2026 bringt Dynamik ins Ausgabenmanagement

Kommentar von Sebastien Marchon, CEO von Rydoo

2026 könnte das Jahr werden, in dem viele Unternehmen sich intensiv der Frage widmen, wie sie ihr Backoffice neu organisieren. Bürokratieabbau, Einsparungen und Effizienz stehen auch hier weit oben auf der Agenda. Die zahlreichen KI-Produkte und -Features, die derzeit auf den Markt kommen, legen für ein solches Vorhaben die optimale Grundlage. Auch im Management von Mitarbeiterausgaben, Reisekosten und Spesen wird sich deshalb mehr tun als nur zusätzliche neue Regularien.

Etwa 68 % aller Spesenabrechnungen sind simple Standardfälle aus der Kategorie „low risk“, die ohne Probleme automatisiert werden könnten. Darunter fallen beispielsweise Abos, regelmäßige Käufe oder Reisetickets. Diese Zahl ist keine Schätzung, sie stammt aus einer Analyse (https://www.rydoo.com/whitepapers/ai-expense-compliance/), bei der Rydoo (https://www.rydoo.com/de/)über 10,2 Millionen Belege ausgewertet hat. Mit einer spezialisierten Plattform für ihren Spesenprozess können Unternehmen hier hunderte, teils sogar tausende Arbeitsstunden sparen. Eine solche Automatisierung ist aber nur ein Punkt, der ein modernes Spesenmanagement immer relevanter macht:

– Compliance und Betrug: Hier ist 2026 viel Bewegung zu erwarten. Noch macht KI nur eine kleine Anzahl aller Betrugsversuche aus, doch dieser Anteil steigt schon jetzt. Auf der Gegenseite sind Tools wie Smart Audit von Rydoo aber schon heute in der Lage, KI-Fakes und herkömmliche Fälschungen mit hoher Genauigkeit zu entdecken. Hinzu kommt, dass neue Regularien auch neue Möglichkeiten für unabsichtliche Compliance-Verstöße bieten. Auch hier werden Apps und Plattformen eine wichtige Stütze sein, um Problemfälle zu reduzieren, statt zu erhöhen. Auf herkömmliche manuelle Art wird es immer schwieriger, Compliance-Vorfälle jeder Natur zu verhindern.

– Interne Regeln werden dynamisch: Richten wir das Licht auf die unternehmensinternen Richtlinien, können diese künftig dank KI deutlich dynamischer sein. In etwa vergleichbar mit Dynamic Pricing im Einzelhandel können aktuelle Modell auch hier Analysen nutzen, um Vorschläge für Anpassungen zu machen. Regeln werden nicht länger zwanzig Jahre unverändert sein, sondern sich an aktuellen Bedürfnissen und Mustern orientieren. Dies umfasst sowohl riskante Muster als auch nötige Freigrenzen, beispielsweise für Tickets.

– Prävention ersetzt Bestrafen: Generell hat im Ausgabenmanagement eine mittelfristige Entwicklung hin zu Prävention statt bloßem Erkennen eingesetzt. Möglich machen das die KI-Features mit ihren Echtzeit-Kapazitäten. Anstatt Probleme und Verstöße lediglich im Nachhinein zu entdecken und zu korrigieren, werden Mitarbeiter schon beim Einreichen eines Belegs über dessen Compliance informiert. Traditionelle Schulungen zu Ausgabenrichtlinien werden dadurch ersetzt durch einen dynamischen und aktuellen Informationsprozess. Auch diese Entwicklung wird Problemfälle verringern.

Alle diese Punkte haben eines gemeinsam: Es gab noch nie so viele Möglichkeiten, einen traditionell bürokratischen Prozess wie das Ausgabenmanagement so flexibel und dynamisch zu gestalten wie 2026. Was mancherorts noch immer mit viel Papier und Aktenordnern verbunden ist, kann ein funktionaler Echtzeit-Prozess sein, bei dem ein gewaltiger Return on Investment winkt. Die zentrale Rolle dabei gehört der Integration von KI. Allerdings keine KI, die Regeln nur befolgt, sondern eine, die hilft, ein praxisnahes Regelwerk zu gestalten. Auch das Ausgabenmanagement kommt um dieses Thema also nicht herum. Dafür erhält es aber auch einen wertvollen Helfer und Begleiter.

Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
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