Rechnungsarchivierung nach Wegfall der qualifizierten, elektronischen Signatur

Was bedeuten die Änderungen der GDPdU durch das Steuervereinfachungsgesetz 2012 für die Rechnungsarchivierung nach Wegfall der elektronischen Signatur

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Das Bundesministerium der Finanzen hat ihr Schreiben Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) geändert. Demnach entfällt die Pflicht für elektronische Signaturen beim elektronischen Rechnungsempfang bzw. -versand. Mit dem Steuer-Vereinfachungsgesetz 2012 sind die umsatzsteuerlichen Regelungen für elektronische Rechnungen deutlich vereinfacht und liberalisiert worden. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur ist nicht weiter zwingend vorgeschrieben. Was heißt dies in der Praxis?

Rechnungsarchivierung nach Wegfall der qualifizierten, elektronischen Signatur

Für den Versender von elektronischen Rechnungen ist dies bestimmt eine deutliche Erleichterung. Für die Empfänger stellen sich jedoch neue Aufgaben, wie z.B. die Ablage der Rechnungen. Den Rechnungen müssen weiterhin im Original-Format abgelegt und schnell auffindbar sein. Ein Ausdruck der Rechnung in Papier inkl. des Zertifikats und die Ablage im Ordner ist nicht mehr möglich, da ja meist kein Zertifikat mehr mit geliefert wird. Es werden aber weiterhin auch Rechnungen in Papier per Post verschickt, somit ist eine elektronische Ablage dieser Rechnungen erforderlich um keine „zweigleisige“ Ablage mit Informationsverlust zu bekommen. Die Rechnungen die in Papier zugestellt werden, müssen gescannt und strukturiert abgelegt werden, um keine Informationslücken zu bekommen.

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Die Neininger Solutions ist ein Geschäftsbereich des traditionsreichen IT-Systemhauses Bürotechnik Neininger GmbH, welcher sich auf IT Lösungen in den Bereichen Enterprise Content Management (ECM), Dokumenten Management Systeme (DMS), E-Mail Management, E-Mail Archivierung, Backup, Storage, Virtualisierung und IT Security spezialisiert hat. Das Unternehmen mit Sitz in Donaueschingen ist überregional tätig und betreut mittelständische Unternehmen vorwiegend in den Regionen Freiburg, Konstanz (Bodensee), Tuttlingen, Villingen-Schwenningen, Rottweil, Balingen, Stuttgart.

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