Der Einkauf als Profiteur des Stammdatenmanagements

Erhebliche Potenziale im Stammdatenmanagement

Die Herausforderungen der digitalen Vernetzung haben den Einkauf in vielen Unternehmen fest im Griff. Auch deshalb wird bei Global Playern und KMU die Stammdatenpflege und -verwaltung regelmäßig vernachlässigt und das diesbezüglich vorhandene Einsparpotenzial nur unzureichend ausgeschöpft.Der vorzufindende und mitunter sehr vielseitige Stammdatenbestand eines Unternehmens ist in der Praxis häufig ein historisches Produkt der vergangenen Jahre oder gar Jahrzehnte. Zudem ist die Stammdatenanlage, deren Pflege sowie Verwaltung in den wenigsten Fällen einheitlich und strukturiert geregelt.

Dieser Umstand führt häufig zu deutlichen Effizienzverlusten sowie finanziellen Nachteilen. Redundante, unvollständig angelegte oder inaktive Kreditorenstammsätze in den IT-Systemen führen zu Prozessstörungen und -verzögerungen. Auch kann es zu doppelten oder irrtümlichen Zahlungsausgängen kommen. Oder rechtmäßige Gutschriftsbeträge werden nicht ordnungsgemäß verrechnet bzw. zur Auszahlung angefordert.

VIELFÄLTIGE URSACHEN

Die Ursachen für eine mangelnde Stammdatenqualität können dabei vielfältiger Natur sein und sind unter anderem tief in den Unternehmen verwurzelt. Beispiele hierfür sind:

– Dezentrale Verantwortlichkeiten und/oder nicht eindeutig fixierte Vorgehensweisen bei der Beschaffung und bei der Stammdatenpflege

– Keine unternehmensübergreifenden Richtlinien zur formalen Regelung

– Unzureichender Datenbestand (doppelte, unvollständige oder veraltete Datensätze)

– Mangelnde Transparenz in Bezug auf (Tochter-)Gesellschaften und Buchungskreise (sog. Parenting)

– Unternehmenszusammenschlüsse

ANREIZE AUS SICHT DES EINKAUFS

Insbesondere der Einkauf als Schnittstelle zwischen den externen Lieferantenmärkten und den unternehmensinternen Kunden ist als Halter der vielfältigen Lieferantenbeziehungen maßgeblicher Profiteur eines sauberen und gut gepflegten Stammdatenbestandes.

Ein geregeltes Stammdatenmanagement hilft dem Einkauf seinen Wertbeitrag im Unternehmen auf vielfältige Weise zu steigern und ermöglicht

– finanzielle Vorteile durch die Vermeidung unberechtigter Zahlungen und das Einlösen berechtigter Gutschriften

– eine Steigerung der Effizienz durch weniger Prozessstörungen/-verzögerungen

– eine höhere Aussagekraft von Analysen und Reports durch die Optimierung der Datenqualität

– die Konzentration der Mitarbeiter auf strategische Prozesse und Aufgaben

– abteilungsübergreifende Synergien

– die zunehmende Erfüllung der Rolle des Einkaufs als strategische Querschnittsfunktion im Unternehmen

Diese Ausführungen gewinnen zusätzlich an Bedeutung, wenn in der Unternehmensorganisation neben der reinen Einkaufstätigkeit auch der Themenstrang der Kreditorenbuchhaltung dem Einkauf organisatorisch zugeordnet ist.

KOOPERATIVER ANSATZ

Damit es dem Einkauf gelingt, mögliche Potenziale im Umfeld der Stammdaten zu heben, ist es notwendig, den gesamten Purchase-2-Pay Prozess eines Unternehmens zu durchleuchten und alle interdisziplinären Schnittstellen zu identifizieren und in den Prozess einzubinden.

Eine praxiserprobte Herangehensweise der STÖHR FAKTOR Unternehmensberatung GmbH besteht dabei in einem kooperativen Ansatz, der in enger Kooperation mit dem Data Mining Spezialisten Transparent Solutions B.V. eine prozessuale Unterteilung in drei Module vorsieht, die jeweils von Fachspezialisten durchgeführt werden:

Modul 1: Working Capital Rückforderung
Analyse der Rechnungsdaten und Einfordern unberechtigt geleisteter Zahlungen und ausstehender Gutschriften sowie Anrechnung steuerlicher Ansprüche

Modul 2: Lieferantenstammdatenbereinigung
Bereinigung des aktuell im Unternehmen vorzufindenden Kreditorenstamms in Bezug auf doppelte, unvollständige oder inaktive Lieferanten

Modul 3: Erarbeitung einer Governance
Aufsetzen einer Richtlinie zur formalen Regelung zukünftiger Prozesse, Vorgehensweisen und beteiligten Schnittstellen im Rahmen des Lieferantenstammdatenmanagements

Als spezialisiertes Beratungsunternehmen mit Fokus auf die Optimierung und Verknüpfung von Einkauf, Finance und Kostenmanagement unterstützt die STÖHR FAKTOR Unternehmensberatung GmbH, gemeinsam mit Transparent Solutions B.V., Unternehmen bei allen Themenstellungen rund um das Stammdatenmanagement in Einkauf und Finance. Neben unserem erfahrenen und kompetenten Team sind insbesondere unsere Partner die Basis für eine zielgerichtete und effiziente Lösung. Informieren Sie sich jetzt über Ihre Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres bestehenden Stammdatenmanagements.

STÖHR FAKTOR ist eine inhabergeführte Unternehmensberatung mit Fokus auf die Optimierung und Verknüpfung von Einkauf, Finance und Kostenmanagement.
Als „Beratungspraktiker“ verfolgen wir bei jedem Projekt das Ziel nachhaltige, ganzheitliche und realisierbare Konzepte zu entwickeln. Unter Anwendung standardisierter Modelle und innovativer Ideen erarbeiten wir individuelle Lösungen mithilfe jahrelanger Praxiserfahrung. Dabei hört unsere Beratungsleistung nicht mit der Verabschiedung des Lösungskonzeptes auf – wir begleiten und unterstützen unsere Kunden bis zur erfolgreichen Umsetzung und Übernahme in den Regelbetrieb.

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