Kollaboration mit SharePoint und Microsoft Office

Viele Unternehmen führen SharePoint wegen der hervorragenden Zusammenarbeit mit Microsoft Office ein. Jedoch werden wegen fehlender Schulungen keinesfalls alle Potenziale zur Kollaboration genutzt. Hier ein Ratgeber, welche ein effektives Zusammenspiel der beiden Softwarekomponenten fördert.

Bei der richtigen Zusammenarbeit mit SharePoint und Office gilt es manches zu beachten.

Vielfach bewegt viele Unternehmen die Office Integration zu einer Installation von SharePoint. Seit SharePoint 2013 wurde die Kollaboration mit dem Office Paket forciert und so ermöglicht. Doch nach der SharePoint Implementierung fühlen sich viele Anwender überfordert. Um dieses Szenario vorzubeugen, werden nun Tipps und Ratschläge im Zuge der SharePoint-Office Kollaboration veröffentlicht.

Erst einmal klären wir die Frage, welchen grundsätzlichen Nutzen SharePoint für Organisationen verfolgt. Unternehmen verwenden SharePoint primär zum Erstellen von Websites. So können Organisationen SharePoint als sicheren Ort zum Speichern, Ablegen und Freigeben sowie zum Zugreifen auf Informationen von nahezu allen Endgeräten aus verwenden.

Viele Anwender werden dann ins kalte Wasser geworfen, ohne die genauen Schritte zur Office Integration zu kennen. Dabei würde eine SharePoint Schulung bei Experten Abhilfe schaffen. Speziell nach Fertigstellung der Lösung wurde oft bemerkt, dass den Benutzern zu wenig vermittelt wurde, dass nun mit der SharePoint Serverseite neue Office Funktionalitäten zur Verfügung stehen. Gleich nachdem ein Dokument erstellt und verfügbar ist, kann es anschließend mit einem üblichen Browser auf die SharePoint Plattform hoch- und runtergeladen werden. In diesem Bezug ist auch die Funktion der Mehrfach-Uploads zu erwähnen, welche eine beschränkte Anzahl an Dokumenten zum gleichzeitigen Hochladen ermöglicht.

Doch jede Webanwendung ist imstande, Dokumente per „Hochladen-Button“ an einen bestimmten Ort upzuloaden. Da ist es falsch, bereits von einer Office Integration zu sprechen. So gesehen müsste man noch die weiteren Punkte zur vollständigen Office-Integration besprechen. Diese werden zusammengefasst dargestellt.

Sobald die Bibliothek per „Mit Office verbinden“-Funktion in den Windows Explorer implementiert und integriert wurde, wird das „Speichern unter“, das Öffnen sowie das Browsen auf einfachste Weise ermöglicht. Der „Hochladen-Knopf“ sollte spätestens dann in Vergessenheit geraten.

Ein hauptsächlicher Nutzen der Zusammenarbeit zwischen SharePoint und Office ist die Funktion, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. Das funktioniert super in Word und PowerPoint, bei Excel hingegen gibt es diese Funktionalität noch nicht. Wenn man beispielsweise ein Word Dokument bearbeiten möchte, wird es als Erstes angeklickt und es öffnet sich dann in Microsoft Word. Je nach Wahl kann es entweder schreibgeschützt gelesen werden oder der Anwender startet gleich mit seinen Kollegen das gemeinsame Bearbeiten des Dokuments.

Zu guter Letzt noch eine andere wichtige Funktionalität in dieser Symbiose: Der Versionsvergleich mit Vorgängerversionen wurde direkt in Microsoft Word integriert. So ist es auf simple Art und Weise möglich, per Mausklick die aktuelle Version mit einer älteren zu vergleichen. Die Differenzen der beiden Versionsdokumente werden in der gewohnten Darstellung im Überarbeitungsmodus visualisiert.

Zusammengefasst lässt sich festhalten, dass eine im Vorfeld abgehaltene SharePoint Schulung unerlässlich ist, um die gesamten Nutzenpotenziale der SharePoint-Office Kollaboration anwenden zu können. Bildquelle:kein externes Copyright

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