Betriebsprüfung: Vorlagepflicht von E-Mails als Geschäftspapiere

Steuerberater Roland Franz

Essen – In Deutschland besteht im Rahmen von Außenprüfungen durch das Finanzamt eine strenge Pflicht zur Vorlage steuerrelevanter E-Mails. Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner (https://www.franz-partner.de/) in Essen und Velbert, weist darauf hin, dass der 11. Senat des Bundesfinanzhofs in seinem Beschluss vom 30.04.2025 (Aktenzeichen XI R 15/23) bestätigt hat, dass E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe darstellen oder Buchungsbelege beinhalten, aufbewahrungspflichtig sind.

Das heißt konkret, dass Unternehmen im Rahmen einer Außenprüfung E-Mails mit steuerlichem Bezug vorlegen müssen und E-Mails, die rein privater Natur sind, natürlich nicht vorgelegt werden müssen. Auch die interne Firmenkommunikation ohne steuerlichen Bezug ist nicht betroffen.

Einzelheiten:

1. Was ist vorlagepflichtig?

• Geschäftsbriefe/Handelsbriefe: E-Mails, die ein Geschäft vorbereiten, abwickeln, abschließen oder rückgängig machen (z. B. Angebote, Bestellungen, Lieferbestätigungen).

• Buchungsbelege: E-Mails mit Rechnungen (inklusive Anhang) oder rechnungsähnliche Unterlagen.

• Steuerlich relevante E-Mails: Kommunikation, die Auswirkungen auf die Besteuerung hat (z. B. Abstimmungen zu Preisnachlässen, Verträge per E-Mail).

2. Aufbewahrungsfristen und -form

• 10 Jahre: für E-Mails, die als Buchungsbeleg gelten (z. B. E-Mail mit einer Rechnung im Anhang).

• 6 Jahre: für E-Mails, die als Handelsbriefe gelten (Geschäftskorrespondenz).

• Elektronische Form: E-Mails müssen elektronisch und unveränderbar (revisionssicher) archiviert werden.

• Vollständigkeit: Das Finanzamt kann die Vorlage aller E-Mails mit steuerlichem Bezug verlangen (auch E-Mail-Journale).

3. Ausnahmen

• Rein private E-Mails: persönliche Kommunikation.

• Werbung/Spam.

• Transportfunktion: Dient die E-Mail nur als „Umschlag“ für einen Anhang (z. B. eine Rechnung als PDF), muss oft nur der Anhang aufbewahrt werden, sofern daraus alle steuerrelevanten Daten hervorgehen.

4. Konsequenzen bei Nichtvorlage

• Schätzung: Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen, wenn Unterlagen fehlen.

• Zwangsgeld: Bei Nichtbeachtung von Vorlageanforderungen drohen Zwangsgelder (2.500 bis 250.000 Euro).

Steuerberater Roland Franz betont: „Der BFH hat klargestellt, dass zwar die Vorlage relevanter E-Mails gefordert werden kann, ein Finanzamt jedoch nicht pauschal ein komplettes E-Mail-Journal (inklusive privater Mails) einfordern darf.“

Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert ist seit mehr als 40 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste Lösungen. Um für jeden Mandanten möglichst viele Synergieeffekte ausschöpfen zu können, arbeiten in der Kanzlei mehrere Spezialisten zusammen. So profitieren die Mandanten von der Qualifikation und Erfahrung vieler Experten. Denn bei vielschichtigen Problemen kann keine Teillösung, sondern nur eine ganzheitliche Beratung zum Erfolg führen.

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