E-Mail-Chaos adieu: In 5 Schritten zum Projektkommunikationssystem

Internetbasierte Projektkommunikationssysteme bieten einen Ausweg aus E-Mail-Chaos, verlorengegangenen Informationen und Arbeitsfrust

Sind Sie für den reibungslosen Ablauf von standortübergreifenden, nationalen oder
internationalen Projekten verantwortlich? Müssen Ihre Planungsteams und die ausführenden Gewerke von Bauvorhaben räumlich verteilt auf garantiert aktuellen Informationen arbeiten? Sind die Themen Zeit- und Kostenersparnis, Rechts- und Investitionssicherheit sowie die Transparenz der abgewickelten Projekte für Sie relevant?

Ja?

Dann geht es Ihnen nicht anders als vielen hunderttausend Projektbeteiligten in deutschen und internationalen Planungsbüros sowie auf Baustellen. Doch wie sieht es in der Realität aus?

E-Mail-Chaos, Medienbrüche und das Arbeiten auf verschiedenen Planständen machen die Projektarbeit oftmals zur Sysiphusarbeit. Redundanzen, fehlende Dokumentenhistorien und verlorengegangene Informationen sorgen regelmäßig für Überstunden und führen zu Stress und Burnout-Symptomen.

Rainer David, Geschäftsführer der DOCby.net GmbH aus Braunschweig, verrät Ihnen, was Sie tun können, um Ihre Projektarbeit entspannter und besser zu organisieren:

Schritt 1: Stehen Sie zu Ihrem E-Mail-Chaos, Sie können nichts dafür
„Werden Daten per E-Mail versendet, erfolgt eine Vervielfältigung des Datenbestandes in Höhe der Anzahl der ausgewählten Empfänger. Somit liegen diverse Kopien des Ursprungsdokumentes mit unterschiedlichen Bearbeitungsständen vor. Die bearbeiteten Daten und Dokumente werden mit Kommentaren, Korrekturen etc. zurückgesendet oder untereinander ausgetauscht. Hier den Überblick zu wahren, ist sicherlich ein Kunststück. Hinzu kommt, dass E-Mails eventuell die Empfänger nicht erreichen; sie sind nicht rechtssicher (löschbar) und oft im Volumen beschränkt.

Wie Sie sehen, liegt der Fehler im System. Die Frage ist: wollen Sie das weiterhin hinnehmen und Ihren Kunden vielleicht eine weniger gute Qualität bieten? Laut aktuellen Studien ist die Qualität der Leistungen auf deutschen Baustellen deutlich schlechter geworden. Wenn Sie diesem Trend entgegenwirken wollen, werden Sie aktiv. Nur SIE können bewirken, dass sich an diesen Zuständen etwas ändert. Der erste Schritt hierzu ist die Einführung eines Projektkommunikationssystems.“

Schritt 2: Überdenken Sie neue Strukturen und seien Sie lernbereit
„Die Einführung des Projektkommunikationssystems wird natürlich mit etwas Aufwand verbunden sein. Je nach Vorwissen des Anwenders ist die Zeit unterschiedlich, aber auch der Ungeübteste wird mit einem maximalen Schulungsaufwand von 2 bis 3 Stunden ein entsprechendes Projektkommunikationssystem beherrschen. Nutzer, bei denen der Umgang mit PC und Internet zur täglichen Geschäftspraxis gehört, profitieren von der intuitiven Bedienung und Systemnavigation durch die Anlehnung an verbreitete Software-Umgebungen.“

Schritt 3: Werfen Sie Vorurteile über Bord
„Sie denken jetzt: “ … unsere Projekte sind doch viel zu klein für die Einführung eines solchen Projektkommunikationssystems!“ Seien Sie beruhigt. Sicherlich ist der Projektumfang eine Kenngröße für die Effizienz eines Projektkommunikationssystems (PKS): je größer das Projekt, desto umfangreicher der Datenverkehr. Eine feste Untergrenze ist jedoch schwer zu definieren. Liegt z. B. eine erhöhte Anzahl der Projektpartner mit starker räumlicher Trennung vor oder wünscht der Bauherr / Investor im Anschluss an die Fertigstellung seines Projektes eine Weiternutzung der Daten im Facility Management, ist der Einsatz eines Projektkommunikationssystems für eine vollständige, aktuelle und digitale Baudokumentation unabdingbar.“

Schritt 4: Seien Sie mutig!
„Vielen Projektbeteiligten macht die Einführung eines internetbasierten Projektkommunikationssystems Angst. Auch Sie denken jetzt vielleicht, dass Ihre Daten im Zeitalter der Gefahren im Netz nicht sicher sind. Bedenken Sie jedoch bitte: das Nutzen eines Projektkommunikationssystems ist nicht mit dem normalen Surfen im Internet vergleichbar! Sie befinden sich in einer in sich abgeschlossenen Zone, die über das Internet als Trägermedium erreicht wird. Viele Features sorgen zudem für einen sehr hohen Sicherheitsstandard, den Sie per E-Mail nie erreichen können.“

Schritt 5: Profitieren Sie von den Vorteilen des Projektkommunikationssystems
„Internetbasierte Projektkommunikationssysteme machen Ihnen die Projektarbeit und somit das Leben leicht. Sie profitieren von der automatischen Dokumentenhistorie, der einfachen Einbindung externer Projektbeteiligter und einer Zustellung der Nachrichten ohne Verzögerung. Sie erhalten gesicherte Empfangsbestätigungen und profitieren vom Controlling durch integrierte Reports. Zudem erweitern digitale Freigabestempel auf Plänen Ihren Handlungsspielraum. Und die Integration von Baustellen-Webcams bzw. Wetterstationen ist Standard.

Ein weiteres Plus: zur Nutzung eines internetbasierten Projektkommunikationssystems ist keine Softwareinstallation auf Anwenderseite erforderlich! Eine Internetverbindung und ein Standardbrowser genügen.“

Rainer David: “ Es gibt noch immer Verantwortliche von Bauprojekten, die sich dem Einsatz eines modernen Projektkommunikationssystems verschließen. Sie wollen sich mit der Einführung nicht auseinandersetzen, da sie den vermeintlich großen Aufwand scheuen. Aber auch ein Bauer muss erst säen, bevor er ernten kann. Der tägliche Aufwand, im E-Mail-Chaos nach wichtigen Informationen zu suchen, ist enorm, wird aber aus Gewohnheit akzeptiert. Ein schnelles Umdenken bringt für alle Beteiligten maximalen Nutzen! Und wenn dann noch die Betreuung und das Customizing durch das Softwarehaus stimmen, sind Sie Ihrem Ziel eines organisierten, entspannten Projektalltags ein großes Stück näher gekommen!“

DOCby.net GmbH
– auf die Energie-, Bau- und Immobilienbranche spezialisiertes Software- und Beratungshaus aus Braunschweig
– Entwicklung, Vermarktung und Vertrieb von internetbasierten und mobilen Softwarelösungen zur Dokumentation, Organisation und zum Controlling von komplexen Projekten
Kernprodukte:
– DOC.project: Projektkommunikationssystem DOC.project zur optimierten Kommunikation im Bereich Plan- und Dokumentenmanagement
– DOC.mobile: mobile Anwendung DOC.mobile zur Erfassung und Verarbeitung von Informationen jeglicher Art (Mängelmanagement, Bautagebuch, TDD, SiGeKo etc.)

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