Dokumente mit Mitarbeitern und Externen sicher austauschen

UTS Biogastechnik GmbH, eines der weltweit führenden Biogastechnik-Unternehmen, nutzt PROOM zum Austausch von Dokumenten

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Der Umwelttechnik-Spezialist UTS Biogastechnik hat den Austausch von Dokumenten mit Kunden und Lieferanten auf eine neue Basis gestellt. Die Wahl fiel auf PROOM, ein Produkt von PROCAD.

Die UTS Biogastechnik arbeitet mit 91 Mitarbeitern im gesamten Bun-desgebiet, in Zentral- und Osteuropa sowie in Übersee mit einer Vielzahl von Lieferanten und Kunden zusammen. Dementsprechend hoch ist der Aufwand bei der Übertragung von CAD-Modellen, Zeichnungen und Dokumentationen oder für die Abnahme der Anlagen. Sensible Daten werden aber auch in Form von Unterlagen, beispielsweise von Meetings der Manager am Stammsitz und den Niederlassungen ausgetauscht.

Die UTS Biogastechnik-Mitarbeiter setzten zum Austausch eine ganze Reihe von Instrumenten ein, von E-Mails über FTP bis hin zu Diensten wie Dropbox. Im Falle von E-Mails beginnen die Probleme schon, wenn es sich um größere Datenmengen handelt. Die Größen, die sich noch sinnvoll per Mail verschicken lassen, sind bei Zeichnungen und CAD-Modellen schnell überschritten. Weitere Nachteile dieser Lösungen: Die Sicherheit der Daten ist nur schwer zu gewährleisten, und vor allem ist es nahezu unmöglich, immer und überall denselben Stand der Dokumente sicher zu stellen. Zudem ist intransparent, wer Zugang zu den Daten hatte.

UTS Biogastechnik suchte deshalb nach einer Lösung, um die interne wie externe Kommunikation zu verbessern. Neben den genannten Anforderungen Datensicherheit, Versionierung und Transparenz wurden die Kriterien einfache Bedienung, gutes Preis-Leistungsverhältnis, das keine langfristige Bindung an eine Lösung erfordert, und Skalierbarkeit geprüft.

Am besten erfüllte PROOM diese Anforderungen. UTS Biogastechnik entschied sich für die SaaS-Version (Software as a Service) von PROOM, die in der Azure-Cloud von Microsoft läuft. So musste das Unternehmen nicht in Hardware investieren, die Infrastruktur ist skalierbar, redundant und hoch verfügbar. Zudem ist die Lösung sofort nutzbar und muss nicht erst installiert werden. Grundsätzlich lässt sich PROOM auch auf unternehmens-eigenen Servern, in einer sogenannten Private Cloud, implementieren.

Heute wird PROOM bei UTS Biogastechnik unternehmensweit eingesetzt. Von Einkauf über Konstruktion, Vertrieb, Projektmanagement und IT bis ins Management ist PROOM als Lösung zur Kommunikation akzeptiert. Jochen Matzke, IT Manager bei UTS Biogastechnik, erinnert sich: „PROOM ist bisher das einzige IT Werkzeug, über welches Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter, Geschäftsleitung und IT Abteilung stets nur positiv gesprochen haben.“ Eine Schulung war dazu nicht erforderlich, da sich die Software bei der Benutzung schnell erschließt. Der nächste Schritt bei UTS Biogastechnik ist die Kopplung von PROOM an das ebenfalls von PROCAD stammende PLM-System PRO.FILE.

Über PROOM

PROOM ist speziell auf die Projektzusammenarbeit ausgerichtet und er-möglicht eine gesteuerte und jederzeit nachvollziehbare Kollaboration in Projekten, und das mit Partnern innerhalb, aber eben auch außerhalb des Unternehmens. Die Lösung kann einerseits auf den Servern eines Cloudan-bieters – PROCAD setzt im Software-as-a-Service-Geschäft auf Microsoft Azure – oder im heimischen Rechenzentrum als Private Cloud Lösung laufen.

Herzstück von PROOM ist eine ausgefeilte Daten- und Benutzerverwaltung. PROOM verwaltet automatisch Versionen, das heißt, dass die Software die Dateien bei Änderungen nicht überschreibt, sondern automatisch versioniert. Die Vergabe von Zugriffsberechtigungen, die Protokollierung sämtlicher Aktivitäten und die Dokumentation aller Vorgänge zu einem Dokument über den gesamten Lebenszyklus ermöglichen die Einhaltung von Compliance-vorgaben. Die PROOM-Integrationen sorgen für den schnellen und sicheren Austausch von Informationen direkt aus der gewohnten Arbeitsumgebung heraus.

PROCAD ist führender Anbieter für Lösungen im Product Lifecycle Management (PLM), Produktdatenmanagement (PDM) und Dokumentenmanagement (DMS).

Kontakt:
PROCAD GmbH & Co. KG
Sarah Müller
Vincenz-Prießnitz-Str. 3
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