Umsatzsteuer-Sicherheit durch Gelangensbestätigung

(Neustadt) Grundsätzlich sind Lieferungen in EU-Staaten umsatzsteuerfrei. Voraussetzung ist der Nachweis, dass die Waren tatsächlich in das EU-Ausland geliefert wurden. Dieser Gelangensnachweis kann nur mit Belegen erfolgen, die von der Finanzverwaltung anerkannt sind. Die Software „Z-GBS“ erstellt diese Bestätigungen, überwacht deren vorschriftsmäßige Rückgabe und übermittelt sie an die Finanzbehörde. Die neue Version 2.8 erstellt auch konsolidierte Bestätigungen.

Seit 2011 ist die umsatzsteuerfreie Lieferung in das EU-Ausland noch kritischer geworden. Die Ansprüche an den Nachweis, dass die Waren tatsächlich in einen anderen EU-Staat gelangt sind, sind nun deutlich höher. Rechnung, Zahlung und gültige Steuernummer des Empfängers allein reichen oft nicht mehr aus. Besonders kritisch wird es, wenn Käufer oder Verkäufer die Ware selbst transportieren und keinen externen Dienstleister einsetzen. Denn bei Spediteuren und Kurierdiensten können die vollständigen Trackingdaten oder Spediteursbescheinigungen als Gelangensbestätigung benutzt werden. Bei eigenem Transport ist eine „Gelangensbestätigung“ als Beleg zwingend notwendig. Das ist in verschiedenen Formen möglich.

„Z-GBS“ stellt sicher, dass Unternehmen alle behördlichen Anforderungen erfüllen können. Dies beginnt mit der automatischen Erstellung der Gelangensbestätigungen aus der Rechnung oder dem Lieferschein wie sie beispielsweise im ERP-System vorliegen. Anschließend wird automatisch geprüft, ob die Steuernummer des Empfängers gültig ist und ihm gehört. Trifft dies zu, versendet „Z-GBS“ die Bestätigungen, überwacht die Rücksendung, archiviert falls vorhanden die Trackingdaten eines Dienstleisters, mahnt und informiert, falls der Empfänger die Bestätigung nicht fristgerecht zurückschickt. Die Bestätigung kann entweder beleglos per E-Mail, über ein Portal im Internet oder klassisch auf Papier erfolgen. In der neuen Version 2.8 erstellt „Z-GBS“ auch konsolidierte Bestätigungen, die einzelne Lieferungen zusammenfassen. Marc Fürstner, Geschäftsführer der MHP Software GmbH: „Mit der neuen Version Z-GBS reduzieren sich der Aufwand für die Gelangensbestätigungen und das Risiko nachträglicher Umsatzsteuerforderungen deutlich.“

Die Software „Z-GBS“ steht als Inhouse- und als Rechenzentrumslösung zur Verfügung und wird in Deutschland und im EU-Ausland von kleinen, mittleren und großen Unternehmen und Konzernen eingesetzt.

Die MHP Solution Group ist einer der führenden Lösungsanbieter für die Bereiche Versandlogistik, mobile Lagerlösungen und Außenwirtschaft. Weltweit setzen Mitte 2016 etwa 3.000 Unternehmen diese Lösungen ein. Jährlich werden aktuell ca. 160 Mio. Packstücke versendet und ca. 650.000 ATLAS Transaktionen mit MHP-Lösungen ausgeführt. Das Leistungsspektrum deckt die gesamte Bedarfskette von der Beratung, Lieferung und Umsetzung von Soft- und Hardwarelösungen ab. MHP bietet umfassenden Support (bis 24/7), dauerhafte Beratungsleistungen und die stetige Versorgung mit Verbrauchsmaterialien (z.B. mit Etiketten und Formularen). Die Produkte sind je nach Anforderung und Möglichkeit sowohl als Ein- oder Mehrplatzinstallation im Netzwerk des Kunden, wie auch als Cloud-Computing Lösung (SaaS/ASP) einsetzbar.

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