagebuch, TDD, SiGeKo etc.)

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