Mittelstand digital: Unternehmen automatisieren E-Mail Management mit KI

Die Mitarbeiter*innen der Kundenservice-Abteilungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen haben jeden Tag alle Hände voll zu tun. Denn bei der Flut von E-Mail-Anfragen gilt es nicht nur die richtigen Antworten zu geben, sondern auch die Anfrage zeitnah zu bearbeiten und dem Kunden ein erstklassiges Service-Erlebnis zu bieten. Herkömmliche E-Mail-Systeme stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Nachrichten landen in Team-Postfächern und niemand hat einen Überblick darüber, um welche Themen es geht, welche Anfragen priorisiert bearbeitet werden müssen oder bereits erledigt wurden. Was viel schlimmer wiegt: dem Management fehlt der Überblick über die Service-Qualität, die Prozesseffizienz und die Einhaltung einer einheitlichen Kommunikation gegenüber den Kunden. Das kann schnell fatale Folgen haben. Denn im Zeitalter der Digitalisierung erwarten nicht nur Kunden eine zeitnahe Reaktion auf Ihr Anliegen. Auch das Management erwartet Transparenz und Steuerungsinstrumente.

Um Service-Mitarbeiter*innen im Service-Dialog zu unterstützen und ihnen jederzeit den Überblick über alle Kundennachrichten zu bieten, setzen Unternehmen immer häufiger auf moderne E-Mail-Management-Software für einen effizienten und gleichzeitig personalisierten Kundendialog. Eine ebenso moderne wie hocheffiziente Cloud-Lösung hierfür ist ThinkOwl. Die Servicedesk-Lösung bietet Service-Teams einen zentralen Ort für die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass jeder im Team zum richtigen Zeitpunkt die richtige E-Mail mit den richtigen Informationen erhält. Denn anders als klassische Helpdesk-Software arbeitet ThinkOwl mit Künstlicher Intelligenz, die Inhalte der Nachrichten versteht und daher eingehende E-Mails automatisch kategorisieren und an die zuständigen Mitarbeiter oder Fachteams weiterleiten kann. Alle wichtigen E-Mail-Inhalte werden automatisch in Eingabemasken übertragen und der gesamte Bearbeitungsvorgang wird erfasst, so dass die Wissensdatenbank sukzessive mit wertvollen Informationen gefüllt wird. Die Kundenservice-Software lernt sozusagen mit jeder neuen Kundenanfrage dazu.

Kommen nun Kunden-E-Mails mit gleichen oder ähnlichen thematischen Sachverhalten beim Service-Team an, stellt das System direkt die passenden Antworten sowie Dokumente zur Verfügung, die er dem Kunden zur Beantwortung seiner Frage zusenden kann. Und selbst bei komplizierten Kundenanfragen gibt ThinkOwl systemgesteuerte Antworten vor, die dann für alle im Team konfiguriert werden können, sodass auch dieser Prozess bei ähnlichen gelagerten künftigen Anfragen automatisiert ist. Das spart Zeit und erhöht zugleich die Service-Qualität. Außerdem lassen sich Service-Levels zur Optimierung der Team-Performance definieren. Ergebnis: Glückliche Kunden und Effizienz im Service.

„Wir haben ThinkOwl entwickelt, um den Kundenservice für den Mittelstand optimal zu digitalisieren und gleichzeitig so einfach wie möglich zu gestalten. Als Low-Code-Anwendung ist ThinkOwl einfach einzurichten, leistungsstark und zukunftsweisend. Eine Servicedesk-Software für jedes serviceorientierte, moderne Unternehmen, das sein E-Mail-Management (https://www.thinkowl.de/funktionen/email-response-management) perfektionieren und auch alle anderen Kommunikationskanäle in einer zentralen Cloud-Anwendung sicher abwickeln möchte“, erklärt Rolf Esau, Geschäftsführer der ThinkOwl Europe GmbH. „Für die Nutzung von ThinkOwl sind weder spezielles Fachwissen, noch irgendwelche IT-Kenntnisse erforderlich. ThinkOwl lässt sich in nahezu alle gängigen Geräteplattformen integrieren und wächst mit jeder Unternehmensgröße flexibel mit“. Ein weiterer Pluspunkt: Unternehmen können ohne Investition in ThinkOwl einsteigen. Die Nutzung ist 30 Tage kostenfrei möglich. Und für kleine Teams steht selbst danach ein kostenfreier Plan als Option zur Verfügung.

Kundenservice intelligent automatisiert: ThinkOwl ist die erste Servicedesk Software aus der Cloud, die Ihre Mitarbeiter von Routinetätigkeiten befreit. Unterstützt durch KI stehen zu jeder Kundenanfrage auf jedem Kommunikationskanal genau im richtigen Moment und Kontext die richtigen Antworten, Lösungen und Workflows bereit. So werden aus E-Mails, Belegen & Dokumenten, Chats & Messenger Nachrichten automatisch die richtigen Folgeprozesse ausgelöst. Ergebnis der KI-Technologie: Glückliche Kunden, zufriedene Mitarbeiter und Ihr Kundenservice rechnet sich.

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Rolf Esau
Carl-Benz-Straße 10-12
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