Die Personalakte und der Datenschutz

Mitarbeiter kommen und gehen…

Regina Mühlich (Bildquelle: AdOrga Solutions Regina Mühlich)

Arbeitsrechtlich gesehen besteht für den Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer keine Pflicht zur Führung einer Personalakte. Allerdings werden Unternehmen ohne kaum den handels-, gesellschafts- und steuerrechtlichen Pflichten nachkommen können. Was aber passiert mit den persönlichen Daten, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Im Zuge der Fluktuation spielt das Thema Datenschutz eine große Rolle. Schließlich fällt dabei eine entsprechend große Datenmenge an – von der besagten Personalakte bis hin zu persönlichen Inhalten, wie Bilder oder Emails auf dem firmeneigenen Computersystem. Was zu beachten ist, erklärt uns die externe Datenschutzbeauftragte und Sachverständige für Datenschutz Regina Mühlich von AdOrga Solutions (http://www.adorgasolutions.de).

Welche Inhalte soll oder darf die Personalakte beinhalten?

Regina Mühlich: Tatsächlich bleibt es dem Arbeitgeber überlassen, wie genau er die Personalakte führt. Hauptsache ist, dass er bei Bedarf den anfragenden Stellen Informationen oder benötigte Unterlagen aushändigen kann und alles korrekt dokumentiert ist. Die Personalakte sollte natürlich möglichst vollständig sein und ein wahrheitsgemäßes Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitsnehmers wiedergeben. In erster Linie umfasst dies alle Unterlagen, welche das Beschäftigungsverhältnis betreffen, beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Eignungstests, ärztliche Gutachten, Berufsausbildung, Fortbildungsnachweise, Fähigkeiten, Beurteilungen sowie Abmahnungen. Übrigens: Wenn eine explizite Personalakte angelegt und geführt wird, hat auch der Arbeitnehmer zu jeder Zeit ein Einsichtsrecht in die über ihn geführte, vollständige Dokumentation.

Das sind zum Teil sehr persönliche Details… Wie begegnet man den Rechten des Arbeitnehmers in der Verarbeitung seiner Daten?

Regina Mühlich: Zum einen ist der Arbeitgeber limitiert in der Erhebung personenbezogener Daten. Erlaubte Zwecke sind die Entscheidung über die Begründung, die Durchführung sowie die Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses. Zum anderen verfügt der Arbeitnehmer neben dem bereits erwähnten Einsichtsrecht über weitere Rechte bei der Personaldatenverarbeitung: Zum einen die Benachrichtigung über die Speicherung (§ 33 BDSG), bei Verletzung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts Schadensersatz (§ 823 Abs. 1 BGB) sowie eine Korrektur, nämlich Löschung, Berichtigung (§ 35 BDSG) und Zusatzerklärung des Arbeitnehmers (§ 83 Abs. 2 Betr.VG) Außerdem ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Personalakten sorgfältig zu verwahren, bestimmte Informationen verstärkt zu schützen und vertraulich zu behandeln. Ebenso muss der Kreis derer, die innerhalb des Unternehmens Zugriff auf die Personalakten haben, möglichst gering gehalten werden. Auf die besonders vertrauliche Behandlung ist hinzuweisen und gegebenenfalls zu schulen.

Wenn der Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, besteht kein weiterer primärer Bedarf an seinen persönlichen Unterlagen. Dürfen diese dann gelöscht bzw. vernichtet werden?

Regina Mühlich: Unabhängig der Ursache, warum ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ob Kündigung, Trennung in beiderseitigem Einvernehmen oder Ruhestand – keinesfalls darf die Akte „einfach so“ entsorgt werden. Zunächst gilt eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren. In dieser Zeit ist das Unternehmen verpflichtet, alle entsprechenden Unterlagen zu archivieren und jederzeit vorzuhalten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss auf eine „sichere“ Vernichtung der Daten geachtet werden. Neben dem Schreddern der Papierakten gibt es hierzu auch spezielle Verfahren zur spurenlosen Löschung elektronischer Unterlagen. Hinsichtlich der persönlichen Daten hat das Unternehmen als verantwortliche Stelle für den Datenschutz Sorge dafür zu tragen, dass scheidende Mitarbeiter vor dem letzten Arbeitstag eventuelle personenbezogene Daten aus dem Firmensystem löschen. Was viele Unternehmen nicht wissen: Laut Urteil des Oberlandesgerichts Dresden, macht sich der Arbeitgeber gegebenenfalls schadensersatzpflichtig, wenn er das Email-Konto ohne Nachfrage löscht. Ähnliche Urteilssprüche sind auch für die weiteren, oben genannten Aspekte denkbar. Ein Unternehmen sollte sich die Prüfung auf persönliche Inhalte seitens des Mitarbeiters deshalb aus Rechtsgründen stets bestätigen und dokumentieren lassen.

Vielen Dank Frau Mühlich für diesen spannenden Einblick!

Regina Mühlich, Inhaberin von AdOrga Solutions in München, www.adorgasolutions.de ist als externe Datenschutzbeauftragte und Managementberaterin tätig. Die geprüfte und anerkannte Sachverständige für IT und Datenschutz, Datenschutzauditorin (DSA-TÜV) und Qualitätsmanagementbeauftragte betreut bundesweit kleine und mittelständische Unternehmen.

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