Digitaler Alltag: So organisiert sich Deutschland im Büro

– Der Wrike Digital Work Report untersucht die wichtigsten IT-Werkzeuge deutscher Büroarbeiter
– Auswirkung der Digitalisierung wird mehrheitlich als positiv wahrgenommen
– E-Mails und Tabellen-Programme sind heute die meistgenutzten Tools – werden aber wohl in zehn Jahren verschwunden sein

München, 15.12.2016 – Deutsche Unternehmen sind im Digitalisierungs-Fieber. Wie die Digitalisierung bei den Büroangestellten, die letztlich mit neuen Software-Tools arbeiten, ankommt, ist die Fragestellung im aktuellen Digital Work Report von Wrike. Der Experte für Arbeitsmanagement untersucht, wie sich Büroarbeiter in Deutschland, Frankreich und Großbritannien organisieren und welche Werkzeuge sie dafür einsetzen.

Der Werkzeugkoffer der Schreibtischtäter

Im Durchschnitt jongliert jeder deutsche Büroarbeiter mit etwa fünf verschiedenen IT-Tools. Etwa sieben Prozent der Befragten nutzt sogar mehr als zehn digitale Hilfsmittel. Und ihre Anzahl scheint tendenziell zu steigen: 45 Prozent der Befragten nehmen gegenüber dem Vorjahr einen leichten Zuwachs der digitalen Hilfsmittel wahr. 15 Prozent bemerken sogar eine signifikante Steigerung. Dabei sind E-Mails zwar das meistgenutzte Tool, doch gleichzeitig sehen 40 Prozent der Befragten darin ein Hemmnis, um ihre Arbeit produktiv erledigen zu können.

Die meistgenutzten Tools zur Arbeitsorganisation in deutschen Büros

– E-Mail – 75 Prozent
– Tabellen-Programme – 62 Prozent
– Handschriftliche Notizen – 44 Prozent
– Konferenzsysteme (Audio, Video, Web) – 28 Prozent
– ERP-Systeme – 26 Prozent
– Instant Messaging-Dienste – 26 Prozent
– Projektmanagement-Software – 25 Prozent
– CRM-Software – 24 Prozent
– Collaboration-Software – 17 Prozent

Der Ländervergleich zeigt, dass Frankreich in Sachen Digitalisierung weiter zu sein scheint als Deutschland: Bei unseren Nachbarn im Westen nutzen nur 59 Prozent E-Mail regelmäßig für die Organisation ihrer Aufgaben, handschriftliche Notizen führt nur noch jeder vierte. Im Gegensatz dazu kommen in französischen Büros CRM-Tools (32 Prozent) häufiger zum Einsatz. Auch Collaboration-Software, die die Organisation gemeinsamer Projekte und Aufgaben erleichtert, hat sich in Frankreich bereits stärker durchgesetzt: Sie werden von nahezu jedem vierten (24 Prozent) genutzt, in Deutschland sind es erst 17 Prozent. Vielleicht ein Grund, warum die Franzosen trotz stärkerem Arbeitsanstieg (77 Prozent vs. 72 Prozent) weniger gestresst sind (60 Prozent vs. 65 Prozent)?

Keine Qual der Wahl

Nur 14 Prozent der Befragten des Digital Work Reports gaben an, ihre eigenen Tools nutzen zu dürfen. Demgegenüber haben 84 Prozent keine Möglichkeit, selbst über die Werkzeuge, die sie für ihre Aufgaben benötigen, zu entscheiden. Davon bestimmt in über 60 Prozent der Fälle die IT-Abteilung, in 24 Prozent der Bereichs- oder Teamleiter, welche Tools auf dem Rechner oder dem beruflich genutzten Smartphone landen.
Was aus IT-Sicht und im Sinne der Komplexitätsreduzierung nachvollziehbar und sinnvoll ist, führt aus Mitarbeitersicht aber zu geringerer Produktivität und schlechterer Effizienz. Schließlich wünschen sich 21 Prozent der Mitarbeiter bessere Hilfsmittel, wenn sie danach gefragt werden, wie ihr Arbeitgeber sie in ihrer Produktivität unterstützen kann – der Wunsch rangiert dabei gleich hinter den Bedürfnissen nach besserer Kommunikation, mehr Work-Life-Balance und größerer Wertschätzung.

Individuelle Einschätzung

Insgesamt stehen die Deutschen der Digitalisierung jedoch positiv gegenüber: So sind sich 74 Prozent der befragten Büroarbeiter sicher, dass die Einführung und Nutzung digitaler Hilfsmittel sowie die Digitalisierung an sich einen positiven Einfluss auf das eigene Unternehmen haben. Davon haben 57 Prozent festgestellt, dass dadurch Informationen zuverlässiger zur Verfügung stehen und geteilt werden. Über 50 Prozent sind der Meinung, dass es jetzt einfacher ist, von anderen Standorten oder von Zuhause zu arbeiten. 48 Prozent glauben, dass durch die Nutzung neuer Tools die Datensicherheit verbessert wird.

Wie (und womit) arbeiten wir in 10 Jahren?

Die grundsätzlich positive Einstellung gegenüber den digitalen Hilfsmitteln prägt auch die Prognose zu deren zukünftiger Nutzung: 37 Prozent der Befragten können es sich vorstellen, dass alle heute genutzten Hilfsmittel auch in 10 Jahren noch zum Einsatz kommen. Es ist bemerkenswert, dass fast jeder vierte Deutsche überzeugt ist, dass die beiden aktuell meistgenutzten Werkzeuge – Tabellen (24 Prozent) und E-Mail (21 Prozent) – bald von unseren Rechnern verschwinden werden. Die besten Zukunftsprognosen erhalten dagegen Tools, die die Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen: Nur 8 Prozent glauben, dass Instant Messaging-Dienste in zehn Jahren verschwunden sein werden, gefolgt von Social Media (10 Prozent), Konferenzsystemen (11 Prozent) und Collaboration-Tools (12 Prozent).

Andrew Filev, Gründer und CEO von Wrike, interpretiert die Studienergebnisse: „Der Digital Work Report zeigt, wie vielfältig die Technologielandschaft in heutigen Büros ist. Doch je uneinheitlicher die IT, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sich Informations-Silos bilden und es Menschen schwerer fällt, schnell relevante Informationen zu finden. Dieses Problem wird gerade in Deutschland verstärkt, da hier fast jeder Zweite handschriftliche Notizen anfertigt. Kein Wunder, dass sich 23 Prozent der Befragten beklagen, dass Informationen nicht auffindbar sind und so die Produktivität ausgebremst wird.

Es besteht also definitiv Nachholbedarf in Sachen hilfreicher Technologie im Büro. Wir haben die Arbeitsmanagement-Plattform Wrike entwickelt, um verschiedene Tools auf einer Plattform zu bündeln und für mehr Übersichtlichkeit und weniger Stress zu sorgen.“

rike ist eine auf SaaS basierte Projektmanagement- und Collaboration-Lösung, die weltweit von mehr als 13.000 Unternehmen eingesetzt wird. Die Lösung ist in zehn Sprachen und 120 Ländern erhältlich. Das gleichnamige, 2014 von Gartner als „Cool Vendor“ bezeichnete Unternehmen wurde 2015 und 2016 unter „Deloitte’s Technology Fast 500TM“, dem Ranking der am schnellsten wachsenden Unternehmen der USA, gelistet. Zudem erhielt Wrike Auszeichnungen als Top-Arbeitgeber von der San Francisco Business Times / Silicon Valley Business Journal und der Bay Area News Group. Mehr Informationen zu Wrike unter www.wrike.com/de

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