Auftragsbestätigungsprüfung: Vollautomatisch mit OCC von Perzeptron

Automatisierte AB-Kontrolle reduziert Aufwand und Fehler

OCC von Perzeptron erfasst Auftragsbestätigungen digital und validiert sie präzise (Bildquelle: AdobeStock_752044670)

Eschborn, 25. Februar 2025 – Viele Einkaufsabteilungen kennen den klassischen Zeitfresser: Die Prüfung eingehender Auftragsbestätigungen. Mit der Software Order Confirmation Control (OCC) bietet Perzeptron eine vollautomatische Lösung, die Bestätigungen digital erfasst und präzise validiert. Abweichungen werden sofort aufgedeckt. Alle übereinstimmenden Lieferpositionen stellt OCC als einlesbare Datei zur Verfügung, so dass sie von jedem beliebigen ERP-System übernommen und verarbeitet werden können. Mit dem Tool lassen sich signifikante Zeiteinsparungen erzielen und Fehler reduzieren.

Die akribische Prüfung jeder Auftragsbestätigung ist im Einkauf essenziell. Wenn eine Abweichung zwischen der Bestätigung und der Bestellung übersehen wird, kann das zum Beispiel zu falsch gelieferten Mengen führen. Bei zu wenig Material kann es zu Produktionsengpässen kommen und bei Überlieferung entstehen möglicherweise unnötige Lagerkosten oder Kapitalbindung. Auch abweichende Lieferzeiten, falsche Artikel oder Spezifikationen und andere Faktoren bergen Risiken. Ein aufwändiges und fehleranfälliges Unterfangen also.

Mit dem von Perzeptron entwickelten OCC-Tool können Unternehmen ihre Prozesse rund um Auftragsbestätigungen deutlich beschleunigen und zugleich sicherer gestalten. Als Standalone-Lösung lässt sich OCC nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren und ist dann innerhalb weniger Stunden einsatzbereit. OCC ist mit jedem ERP-System und mit dem gängigen für die Auftragsbestäti-gungen verwendetem Dateiformat kompatibel. Gleichzeitig kann das Tool ideal mit der Perzeptron-Software MiG, die Abläufe in der gesamten Supply-Chain effizienter gestaltet, zusammenspielen.

Fehlerminimierung beginnt vor dem Produktionsprozess
OCC verarbeitet die eingegangene Auftragsbestätigung digital und automatisiert. Dabei gleicht das Tool die empfangenen Daten mit der zugehörigen Bestellung ab und prüft zum Beispiel Bestelltext, Artikelnummer des Herstellers, Hersteller, Menge, Preis und Liefertermin. „Alle Positionen sind übersichtlich in einem leicht verständlichen, browserfähigen Dashboard dargestellt. Abweichungen sind sofort sichtbar, sodass Mitarbeiter umgehend eine Anpassung oder Korrektur der Bestellung bzw. die Klärung mit dem Lieferanten vornehmen können“, erklärt Andreas Koch, Geschäftsführer bei Perzeptron.

Die vollautomatische Kontrolle bringt erhebliche Zeiteinsparungen. Ein Beispiel: trifft eine Auftragsbestätigung mit einer 80%igen Übereinstimmung gegenüber der Bestellung ein, spart die verantwortliche Person mindestens 80 Prozent Aufwand im Prüfprozess. Auch die abweichenden 20 Prozent müssen nicht aufwändig gesucht und gefunden werden, sondern werden sofort anschaulich dargestellt.

Zudem erhöht sich die Genauigkeit. Potenzielle negative Auswirkungen auf nachgelagerte Prozesse wie die Produktion werden von vornherein zuverlässig verhindert.

„Automatisierung wird oft mit der Produktion verbunden, doch sie sollte viel früher beginnen. So bringt Digitalisierung auch in Einkauf, Vertrieb und Backoffice große Vorteile. Die Potenziale werden noch viel zu wenig ausgeschöpft. Manuelle, repetitive Aufgaben wie das Prüfen von Auftragsbestätigungen sind fehleranfällig und kosten wertvolle Ressourcen. Durch Automatisierung können die Mitarbeitenden für strategische und wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden“, sagt Andreas Koch.

Die 1999 gegründete Perzeptron GmbH ist Beratungsunternehmen, Softwareentwickler und Dienstleister, mit Fokus auf Supply-Chain-Optimierung. Perzeptron bietet die eigens entwickelte Software MiG, die als ERP-Ergänzungssoftware fungiert. Sie schließt die Lücken herkömmlicher ERP-Systeme. Auf Basis von MiG hat Perzeptron ein System entwickelt, das die Planungssicherheit von stücklistenbasierten Produktionsunternehmen messen und bewerten kann. Diese sogenannte Effizienzanalyse ist in der Lage, die Ursachen für suboptimale KPIs zu identifizieren. Sie dient dazu, Lieferperformance, Kapitalbindung und Auftragsdurchlaufzeiten zu optimieren und Unternehmen auf ein neues Effizienzniveau zu heben. www.perzeptron.de

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