Rechtskonforme Aufzeichnung von Telefonaten

Zertifizierte IP-Lösung von ANDTEK bietet Rechtssicherheit bei der Aufzeichnung von Telefongesprächen bei Anlageberatungen und Geschäftsabschlüssen

München/Hallbergmoos, 17. September 2013 – Von Gesetzes wegen müssen viele Dienstleistungsunternehmen geschäftliche Telefonate auf Tonträger aufzeichnen. Mit „AND Recorder“ bietet die ANDTEK GmbH eine IP-Softwarelösung für die rechtssichere Aufzeichnung von Telefongesprächen an. Unter anderem Finanzdienstleister können damit einerseits ihren Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten nachkommen, andererseits haben sie Rechtssicherheit bei der Aufzeichnung von Telefonaten.

Rechtssicherheit durch Aufzeichnung von Telefongesprächen

Die meisten international agierenden Unternehmen zeichnen bereits Telefonate auf, wenn es um telefonische Beratungen, Geschäftsabschlüsse oder -anbahnungen geht. Das schafft Rechtssicherheit und beugt später auftretenden Missverständnissen oder Meinungsverschiedenheiten vor. Durch die Aufzeichnung von Telefongesprächen dokumentieren Unternehmen aber auch ein rechtskonformes Handeln und kommen damit der im Handelsgesetzbuch geregelten sogenannten Organisationsverpflichtung nach.

Bei Finanzdienstleistern, die einer besonderen Aufsicht unterliegen, ist die Gesprächsaufzeichnung bereits gängige Praxis, insbesondere wenn es um Anlageberatungen geht. Denn seit 2009 müssen Wertpapier-Dienstleistungsunternehmen laut Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) über jede Anlageberatung bei einem Privatkunden ein schriftliches Protokoll mit vollständigem Inhalt anfertigen. Dies aber kann nur über eine rechtssichere Aufzeichnung erfolgen, will das Unternehmen seiner Organisationsverpflichtung nachkommen.
Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) fordert daher ausdrücklich, dass Geschäftstelefonate von Wertpapierhändlern aufgezeichnet und für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden sollten.

Revisionssichere und gerichtsfeste Aufzeichnung

Die ANDTEK GmbH hat aus diesem Grund ihre IP-Softwarelösung „AND Recorder“ juristisch prüfen und zertifizieren lassen, um die rechtssichere Aufzeichnung von Telefongesprächen gewährleisten zu können.
Laut Zertifikat entspricht die ANDTEK-Aufzeichnungslösung in Ableitung handels- und steuerrechtlicher Vorschriften der Revisionssicherheit. Unternehmen haben damit die Garantie, dass mit „AND Recorder“ aufgezeichnete Telefongespräche rechtssicher sind und vor Gericht in vollem Umfang Bestand haben.

Eine rechtssichere Aufzeichnung von Telefonaten mit „AND Recorder“ bietet Unternehmen im Einzelnen:

– Vorgeschaltete Hinweise zur Wahrung des Persönlichkeitsrechts,
– Indexierung für schnelle Auffindbarkeit,
– Kontextbezogene Suche,
– Exportfunktion für die Übergabe an Gerichte und Behörden,
– Schutz vor Veränderung und Verfälschung,
– Sicherheit vor Verlust durch Backups,
– Nutzung nur durch Berechtigte,
– Verschlüsselung zur Gewährleistung der Vertraulichkeit,
– Festlegung von Aufbewahrungszeiten.

Anwender von „AND Recorder“ können genau definieren, wer welche Telefongespräche aufzeichnen kann und wer dies nicht darf. Ein Telefonat kann immer von Beginn an aufgezeichnet werden, selbst wenn der entsprechende Mitarbeiter erst während eines Telefonates die Aufzeichnung aktiviert. Diese Funktion erlaubt die Rekonstruktion des genauen Wortlautes und ist besonders bei nachträglich notwendiger Aufzeichnung (z.B. Drohanrufen) ein wichtiges Feature.
Aufgezeichnete Telefongespräche lassen sich weltweit und standortunabhängig abrufen. Entweder direkt über das IP-Telefon oder aber am PC.
Selbst die Aufzeichnung von verschlüsselten Gesprächen ist möglich. Interessant ist dies insbesondere in sicherheitskritischen Bereichen, um einerseits Telefonate sicher übertragen zu können und andererseits dennoch eine Aufzeichnung der Telefongespräche zu erhalten.

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Die ANDTEK GmbH, im Jahr 2000 gegründet, ist spezialisiert auf intelligente und kundenspezifische Unified-Communications-Anwendungen und -Mehrwertdienste. Die von ANDTEK entwickelten und implementierten Lösungen unterstützen Unternehmen branchenübergreifend bei der Verbesserung von Kommunikationsprozessen und eröffnen innovative Nutzungsmöglichkeiten der IP-Telefonie wie zum Beispiel Sprachaufzeichnung, Präsenzdienste oder Sicherheitsanwendungen. IP-Kommunikations-lösungen von ANDTEK sind unter anderem prädestiniert für Finanzunternehmen, Öffentlichen Dienst, Gesundheitswesen, Handel, Industrie und das Rechtswesen.

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