Optimierter Rechnungsworkflow – schnellere Freigabeprozesse: Rhomberg Bau digitalisiert Rechnungsverarbeitung mit Kendox

Oberriet, 23.10.2019 – Rhomberg Bau, ein führender Komplettanbieter im Bereich Bauen und Wohnen, implementiert mithilfe des Schweizer DMS-Spezialisten Kendox einen digitalisierten und einheitlichen Prozess bei der Rechnungsverarbeitung. Dadurch erzielt das Unternehmen eine schnellere Durchlaufzeit beim Freigabeprozess von Rechnungen und damit einhergehende Kosteneinsparungen. Gleichzeitig wird die Einhaltung der gesetzlichen Rechnungsmerkmale gemäß Umsatzsteuergesetz im Workflow sichergestellt.

Die Buchhaltungsabteilung der Rhomberg Bau GmbH koordiniert als Dienstleister innerhalb der international agierenden Rhomberg Gruppe den Rechnungsworkflow für über 60 Firmen. Hierbei fallen jährlich rund 40.000 Eingangsrechnungen an. Um diese zu digitalisieren und deren Bearbeitung zu erleichtern, setzt Rhomberg Bau auf das task-link System von Kendox – eine auf dem IBM System i (AS/400) basierende Lösung für die Baubranche.

Ziel des Projekts mit Kendox war die Optimierung der Freigabeprozesse für Papierrechnungen durch die Implementierung eines firmenweiten Workflows für eine zentrale Eingangsverarbeitung in der Buchhaltung sowie die sichere und genau dokumentierte Weiterverarbeitung und Archivierung. Vor der Umstellung gingen die Eingangsrechnungen in Papierform an den jeweiligen Sachbearbeiter. „Unter Umständen konnte es zwei bis drei Wochen dauern, bis eine bestimmte Rechnung in der Buchhaltung vorlag – auch aufgrund der unterschiedlichen Standorte“, erklärt Irmgard Mayerhofer, Leiterin Rechnungswesen bei der Rhomberg Bau GmbH.

Ein weiteres Ziel war die lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsschritte. Beim digitalisierten Workflow wird genau dokumentiert, wo eine Rechnung aktuell liegt, wer sie bearbeitet, welche Freigabeprozesse sie durchlaufen hat und wer für die nächsten Schritte verantwortlich ist.

Mit dem Workflow-System von Kendox ist es der Rhomberg Bau GmbH gelungen, den Rechnungsworkflow zu digitalisieren und zu automatisieren. Eingangsrechnungen in Papierform werden dazu gescannt und E-Mails in einem zentralen Postfach empfangen. Mithilfe der integrierten Lösung smart Fix von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Danach werden die digitalisierten Belege im Rahmen des task-link-Workflows zur Freigabe und an die jeweiligen Rechnungsprüfer weitergeleitet. Im Anschluss werden die Unterlagen zur Korrektur zurück an die Lieferanten übermittelt. Nach einer Endkontrolle durch die Buchhaltung, werden die Belegdaten an das Buchhaltungssystem zur endgültigen Verbuchung bzw. Zahlung weitergereicht.

Mit der Vereinheitlichung und Automatisierung aller Rechnungsprozesse erhöht die Rhomberg Bau nicht nur die Sicherheit und Transparenz, sondern spart durch die Automatisierung von Routineprozessen auch Zeit und Ressourcen. „Neben einem besseren Überblick stellen wir eine genaue Dokumentation sicher“, bestätigt Frau Mayerhofer. „Dank einer lückenlosen Dokumentation jeder Rechnung in Kombination mit dem 4-Augen-Prinzip gewinnt die Freigabe an zusätzlicher Sicherheit. Gleichzeitig wird mit der E-Mail-Anbindung des Rechnungsworkflows die Effizienz gesteigert und Kosten gespart.“

Die Rhomberg Bau ist aktuell dabei, die Schaffung weiterer Schnittstellen zur Optimierung des Rechnungsworkflows voranzutreiben. Mit dem nächsten Projektschritt sollen die Rechnungsdaten automatisiert aus dem Workflow an der Softwarelösung iTWO übergeben werden – ein für die Baubranche konzipiertes Kalkulationsprogramm. In einem nächsten Ausbauschritt ist zudem die Implementierung eines zentralen Ausgangsrechnungsworkflows geplant. Auch hier spielt die Rechnungskontrolle durch die Buchhaltung eine wichtige Rolle.

„Workflows für die Rechnungsverarbeitung oder die Digitalisierung von anderen Akten sind lebendige Systeme, die ständig weiterentwickelt werden müssen“, ergänzt der Kendox-Projektverantwortliche Alexander Suppan. „Bei Kendox werden die Workflows und Anbindungen an Systeme wie BDS fortlaufend um neue Funktionen ergänzt, um die aktuellen gesetzlichen Anforderungen abzudecken“.

Über Rhomberg Bau GmbH
Im Geschäftsbereich Bau ist die Rhomberg Gruppe als Komplettanbieter tätig und bietet Lösungen und Leistungen für alle Phasen im Lebenszyklus von öffentlichen und privaten Gebäuden. Dieser ganzheitliche Zugang stellt nicht nur eine Optimierung von Kundennutzen und Lebenszykluskosten sicher, sondern ermöglicht auch die Realisierung von Projekten, die die Kriterien der Nachhaltigkeit umfassend erfüllen. Das Leistungsspektrum der Rhomberg Bau reicht von der Planung und Projektentwicklung über (privaten) Wohnbau, öffentlichen und gewerblichen Hoch- und Tiefbau bis zu Umbau, Sanierung und Immobilien- oder Gewerbepark-Management. Im Vordergrund stehen benutzerorientierte, ökologisch wertvolle und sozial sinnvolle Lösungen für Wohn-, Arbeits- oder Begegnungsräume. Rhomberg Bau ist dabei sowohl als Total- wie auch als Generalunternehmer tätig, der schlüsselfertige Projekte realisiert. Das Joint Venture Goldbeck Rhomberg ist ein Spezialist für ökonomische, schnelle und flexible Systembaulösungen. Mit der Beteiligung an Sohm Holz Bautechnik ist Rhomberg Bau im Bereich innovativer Techniken mit dem Baustoff Holz tätig.
Rhomberg Bau verfügt über Standorte in Österreich, Deutschland und der Schweiz und beschäftigt 713 Mitarbeitende. Im Geschäftsjahr 2018/19 erwirtschaftete das Unternehmen 325 Mio. Euro Umsatz.
Weitere Informationen unter: www.rhomberg.com

Über Kendox

Kendox begleitet seine Kunden bei der Einführung digitaler Dokumenten- und Informationsprozesse. Seit 2004 entwickelt das Schweizer Softwarehaus moderne, flexible und benutzerfreundliche Standardsoftwarelösungen für Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, gesetzeskonforme Archivierung, Scanning, Eingangspostbearbeitung, E-Mail Compliance und digitale Akten. Die Kendox InfoShare Produktfamilie ist sowohl für die Installation beim Kunden als auch für den Einsatz als Cloud Service ausgelegt.
Der Hauptsitz der Kendox AG ist in Oberriet (Schweiz). Niederlassungen sowie Vertriebs- und Beratungsstandorte befinden sich in Wien (A), Westheim (D), Oberhausen (D) sowie an weiteren Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Kendox arbeitet eng mit einem Netzwerk von qualifizierten Vertriebs- und Implementierungspartnern zusammen und betreut mehrere hundert Kundeninstallationen.

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