Der Zeiterfassung einen Schritt voraus

Bereits im Mai 2019 hat der EuGH entschieden, dass nach Auslegung der Art. 4 Abs. 1 und Art. 6 Abs. 1 der Richtlinie 89/391 Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zu errichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleisteten täglichen Arbeitszeiten und Überstunden gemessen werden können.

Während am juristischen „Hochreck“ diskutiert wird, ob das Urteil möglicherweise sogar unmittelbar gilt, entfachte die Entscheidung auch eine politische Diskussion um die Notwendigkeit einer Anpassung der bis dato geltenden Regelung gem. § 16 Abs. 2 ArbZG. Geändert hatte sich in der vergangenen Legislaturperiode jedoch nichts.

Nun liegt ein Gesetzesentwurf des Bundesarbeitsministers Hubertus Heil vor, der die Arbeitgeber der im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzt aufgeführten Branchen verpflichtet, die Arbeitszeit sowie Ende und Dauer „jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen“. Ein Entwurf, der umstritten ist und von vielen Seiten insbesondere im Hinblick auf die technische und juristische Umsetzbarkeit kritisch hinterfragt wird.

Eines steht fest: Unternehmen sollten schon heute ihre aktuellen Zeiterfassungssysteme überprüfen und sich für mögliche Anpassungen wappnen.
Die nachfolgenden von dem Personalsoftware-Anbieter Infoniqa zusammengestellten 7 Tipps können dabei helfen:

Tipp 1:
Ihre Mitarbeitenden sind Ihre wertvollste Ressource. Verpassen Sie es also nicht, rechtzeitig und transparent mit Ihrer Belegschaft zu kommunizieren! Ihre Mitarbeiter könnten verunsichert sein, möglicherweise sogar befürchten, dass liebgewonnene Arbeitszeitregelungen abgeschafft werden. Daher empfehlen wir die Erstellung eines Kommunikationsplans, um Ihre Mitarbeitenden über die sie betreffenden Neuerungen zu informieren.

Tipp 2:
Überprüfen Sie, ob für Ihr Unternehmen bestimmte Branchenvorgaben greifen und welche Zeiterfassungsanforderungen innerhalb des Unternehmens bestehen. Stichwörter sind hier: unterschiedliche Standorte, Reisezeiten, Außendienst, Homeoffice, Schichtarbeit, Freelancer und Dienstleister oder auch flexible Arbeitszeiten.

Tipp 3:
Klaren Sie intern vorab, welche Regelungen zur Arbeitszeit Sie ändern oder einführen mochten. Wenn Sie schon die Zeiterfassungsstruktur innerhalb Ihres Unternehmens auf den Prüfstand stellen, können Sie dies gleich zum Anlass nehmen, bestehende Strukturen zu hinterfragen. Dazu gehört insbesondere die Einführung von flexiblen Arbeitszeiten, zum Homeoffice und weiteren Work-Life-Balance-geeigneten, mitarbeiterbindenden und Recruiting fordernden Maßnahmen.

Tipp 4:
Definieren Sie ein Projekt, eine/einen Projektverantwortliche(n), ein Budget sowie einen Anforderungskatalog.

Tipp 5:
Besprechen Sie mit Ihrer IT, ob Sie das System selbst betreuen mochten oder eine SaaS-Losung in Frage kommt. Planen Sie im Anschluss Ressourcen fur die Betreuung des Systems im spateren Tagesgeschaft ein.

Tipp 6:
Der Datenschutz will beachtet werden:
-Daten aus dem System heraus müssen DSGVO-konform gespeichert und abgelegt werden.
-Ein nachgelagertes, automatisches Archivierungssystem muss alle Anforderungen des Datenschutzes berücksichtigen.
-Nach dem Austreten einer Fachkraft müssen alle Daten im gesetzlich vorgeschriebenen Rahmen ebenfalls automatisch und vollständig gelöscht werden.

Tipp 7:
Vergessen Sie Ihren Betriebsrat nicht! Am besten ist dieser von Tag 1 an involviert.

Infoniqa ist Spezialist für betriebswirtschaftliche Lösungen, die die Personalarbeit und die Buchhaltung automatisieren und erleichtern. Das stark wachsende Unternehmen ist einer der wenigen Komplettanbieter am HR-Markt. Ganz nach dem Leitspruch „Focus on you“ sorgen mehr als 500 Mitarbeiter dafür, dass sich Kunden und Partner in DACH ganz auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren können. Die Angebotspalette von Infoniqa umfasst modulare HR-Lösungen für Personalabrechnung, Zeitwirtschaft und HCM; Tools für Buchhaltung und Auftragswesen; die cloudbasierte Accounting-Plattform Run my Accounts sowie BPaaS- und BPO-Dienstleistungen. Infoniqa hat insgesamt siebzehn Standorte in Österreich, Deutschland, Schweiz, Polen und Tschechien. www.infoniqa.com

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