10 häufige Fehler bei der Einführung einer Personalsoftware

Ob zur Personalkostenabrechnung, zum Bewerber- oder Personalmanagement, im Seminar- und Talent Management oder auch rund um Zeiterfassung oder E-Learning: In allen Bereichen des Personalwesens ist Personalsoftware heute ein Muss.

Aber machen wir uns nichts vor: Die Auswahl einer solchen Software ist oft aufwändig – und die Einführungsphase kann nervenaufreibend sein.

Welche Schritte beziehungsweise Fehler erforderlich sind, um die Einführung einer Personalsoftware direkt an die (Büro-)Wand zu fahren, hat der Personalsoftware-Anbieter Infoniqa zusammengestellt:

1. Definieren Sie weder ein Projekt noch einen Verantwortlichen

Alle sind sich einig, es soll sich was ändern, die HR-Software muss her. Wie und wer dafür verantwortlich ist, wird jedoch nicht geklärt. Dies ist der effizienteste Weg, den Erfolg des Projekts im Keim zu ersticken. Denn die Einführung einer Software ist komplex und die klassischen Schritte eines Projektmanagements müssen eingehalten werden.

2. Veranschlagen Sie für die Personalsoftware kein oder viel zu wenig Budget

Frei nach dem Motto „Was kostet die Welt?“ einfach mal loslegen. Spätestens nach der Recherche von Live-Demos ist dann die Frage beantwortet: viel. Es wäre also besser gewesen, den Budget-Entscheider von Anfang an mit ins Boot zu holen.

3. Lassen Sie die IT-Abteilung die HR-Software auswählen, ohne die Personalabteilung einzubinden

„Software ist ein IT-Thema!“ Das ist zwar nicht ganz falsch, aber leider etwas zu kurz gedacht. Denn Personalarbeit ist ein Thema, das alle Mitarbeiter:innen eines Unternehmens betrifft und aus zahlreichen, teils höchst individuellen Workflows besteht, die es abzubilden gilt.

4. Beschreiben Sie weder Anforderungen noch Ziele

Wieso, weshalb, warum? Alles nicht geklärt. Chancen und Risiken des Projekts bleiben so verborgen. Anders wird es verlaufen, wenn Sie klar definieren, welche Ziele Sie erreichen und welche Probleme Sie lösen wollen.

5. Stellen Sie eine riesengroße oder eine viel zu kleine Mitentscheider-Runde zusammen

Eine 23-köpfige Runde diskutiert so lange über Minimal- und Maximalanforderungen, Rollen, Probleme und Herausforderungen, bis auch das sechste Planungsmeeting ergebnislos ein Ende nimmt. Sie sollten bei der Mitentscheider-Runde also nicht auf Masse setzen, sondern nur Personen involvieren, die zum Entscheidungsprozess beitragen. Das sind vornehmlich die Mitarbeiter:innen, die seitens Budget, IT und / oder Anwendung direkt betroffen sind.

6. Vernachlässigen Sie, wie die Software in die Systemlandschaft eingefügt werden soll

Die Umsetzungsdetails stehen fest, der Vertrag ist ausgehandelt, alle Mitarbeiter:innen sind informiert und plötzlich steht der IT-Administrator in der Tür. „Das wird so nicht funktionieren“, sagt er. Man hätte sich besser vorher fragen sollen, ob die Anbindung an die anderen Systeme gewährleistet ist.

7. Ignorieren Sie die Zukunft komplett und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf das Hier und Jetzt

Das Thema Personalsoftware als Chance sehen, um Prozesse auch für die Zukunft abbilden zu können? Fehlanzeige! Schade, denn es war absehbar, dass das Unternehmen weiterwächst. Eine modulare, skalierbare Komplettlösung wäre sinnvoller gewesen.

8. Prüfen Sie oberflächlich jede Menge Angebote und entscheiden Sie dann spontan aus dem Bauch heraus

1,2 oder 3? Nach Vertragsschluss stellen Sie fest, Nummer 4 wäre die perfekte Software gewesen. Das hätten Sie aber nur frühzeitig erkannt, wenn sie vorab sorgfältig die Funktionen, die Zukunftssicherheit sowie Referenzen und Bewertungen abgewogen hätten.

9. Passen Sie Ihre Prozesse an die Software an

Was nicht passt, wird passend gemacht! Und da die Software kaum anpassbar ist, gibt diese nun vor, welche Abläufe Sie intern ändern müssen. Das Ergebnis: mehr Arbeit anstatt verschlankte Prozesse. Eine flexiblere Software hätte das verhindert.

10. Stellen Sie die Belegschaft vor vollendete Tatsachen und vermeiden Sie Erklärungen

Ein Dreizeiler ist absolut ausreichend, denn Sinn und Zweck der Einführung einer Personalsoftware sind selbsterklärend. Der Flurfunk sieht das leider anders: Schon wieder eine neue Software und Gehaltszettel bleiben unbeachtet im Self Service Portal liegen. Rechtzeitige, transparente Kommunikation wäre hier der Schlüssel zum Erfolg gewesen.

Infoniqa ist Spezialist fur Software- und Service-Losungen in allen Bereichen der administrativen und strategischen Personalarbeit: Personalmanagement, Personalabrechnung, Zeitwirtschaft und Outsourcing. Als einer der wenigen Komplettanbieter am Markt betreut das Unternehmen über 3.500 Kunden mit mehr als 2,5 Millionen Arbeitnehmern. Die Angebotspalette umfasst innovative HR-Softwarelösungen, die sowohl als Einzelmodule als auch als Gesamtlösung „Infoniqa ONE“ angeboten werden. Außerdem bietet Infoniqa Dienstleistungen wie Lohnabrechnung, Software-Hosting (SaaS), Consulting und Schulungen. Infoniqa verfügt über zehn Standorte in Deutschland, Österreich und in der Schweiz.

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