Schluss mit Papier – 75 % weniger Aufwand für Westernacher Consulting durch digitales Spesenmanagement

Rydoo überzeugt die global tätigen IT-Experten mit Flexibilität und SAP-Anbindung

Als Berater für die Umsetzung komplexer IT-Projekte und SAP war es Westernacher Consulting (https://westernacher.com/) wichtig, auch selbst über moderne Lösungen zu verfügen. Weshalb, das zeigt ein Effizienzgewinn von 75 % über Niederlassungen in 21 Ländern hinweg. Diesen hat Westernacher dadurch erzielt, dass das Unternehmen im Spesenmanagement von veralteten Tools und Excel hin zur intelligenten Lösung von Rydoo (https://www.rydoo.com/de/)gewechselt ist.

Die Umstellung zu Rydoo hat sich als Erfolg auf vielen Ebenen erwiesen. Am signifikantesten ist dabei die eingesparte Zeit, denn das Team von Westernacher berichtet, im Durchschnitt etwa 75 % weniger Zeit für Spesenberichte aufbringen zu müssen. Statt Stunden oder Tage benötigen sie nun lediglich Minuten. Die freien Kapazitäten stehen nun voll und ganz Kundenprojekten zur Verfügung und ermöglichen zusätzliche Umsätze.

Ein Blick auf die Zahlen macht das Ausmaß der Einsparungen deutlich: Während einer klassischen Reisewoche können pro Consultant bis zu 30 Belege anfallen. Bei über 100 Team-Mitgliedern, die regelmäßig reisen, ergibt das mehr als 3000 Belege pro Woche, die zuvor in Papierform und Excel-Tabellen verwaltet werden mussten.

Dieses Weniger an administrativen Aufgaben hat zu einer deutlich höheren Zufriedenheit im Team gesorgt. Nicht nur, dass Erstattungen schneller vorhanden gehen, auch die Genehmigungsverfahren sind deutlich transparenter als zuvor. Und insbesondere das nutzerfreundliche Einscannen aller Belege per OCR-Technologie konnte überzeugen.

Warum Rydoo? Globale Flexibilität und nahtlose SAP-Anbindung

Das Ziel von Westernacher Consulting war es, seine globalen Abläufe einheitlich zu regeln, statt in jeder Region verschiedene Lösungen zu nutzen. Dafür suchten sie nach dem bestmöglichen Tool. Aus verschiedenen Grünen fiel die Wahl dabei auf Rydoo: Einer ist die Flexibilität, sich je nach Land gemäß lokalen Vorschriften anpassen zu lassen und dennoch in ein globales Unternehmen eingebunden zu sein.

Die direkte Integration mit SAP war mindestens ebenso wichtig. Mitarbeitende reichen Belege nun per Smartphone ein, wobei die Daten automatisch mit dem SAP von Westernacher synchronisiert werden. Auch bei globalen Projekten ist so ein Austausch in Echtzeit möglich. Der Aufwand für das Backoffice-Team ist dadurch extrem gesunken, ebenso die Anfälligkeit für Fehler. Sämtliche Abrechnungen und Erstattungen dagegen gehen einfacher denn je zuvor von der Hand.

„Vor Rydoo verbrachten wir den halben Tag mit der Bearbeitung von Belegen. Jetzt können Berater:innen ihre Spesen innerhalb von Minuten einreichen und sie werden sofort mit SAP synchronisiert“, lautet das Fazit von Kristian Schachner, SAP Transportation Management Consultant bei Westernacher Consulting. Rydoo hat sich für Westernacher als wahrer Gamechanger erwiesen. Das Unternehmen kann sich daher gut vorstellen, Rydoo in Zukunft noch intensiver zu nutzen. Interessant ist dabei beispielsweise die Fähigkeit, Berichte zu reisebezogenen Emissionen zu erstellen.

Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
Für weitere Informationen besuchen Sie bitte: https://www.rydoo.com

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