Ultimo: Strategisches Outsourcing erfordert ein intelligentes Projektmanagement

Auch kleine und mittlere Unternehmen können Aufgaben extern erledigen lassen

Ultimo ist ein interdisziplinärer und branchenübergreifender Service- und Kompetenzverbund

Bielefeld. Outsourcing liegt wieder im Trend. Ob in der Industrie, bei Dienstleistungsunternehmen oder öffentlichen Organisationen, viele Aufgaben werden an externe Unternehmen vergeben. Die Ziele sind dabei fast immer dieselben: Die eigene Struktur schlank halten und sich auf das eigene Kerngeschäft konzentrieren oder sich Expertenwissen einkaufen. Zumeist werden Dienstleistungen wie Buchhaltung oder Datenmanagement outgesourct, immer öfter aber größere Aufgaben wie das komplette Marketing oder die IT. Wer sich für Outsourcing und damit für eine langfristige strategische Partnerschaft entscheidet, muss die Schnittstellen zwischen dem eigenen Betrieb und dem externen Partner kommunikativ und praktisch gestalten. Projektmanagement, Organisationsentwicklung und Kommunikationsprozesse bis hin einem Abgleich der beiderseitigen Businesskulturen sind unabdingbar, wenn Outsourcing gelingen soll.

„Outsourcing funktioniert leider nicht nach dem Prinzip „raus und läuft““, erklärt Jens Wörmann, Geschäftsführer des interdisziplinären Expertenverbundes Ultimo mit Sitz in Bielefeld. Vertrauen, sich aufeinander einlassen und eine eindeutige kommunikative und prozesstechnische Planung vor dem Start der Zusammenarbeit seien unbedingt nötig. „Kenntnisse aus dem Projektmanagement sind sehr hilfreich, wenn Outsourcing gelingen und fruchtbar sein soll“, sagt der Diplom-Betriebswirt, der in seinem Verbund rund 100 Berater und Dienstleister organisiert, darunter viele Experten, die sich als Outsourcing-Partner anbieten. Briefings, klare Aufgabenbeschreibungen, die Absprachen, wer mit wem wann und worüber sprechen soll und darf sowie definierte Umsetzungsziele seien auch nur Teilbereiche. Oft ginge Outsourcing viel weiter: gemeinsame IT-Strukturen, Personalplanungen auf beiden Seiten bis hin zu langfristigen gemeinsamen Marktstrategien seien oft ebenfalls notwendig.

„Schon wer seine Buchhaltung nach außen gibt oder eine Werbeagentur beauftragt bekommt dies teilweise zu spüren“, weiß Wörmann aus Erfahrung. Das lasse sich aber in der Regel noch einfach gestalten. Wenn es um das komplette Outsourcing von Geschäftsfeldern gehe, seien aber ganz andere Dimensionen des Managements nötig. „Bis hin zu kulturellen Aspekten und Unternehmenswerten.“

Einige Partner im Ultimo-Verbund hätten sich daher auf Fragen der Outsourcing-Gestaltung spezialisiert und vereinten neben ihrer eigentliche Fachexpertise auch Kompetenzen rund um die Themen Projektmanagement, Personal- und Organisationsentwicklung und IT. Es zahle sich langfristig aus, diese Themen ernst zu nehmen, so Wörmann abschließend. Outsourcing lohne sich auch für keine und mittlere Unternehmen und sei kein Privileg der Großen. Allerdings könnten sich kleinere Unternehmen keine Fehler leisten und seien deswegen mehr auf Beratung und Begleitung angewiesen. Es komme darauf an, sich von Anfang an für den passenden Partner zu entscheiden, mit dem man sich verstehe und mit dem man sich gemeinsam weiterentwickeln wolle und könne.

Weitere Informationen über den Ultimo-Verbund sowie die Themen Outsourcing, Projektmanagement und Organisationsentwicklung gibt es unter www.ultimo.org.

Ultimo ist ein interdisziplinär ausgerichteter Partnerverbund mit über 100 selbständigen Unternehmern und Dienstleistungsspezialisten im gesamten deutschsprachigen Raum. Angebotsschwerpunkte sind kaufmännische Dienstleistungen, Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Leistungen rund um die Unternehmenskommunikation und umfassende Managementservices für fast alle Geschäftsbereiche kleiner und mittlerer Unternehmen. Ultimo legt Wert auf praxisnahe, handfeste und nachvollziehbare Dienstleistungen zum fairen Preis und definiert sich als branchenübergreifender Service- und Kompetenzverbund. Ultimo ist eine Marke der Ultimo Verwaltungsdienstleistungen GmbH mit Sitz in Bielefeld.

Ultimo Verwaltungsdienstleistungen GmbH

Die Ultimo Verwaltungsdienstleistungen GmbH ist ein anerkannter und ausgezeichneter Franchisegeber und betreibt die zwei unabhängig voneinander operierenden Marken Ultimo und q2b – qualitytobusiness.

Ultimo gehört zu den Top 50 Franchisegebern in Deutschland (Wirtschaftsmagazin impulse) und zu den 30 schnellst wachsenden Franchisekooperationen („starting-up“ Heft 09/2008). Darüber hinaus ist das Unternehmen Mitglied in zahlreichen Fachorganisationen wie zum Beispiel dem Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) und dem Bundesverband Selbständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter (BBH). Ultimo und q2b sind geprüft vom Deutschen Franchisenehmer Verband (DFNV). Wegen seiner hohen Qualitätsorientierung ist das Unternehmen seit 2010 nach DIN ISO 9001/2008 zertifiziert.

Weitere Informationen unter www.ultimo.org.

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