Trends ´24: Archivierungs- und Dokumenten-Management

Neu-Isenburg, 13. Dezember 2023 – Die im DSAG-Investitionsreport 2022 (https://dsag.de/presse/dsag-investitionsreport-2022-steigende-budgets-teilweise-zurueckhaltung-bei-rise/)identifizierten Veränderungen gaben der SAP-Community erste Hinweise darauf, welche Trends im kommenden Jahr zu erwarten sind: Neben Cybersecurity ganz oben auf der Liste: KI, Automatisierung und Nachhaltigkeit. Für das Dokumenten- und Archivierungsmanagement ergeben sie daraus folgende Prognosen:

1. Die KI-Ampeln stehen auf grün
KI wird nach und nach weitere Bereiche erobern und damit auch intensiver Einzug in die Archivierung halten. Nicht für jede Anwendung im Unternehmen wird, Stand heute, eine eigene KI Sinn machen. Daher werden vor allem die KI-Lösungen der großen Anbieter, beispielsweise von SAP sich professionalisieren. Umsysteme, wie Archivierungs- und Dokumenten-Management-Plattformen sollten sich deshalb als wichtige Zulieferer für diese Systeme verstehen, von deren Weiterentwicklung auch sie profitieren. Daten sauber liefern sowie Schnittstellen flexibel und Cloud-native bereitstellen – das sollte im Fokus zukunftsorientierter Dokumentenmanagementlösungen sein. Und noch einen Vorteil bringt KI in das Thema Archivierung ein: versteckte Archivierungspflichten, beispielsweise in SharePoint, oder aufgrund von DSGVO-Relevanz lassen sich leichter identifizieren, klassifizieren und zuletzt umsetzen.

2. Automatisierung der IT
Cloud-native Ansätze und Container-Lösungen werden weiter zunehmen. Dadurch erhöht sich – ganz von alleine – der Automatisierungsgrad der gesamten IT und damit auch der Archivierung. Das hat den Vorteil, dass die Administratoren weniger Aufwand haben, richtlinienkonforme Archivierungskonzepte zu entwickeln und umzusetzen, denn je größer der Automatisierungsgrad, desto weniger „lästige“ manuelle, fehlerbehaftete Archivierungsprozesse. Das wiederum entlastet die IT und die Anwender und sorgt so ganz nebenbei für einen Imagegewinn auf Seiten der Archivierung.

3. ESG erhöht das Nachhaltigkeitslevel der Unternehmen
Die von der EU in Form des ESG verabschiedeten Vorgaben zum Klimaschutz werden 2024 zum ersten Mal greifen. Im ersten Schritt sind zwar nur Großunternehmen von den Reporting-Pflichten betroffen, aber schon jetzt sind indirekt Zulieferbetriebe involviert und auch Mittelständler sehen neue Nachhaltigkeitskonzepte auf der Agenda der nächsten Jahre. Damit soll sich sukzessiv die Nachhaltigkeit in den Unternehmen verbessern. Im Kontext der Archivierung ist jede Art von Qualitätscheck der Software hinsichtlich des Footprints gewünscht! Wie arbeitet der Zulieferer, wie arbeitet die Lösung, welche Ressourcen werden bei der Implementierung und dem Betrieb benötigt. Insbesondere das „Ausmisten“ der archivierten Dokumente kann Teil eines zukunftweisenden ESG-Konzepts für die Archivierung sein.

Die KGS Software GmbH mit Hauptsitz in Neu-Isenburg bei Frankfurt am Main ist für Top-Unternehmen weltweit seit über 20 Jahren der digitale Archivspezialist. Daten und Dokumente aus SAP sowie Dokumente aus anderen führenden Applikationen werden mittels performanter, schlanker Software migriert und archiviert. Unter dem Brand „tia®“ – the intelligent archive – vereint der Archivhersteller seit 2020 alle kgs Produktmodule zu einer gemeinsamen Vision des intelligenten Dokumentenarchivs. tia® steht für autonome Archivierung, ist anschlussfähig an beliebige Anwendungen, Speicherlösungen und Cloudtechnologien und bietet Unternehmen den Single Point of Truth (SPoT) für den Zugriff auf Dokumente. Seit 2005 zertifiziert kgs für die SAP weltweit ArchiveLink® und ILM-Schnittstellen und ist globaler SAP Value Added Solutions Partner. Darüber hinaus wurde die tia® CMIS Schnittstelle 2022 von SAP als erste im Markt offiziell zertifiziert. Weitere Informationen unter: www.kgs-software.com

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