Digitale Personalakte: Noch keine Generalpflicht – aber der Wandel ist längst Realität

Die Digitalisierung im Personalwesen schreitet spürbar voran.

(Bildquelle: iStock-2255860175 Digitale Personalakte)

Auch wenn Unternehmen in Deutschland derzeit noch nicht grundsätzlich gesetzlich verpflichtet sind, vollständige Personalakten digital zu führen, ist die Richtung klar: Die digitale Personalakte entwickelt
sich immer mehr vom optionalen Effizienzwerkzeug zum praktischen Standard.
Spätestens mit den verschärften Anforderungen an elektronische Nachweise und
Aufbewahrungspflichten wird deutlich, dass papierbasierte Prozesse zunehmend an
ihre Grenzen stoßen.

Keine allgemeine Pflicht – aber klare gesetzliche Vorgaben für Teilbereiche

Zunächst gilt: Eine allgemeine, vollumfängliche Pflicht zur digitalen Personalakte besteht auch im Jahr 2026 noch nicht. Unternehmen können Personalunterlagen in vielen Bereichen weiterhin in Papierform führen. Eine Ausnahme gilt in bestimmten Sonderbereichen, etwa bei beamtenrechtlichen Regelungen, wo digitale Akten bereits gesondert normiert sein können.

Anders sieht es jedoch bei einzelnen Dokumentengruppen aus.
Bereits seit dem 1. Januar 2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch aufbewahrt werden. Grundlage hierfür ist unter anderem § 8 Abs. 2 BVV. Betroffen sind insbesondere Unterlagen, die für die
Sozialversicherung und Entgeltabrechnung relevant sind. Dazu zählen beispielsweise Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen, Nachweise  über Sozialversicherungsnummern, Elternschaftsnachweise sowie Unterlagen im Zusammenhang mit dem Mutterschutz. Auch bestimmte
Krankenkassenbescheinigungen müssen digital vorgehalten werden.
Diese Entwicklung zeigt: Es geht längst nicht mehr nur um  die Frage, ob Unternehmen digital arbeiten wollen, sondern zunehmend darum, in welchen Bereichen sie digital arbeiten müssen.

Ab 2027 steigt der Druck deutlich
Eine wesentliche Zäsur folgt zum 1. Januar 2027. Ab diesem Zeitpunkt müssen sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen  vollständig elektronisch geführt und im Rahmen von Prüfungen auch digital bereitgestellt werden. Für Arbeitgeber bedeutet das eine deutliche Ausweitung
der bestehenden Pflichten. Spätestens dann wird die digitale Dokumentation in der Personalarbeit in vielen Unternehmen faktisch unverzichtbar.

Gerade bei Betriebsprüfungen oder Prüfungen durch
Sozialversicherungsträger wird die elektronische Verfügbarkeit von Unterlagen zunehmend zum Standard. Wer seine Dokumente dann noch überwiegend analog organisiert, riskiert nicht nur einen erhöhten Verwaltungsaufwand, sondern auch Verzögerungen, Medienbrüche und mögliche formale Probleme bei der Vorlage relevanter Nachweise.

Revisionssicherheit wird zum zentralen Kriterium
Mit der bloßen Digitalisierung von Papierdokumenten ist es jedoch nicht getan. Digitale Personalunterlagen müssen auch revisionssicher aufbewahrt werden. Das bedeutet: Dokumente müssen vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar beziehungsweise versioniert sowie jederzeit verfügbar sein. Maßgeblich sind dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und
Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
– kurz: GoBD.

Für Unternehmen heißt das in der Praxis, dass einfache Dateiablagen auf Netzlaufwerken oder unsystematische Scan-Ordner oft nicht ausreichen. Gefragt sind strukturierte, nachvollziehbare Prozesse und Systeme, ie den rechtlichen Anforderungen an Aufbewahrung, Dokumentation und Zugriff
gerecht werden. Gerade im sensiblen Bereich personenbezogener Daten spielt darüber hinaus auch der Datenschutz eine zentrale Rolle.

Warum sich frühes Handeln lohnt 
Auch ohne sofortige generelle Verpflichtung spricht vieles dafür, den Umstieg auf die digitale Personalakte nicht aufzuschieben. Unternehmen profitieren nicht nur von einer besseren Übersicht und schnelleren Verfügbarkeit von Dokumenten, sondern auch von standardisierten Prozessen,
geringerem Papieraufkommen und einer höheren Auskunftsfähigkeit gegenüber Behörden und Prüfinstanzen.
Hinzu kommt: Wer frühzeitig digitalisiert, kann die Umstellung kontrolliert und strategisch angehen – statt unter Zeitdruck auf neue gesetzliche Anforderungen reagieren zu müssen. Die Einführung digitaler
Aktenstrukturen, klarer Berechtigungsmodelle und revisionssicherer Archivierungslösungen benötigt Vorbereitung, interne Abstimmung und oft auch technische Anpassungen.

Fazit
Auch wenn es 2026 noch keine generelle gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte gibt, ist die Entwicklung eindeutig. Bereits heute bestehen für bestimmte Unterlagen verbindliche elektronische
Aufbewahrungspflichten. Mit den ab 1. Januar 2027 geltenden erweiterten Anforderungen an sozialversicherungs- und entgeltrelevante Nachweise wird die digitale Aktenführung für viele Unternehmen faktisch zum neuen Standard.
Wer jetzt handelt, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern stellt die Personalverwaltung auch zukunftsfähig auf. Die digitale Personalakte ist damit weniger eine Frage des Ob als vielmehr des Wann.

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