Die Wichtigkeit des perfekten Telefonservice

Rieta de Soet, Geschäfstführerin der IBS GmbH in Zug, spricht über die unterschiedlichen Attribute, die ein guter Telefonservice erfüllen soll.

Für Unternehmen bedeutet Marketing die Chance das jeweilige Unternehmensziel zu pushen und zu erreichen. Dies fängt bereits beim Telefon an, so Rieta Vanessa de Soet.

Das Telefongespräch ist oftmals der erste Kontakt der zwischen Kunde und Unternehmen hergestellt wird. Daher muss er sofort einen guten Eindruck hinterlassen. Die Telefonzentrale fungiert somit quasi als Aushängeschild der Firma, sagt Rieta de Soet.

Jeder Anruf muss freundlich, verbindlich und kompetent entgegengenommen werden. Rieta de Soet meint, dass die Telefonstimme angenehm, verständlich und in normaler Lautstärke sein sollte. Freundlichkeit, gute verständliche Aussprache, ohne starken Dialekt sind minimale Anforderungen. Auch die Geschwindigkeit der Sprache muss stimmen. Wenn ein Rückruf angeboten wird, muss dieser auch zeitnah erfolgen, dies ist für Rieta de Soet ein absolutes Muss!

Zügig, aber nicht zu schnell, das Gespräch nach dem dritten Klingelton lautet die Lehrbuchformel für die optimale Anzahl Klingeln bevor man abnimmt. Nur zweimal Klingen ist dabei immer noch besser als z.B. nur ein halbes Mal, denn das macht einen allzu gehetzten Eindruck. Immer wieder geschieht es, dass das Telefon zwar freundlich abgenommen wird, der Anrufer jedoch danach in einer Wartschleife landet und sich Musik von zumeist zweifelhafter Qualität anhören muss.

Rieta Vanessa de Soet ist überzeugt, dass jeder Mensch eine ganz spezielle Stimme hat. Jedoch eignet sich nicht jeder für das Telefonieren. Wenn jemand den Firmennamen und seinen eigenen schnell und leise nuschelt, wirkt das sehr unprofessionell den Kunden gegenüber und verwirrt diese höchstens. Dies hat etwas mit grundsätzlicher Bereitschaft zur Kommunikation zu tun und setzt sich meist in der generellen Freundlichkeit fort.

An dieser Stelle ist auch auf die Untugend hinzuweisen, dass Mitarbeiter oft zu unmotiviert sind eine Nachricht aufzunehmen und weiterzuleiten. „Bitte rufen Sie später wieder an“ kommt die mehr oder weniger höfliche Aussage. In diesem Fall wird der Kunde davon ausgehen, dass er beim nächsten Mal wieder ins Leere laufen wird.

Wird der Anruf hingegen kompetent, schnell und angenehm beantwortet meint Rieta de Soet, so schenkt einem der Kunde schnell sein Vertrauen – und die Sicherheit, dass er bei dem Unternehmen, das er anruft, in guten Händen ist. Nun kommt es noch darauf an, diese Sicherheit weiter zu erhöhen. Hierzu gehört zunächst, dass der anrufende potentielle Kunde eine kompetente, also klare und genaue Antwort bekommt.

Telefonservice ist Teil des Marketings und Marketing ist Teil der Lebens- und Überlebenskunst des Unternehmens. In der Firma IBS GmbH wird zuvorkommender Telefonservice großgeschrieben. Ein enormer Schneeball-Effekt zugunsten des gesamten Unternehmens kann durch das richtige Marketing entstehen, so Rieta de Soet.

Über IBS Intelligent Business Solutions GmbH

IBS Intelligent Business Solutions GmbH ist ein Team von Betriebswirten, Rechtsanwälten, Marketing- und Unternehmensberatern. Die 18-jährige fachliche und persönliche Kompetenz des IBS Teams machen den Erfolg für unseren Kunden aus.

Unsere gemeinsame Philosophie verpflichtet uns dazu eine Unternehmenskultur zu pflegen, die von gemeinsamen Zielen und Werten geprägt ist. Wir verstehen darunter hohes persönliches Engagement und Zusammenarbeit auf der Basis eines offenen und fairen Verhaltens.

In allen unseren Geschäftsbeziehungen praktizieren wir dieses partnerschaftliche Verhalten, das zu erfolgreichen und langfristigen Kooperationen führt.

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