Automatische Erkennung von Dokumenten mit ecoDMS

scannen, archivieren, verwalten mit der Archivierungs-Software ecoDMS

Der intelligente Vorlagen Designer ermöglicht eine automatische Zuordnung von Dokumenten.

Aachen, im Dezember 2014. Die Archivierungs-Software ecoDMS ermöglicht eine sichere Ablage, eine professionelle Verwaltung und ein blitzschnelles Wiederfinden beliebiger Dokumente. Mit der aktuellen Version 14.08 (krusty) hat ecoDMS unter anderem auch eine automatische Dokumentenerkennung erhalten. Durch diese moderne Funktion können Dokumente anhand des Designs und Inhalts vom System erkannt und automatisch zugeordnet werden. Dieses Verfahren sorgt für noch mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Sicherheit bei der Archivierung und Verwaltung jeglicher Unterlagen.

In wenigen Schritten sind die Vorlagen für die Erkennung erstellt. Der Benutzer kann die dazugehörigen Konfigurationen direkt über den Vorlagen Designer des Dokumentenmanagementsystems erfassen und speichern. Für die Dokumentenerkennung können verschiedene Kriterien definiert werden. Eine Klassifizierungsvorlage ist die Basis der automatischen Zuordnung von Dokumenten. Innerhalb dieser Vorlage wird festgelegt, wie das Dokument in ecoDMS abgelegt und somit klassifiziert werden soll.

Die automatische Zuordnung von Dateien kann beispielsweise auf Basis des Dokumenten-Designs erfolgen. Hierbei werden die Kopf- und Fußzeilen eines Dokuments vom System im Hintergrund ausgelesen und als wesentliches Merkmal zur Erkennung der Vorlage gespeichert. Ergänzend dazu können Felder in einem Dokument markiert werden. Die einzelnen Bereiche werden dann mit verschiedenen Farben gekennzeichnet. Bei der Archivierung des Dokuments durchsucht ecoDMS die selektierten Felder und übergibt deren Inhalte automatisch an die Klassifizierungsmaske. Auf diese Weise können zum Beispiel der Zielordner, das Datum, die Rechnungsnummer und vieles mehr automatisch ausgelesen und zugeordnet werden. Optional kann die automatische Klassifizierung auch über Schlagwörter erfolgen. Der Benutzer kann die erforderlichen Schlüsselwörter ganz leicht definieren. Die Begriffe müssen im Dokument vorkommen, damit die Vorlage ausgeführt wird. Bei erfolgreicher Übereinstimmung und Erkennung werden die gespeicherten Informationen von ecoDMS für die Klassifizierung geladen.

Die beliebte Archivsoftware ecoDMS überzeugt durch eine moderne Technik, eine benutzerfreundliche Oberfläche und durch eine einfache Bedienung. Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an eine revisionskonforme Dokumentenverwaltung. Der ecoDMS Server bildet dabei die Grundlage des Systems. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Als erstes Archivsystem bringt ecoDMS frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden.

ecoDMS hebt sich vor allem durch den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro pro Lizenz und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Einige tausend Firmen- und Privatnutzer haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz, darunter sind über 3000 Firmenkunden. Das Dokumentenmanagementsystem ist schnell installiert und benutzerfreundlich aufgebaut. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.

Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Die Benutzer- bzw. Lizenzanzahl kann frei bestimmt und bei Bedarf auch erweitert werden. Vor dem Kauf kann ecoDMS 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Die Free4Three Version des Dokumenten-Management-Systems darf von Privatnutzern sogar mit begrenztem Funktionsumfang immer kostenlos genutzt werden.

Für den optimalen Einstieg in das System sorgen ausführliche Benutzerhandbücher und lehrreiche Schulungsvideos. Darüber hinaus hat die ecoDMS GmbH jegliche Vertriebs-, Produkt- und Kaufinformationen auf der Homepage des Dokumenten-Management-Systems veröffentlicht.

Diese und weitere Informationen können unter www.ecodms.de nachgelesen werden. Hier können auch die Software Komponenten kostenlos heruntergeladen werden.

Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen der applord Holding Europe GmbH. Das Aachener Unternehmen vertreibt das gleichnamige Softwareprodukt ecoDMS. Mit dieser modernen Archivlösung können alle Dokumente sicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden.

Die ecoDMS GmbH bringt als erster DMS Anbieter frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management und hat auf dem Softwaremarkt völlig neue Wege in Sachen „Digitalisierung und Archivierung“ eröffnet.

Der überwältigende Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm hat 2014 die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Mit Wirkung ab dem 01.10.2014 sind sämtliche Vertriebsrechte des Software Pakets ecoDMS von der applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen worden. Ein hohes Maß an Qualität und Service zeichnet die ecoDMS GmbH aus. Jung, dynamisch und voller Tatendrang geht die ecoDMS GmbH mit dem beliebten Dokumenten-Management-System ecoDMS auf Erfolgskurs. Ein starkes, motiviertes Team bietet den ecoDMS Kunden einen optimalen Rundum-Service. Vertrieb, Entwicklung und Support: Alles unter einem Dach. ecoDMS bildet zusammen mit der Firma applord und appecon den einzigartigen Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH.

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Andrea Warmuth
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