Wissen sichern durch Debriefing

Michael Fridrich

In deutschen Unternehmen wird täglich an Projekten gearbeitet, in denen wertvolle Informationen, wichtige Lösungskompetenzen und neues Wissen entstehen. Dieses Wissen und die erworbenen Kompetenzen werden immer noch zu selten systematisch erfasst und gespeichert. Oft sind sie an einzelne Personen gebunden und stehen nicht dem gesamten Unternehmen zur Verfügung. In einer Nachbesprechung, dem sogenannten Debriefing, können alle relevanten Wissensbausteine aus einem Projekt gesammelt, zentral dokumentiert und somit allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

Um ein systematisches Debriefing durchzuführen, ist es wichtig, einige zentrale Fragen – die typischen W-Fragen – zu beantworten. Die erste Frage lautet: Wer hat an dem Projekt mitgearbeitet, wer war intern und wer extern beteiligt und welches Wissen haben die einzelnen Personen gesammelt? Mit dieser Aufgabe beauftragt man am besten einen Redakteur oder einen Mitarbeiter mit einer guten „Schreibe“, der geübt ist, wichtige von unwichtigen Informationen zu unterscheiden und die in Interviews gesammelten Aussagen gut nachvollziehbar an zentraler Stelle, beispielsweise im Intranet, zu dokumentieren. Oftmals hat der Projektleiter nicht die nötige Schreibkompetenz für diese Aufgabe und auch nicht den nötigen Abstand zum Projekt, um neutral darüber zu schreiben.

Der ideale Zeitpunkt für ein Debriefing ist direkt nach Projektende. Hier sind die Eindrücke aus dem Projektalltag noch gut in Erinnerung und können umfassend dokumentiert werden. Bei längeren Projekten empfiehlt es sich, auch schon während des Projekts und bei Erreichen wichtiger Meilensteine ein begleitendes Debriefing durchzuführen. Langfristige Wirkungen von Projekten und ihre Auswirkungen auf den Wissensbestand und das Know-how der Mitarbeiter lassen sich durch regelmäßige Nachbefragungen feststellen und sichern.

Für die Qualität der durchzuführenden Interviews sorgt ein vorab vorbereiteter Fragenkatalog. Jedes Debriefing sollte maximal zwei Stunden dauern, da sonst die Konzentration und auch Motivation der befragten Mitarbeiter sinkt. Mit ganzen Teams können Debriefings auch sehr effektiv als halbtägige Workshops konzipiert werden. Braucht man mehr Zeit, um alle thematisch wichtigen Aspekte zu sammeln, ist es besser, mehrere Debriefings anzusetzen.

Der Schreibstil in den Dokumentationen sollte möglichst lebendig sein und auch individuelle Erfahrungen und Erlebnisse der Projektmitarbeiter enthalten. Bewertungen des Projektverlaufs und der einzelnen Ergebnisse sowie Verhaltens- und Handlungsempfehlungen – sogenannte lessons learned – in ähnlichen Situationen machen einen Projektbericht lesenswert und sichert seinen konkreten Nutzwert für die Mitarbeiter. Prägnante Statements und Originalzitate der am Projekt beteiligten Mitarbeiter erhöhen darüber hinaus die Authentizität des Berichts.

Die Projektauswertung sollte möglichst an einem zentralen und für alle relevanten Mitarbeitergruppen gut zugänglichen Ort abgelegt werden. Dies kann ein Intranet oder ein eigenes Wissensportal sein, das eigens für diesen Zweck eingerichtet wurde. Der Inhalt dieses Archivs sollte durch eine übersichtliche Struktur und Gliederung bzw. durch eine Volltextsuche gut erschließbar sein, damit die wesentlichen Informationen über frühere Projekte schnell und einfach recherchierbar sind. Um persönliche Nachfragen bei den am Projekt beteiligten Spezialisten zu ermöglichen, werden in den Einträgen auch deren Kontaktdaten eingetragen.

Bildrechte: Brigitte Averdung-Häfner

Jahrgang 1965, Businesstrainer, Berater und Coach, Diplom-Betriebswirt, Dozent an der FH Aachen für Unternehmensgründung und Persönlichkeitsentwicklung, Reiss Profile Master, geprüfter Trainer und Berater nach BDVT und BaTB, zertifizierter Verkaufsleiter Deutsche Verkaufsleiter-Schule.

Er schöpft aus über 20 Jahren erfolgreicher Berufserfahrung in Marketing und Vertrieb, davon allein 15 Jahre in diversen Managementfunktionen, zuletzt als Geschäftsführer.

Als Spezialist für die Bereiche Führung und Vertrieb bietet er mittelständischen Unternehmen aus Industrie und Dienstleistung drei Schwerpunkte an: Business-Coaching, Firmentrainings sowie Offene Abendtrainings.

Michael Fridrich erhielt 2009 einen Trainerpreis in der Kategorie „Bestes Seminarkonzept“, 2012 einen Unternehmerpreis und ist darüber hinaus ein gefragter Redner und Autor verschiedener Fachbeiträge, u.a. in der Zeitschrift Spitzenkompetenz, Spiegel Online, Zentrada, Außendienst Informationen. Der Experte für Führung und Vertrieb redet und handelt einfach Klartext.

Jeden Monat präsentiert Michael Fridrich in seinem Newsletter ein fachliches Thema, aktuelle Termine und weitere Informationen rund um Businesstraining & Beratung.

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