Kommunikationsstrukturen

Eine gute interne Kommunikation spiegelt sich auch nach außen wieder

Es gibt viele zahlreiche Aspekte die für den Erfolg eines Unternehmens ausschlaggebend sind. Es gibt nicht einen Hauptaspekt, sondern verschiedene, die wie ein Zahnrad ineinander übergreifen müssen oder sie verzahnen sich und Komplikationen treten auf, so Rieta de Soet, Geschäftsführerin der IBS Intelligent Business Solutions GmbH in Zug, im gleichnamigen Kanton der Schweiz.

Einer der wichtigen Erfolgskriterien ist der Kommunikationsprozess, nicht nur nach außen sondern auch intern.

In vielen Unternehmen oder einzelnen Abteilungen funktioniert der Kommunikationsprozess nur sehr schlecht bis gar nicht. Gründe hierfür sind oft mangelnde Motivation der Mitarbeiter, Streit unter den Mitarbeitern oder Zeitdruck. So werden oft Fehlinformationen weitergeleitet, die Informationen gehen an die falsche Person oder sie fallen ganz unter den Tisch. Dadurch können einem Unternehmen wichtige Aufträge verloren gehen oder sogar langfristige Kundenbeziehungen.

Um dies zu vermeiden, ist völlige Transparenz in der Unternehmensstruktur, dem Unternehmensziel und der erwünschten Arbeitsmoral notwendig. Zuallererst sollte jedes Unternehmen über ein Organigramm verfügen, welches die Kommunikationshierarchie und die genauen Tätigkeitsfelder der einzelnen Mitarbeiter aufführt, so Rieta de Soet. Insbesondere die Empfangskraft und die Poststelle sollten genauestens darüber informiert sein, wer für was zuständig ist. Ansonsten kann es passieren, dass Telefonanrufer an mehrere Stellen weitergeleitet bzw. falsch verbunden, immer wieder in der Warteschleife landen und sie dadurch sehr genervt werden. In der IBS GmbH wird auf schnelle Weiterleitung von Anfragen und Informationen geachtet, um dem Kunden gegenüber stets 110 Prozent zu geben.

In einigen Büros kann es unter Kollegen auch oftmals zu Streitereien kommen, weshalb sie die für die Arbeit notwendige Kommunikation unterlassen. Hier ist es die Aufgabe des Abteilungsleiters oder des nächhöheren Vorgesetzten für eine Schlichtung zwischen den Parteien zu sorgen. Häufig können auch interne Teammeetings solchen Streitereien vorbeugen. Außerdem sollte mit den Angestellten offen darüber geredet werden, was ihre Pflichten sind und dass die Arbeit stets Vorrang vor privaten Konflikten hat.

Allgemein können verlangsamte Kommunikationsprozesse durch bestimmte Richtlinien vermieden werden, so Rieta de Soet. So kann man beispielsweise feste Strukturen einführen, wer wie und wann benachrichtigt wird, z.B. ausschließlich per E-Mail. Die einzelnen Regelungen sind jedem Unternehmen selbst überlassen, aber Fakt ist, dass ein Unternehmen ohne klare Kommunikationsprozesse nicht längerfristig funktionieren kann.

IBS GmbH mit Hauptsitz in Zug/Schweiz, ist mit zahlreichen Business Centern international in Amerika, Australien, Asien und Europa vertreten. In seinen Business Centern stehen Betriebswirte, Steuerberater, Marketing- und Unternehmensberater den Kunden zur Verfügung, die seit über 20 Jahren in den Bereichen Business Center, Firmengründung und Managementberatung tätig sind.
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