So automatisieren Sie Ihre Excel Geschäftsprozesse professionell im Web

Prozessverlagerung der lokalen Exceldaten ins Web

Wer kennt die Problematik bei der Digitalisierung nicht? Wie bekommt man die Excel Kalkulation in die Cloud, sodass Mitarbeiter/Geschäftspartner/Kunden ebenfalls auf die Dateien zugreifen können? Gar nicht! Weil Excelkalkulationen aus unserer Sicht nichts in der Cloud zu suchen haben. Weder auf Googlesheets, noch auf sonstigen Online-Sheet-Lösungen oder SaaS-Diensten.

In Cloudsystemen werden die Daten oft auch mit Verstoß gegen das Datenschutzgesetz einfach weiter gegeben. Kein Mensch weiß später mehr, wo die Daten überall als Kopie online hinterlegt wurden. Das kann fatal enden für absolut sensible Excelkalkulationen von Klein- und Mittelstandunternehmen und auch für Konzerne.

Aus unserer Sicht, reicht im Notfall EIN Upload auf einem Serversystem bei einem etablierten vertrauenswürdigen deutschen Hoster, damit die Kalkulationen online verfügbar sind.

Geschäftsprozesse professionell automatisieren

Ziel der Digitalisierungslösungen ist nach wie vor, verschiedene Geschäftspartner durch Software in unternehmensinterne Prozesse einzubinden und diese editierbar zu gestalten. Gleichzeitig sollen Prozesse möglichst weit automatisiert werden. Aber soll denn wirklich jeder Geschäftspartner sämtliche Kalkulationen einsehen/bearbeiten können? Wohl kaum.

Oftmals unterscheiden sich Berechtigungen zum Bearbeitungsstatus von Zelle zu Zelle und eben nicht nur je Tabellendokument (wie bei Google Sheets möglich). Und genau da beginnen die Komplikationen.

Die Herausforderungen bei der Auslagerung der Excelberechnungen sind nicht die einfachen Formeln und Zellenwerte, sondern z.B. die SVERWEISE und das komplexere VBA Scripting, das bei Excel lokal im Hintergrund stattfindet. Anspruchsvoll kann außerdem die Anbindung der Rechenprozesse an die Kommunkationsprozesse sein, dann führen wir eine umfangreiche Prozessanalyse durch.

Mittlerweile gibt es Lösungen in PHP, Python oder Java, die die Standard-Excelfunktionen zu 90% online nachbilden. Auch wir arbeiten aktuell mit einer ähnlichen Lösung in einer selbst entwickelten Version.

Sobald jedoch eine Veränderung der ursprünglichen Excelkalkulation stattfindet (Datenupdate), wird es komplexer. Aktuell gibt es kaum eine hochwertige Lösung, die einen ständigen Abgleich der Berechnungen mit den Onlinedarstellungen in einem hochwertigen Design gewährleisten kann.

An dieser Stelle bieten wir 2 Lösungen an:

1) Die erste Lösung bezieht sich auf reine Zahlen- und Textdaten ohne jegliche Formeln, wie oft bei Preisdaten zu sehen. Hier lagern wir eine editierbare Datenliste in einer MySQL-Datenbank aus und erhalten so später die Möglichkeit, auf diese über eine im Excel-Style entwickelte Lösung online zuzugreifen. Die Daten werden in der MySQL-Datenbank gespeichert und können später problemlos abgefragt/bearbeitet werden. Mit dieser Lösung können auch sehr umfangreiche Preislisten verwaltet werden.

2) Zweite Lösung Indexvergleich: Excelfile wird auf Server hinterlegt und eine PHP-Datei rechnet in Echtzeit jede einzelne Formel im Hintergrund durch.

Leider erfordert die zweite Lösung sehr viel Rechenpower, da bei Klick auf BERECHNEN wirklich JEDE Formel einmal durchgerechnet werden muss.

Kein Problem ist das bei kleinen und überschaubaren Excel-Projekten. Bei sehr umfangreichen Excelprojekten jedoch, kann aus unserer Sicht aktuell nur Lösung 1) genutzt werden.

Prozessoptimierung in der Industrie

Gerade bei der Planung von Industrieprozessen bzw. industrieähnlichen Prozessen wird oft mit Excelkalkulationen gearbeitet. Das geht so lange gut, wie bei den Kalkulationen keine wechselseitige Kommunikation mit Kunden nötig ist und die Berechnungen nur intern genutzt werden.

Sobald jedoch Kunden oder Mitglieder gemäß der Kalkulationen abgerechnet werden oder aber z.B. Beitragsbescheide online ausgefüllt werden, wird es schwierig. Dann ist der Weg ins Web meist sinnvoll und flexibler.

Der Nachteil ist, dass die Kalkulationen einmal komplett auseinander genommen werden müssen, um diese später im Web mit den passenden Funktionen nachbauen und in die Prozessautomatisierung integrieren zu können. Aber dieser Aufwand fällt nur einmalig an, danach können Unternehmen und Kunden direkt auf die Onlinemodule zugreifen und auch umfangreiche Bestandsdaten problemlos online aktualisieren.

Wir ermöglichen Ihnen den Weg ins Web

Nutzen Sie Excelberechnungen, die ins Web ausgelagert werden sollen? Wir arbeiten uns detailliert in Ihre Industrie-Prozesse hinein und entwickeln aus Ihren umfangreichen Berechnungen eine entsprechende Webplattform oder API.

Fragen Sie uns, wir freuen uns auf Ihre Datenbegutachtung!

Weitere Informationen unter: https://bit.ly/3vKcsbG

Die oak media GmbH entwickelt seit vielen Jahren hochwertige Online-Digitalisierungslösungen im B2B-Bereich.

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