Ist Zeiterfassung Pflicht?

Arbeitszeiterfassung ist Pflicht für Unternehmen in Deutschland. Dies bestätigte die Tage ein Urteil des Bundesarbeitsgerichtes in Erfurt mit dem Aktenzeichen 1ABR 22/21, das durch die Presse ging.

Was beutetet das in Klartext?

Es ist nicht so kompliziert und es gibt keinen Grund zur Panik. Was der Gesetzgeber sagt, ist einfach, nämlich, ein Betrieb, der Mitarbeiter beschäftigt, muss die Arbeitszeiten des Mitarbeiters erfassen.

Muss das ausgerechnet jetzt sein?

Das ist die zuweilen ärgerliche Reaktion in vielen deutschen Unternehmern, die bislang ohne Zeiterfassungssystem (https://www.zeiterfassung-fdm.de) arbeiten. Sie sind besorgt, dass sie in Zeiten bedrohlich steigender Preise nun aufgefordert sind, tief in die Tasche zu greifen. Jetzt, wo überall jeder Euro zwei Mal umgedreht wird, um sich für die absehbare wirtschaftliche Krise zu wappnen und den Winter mit seinen horrenden Energiekosten zu „überleben“, fehlt in kleineren und mittleren Unternehmen das Verständnis dafür, nun für ein Zeiterfassungssystem viel und unnötig Geld ausgeben zu müssen.

Doch hier irren diese Unternehmerinnen doppelt. Denn erstens schreibt das Gesetz nicht vor, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen nicht auch per Stundenzettel erfasst werden könnten, wobei vielen klar ist, dass diese analoge Variante nur eine schlechte Notlösung sein kann. Zum zweiten irren sie aber auch in der Annahme, dass moderne Zeiterfassungssysteme immer teuer sein müssen. In der Regel sind sie in jedem Falle günstiger als die Erfassung der Arbeitszeiten per Stundenzettel und händisch geführter Excel-Dateien. Unabhängig davon gibt es sehr leistungsfähige digitale System, die bereits für wenige hundert Euro zu haben und zu installieren sind.

Diese Systeme bieten oft alles, was der Gesetzgeber erwartet und lassen sich einfach auf die konkreten Erfordernisse des jeweiligen Unternehmens anpassen. Diese zumeist web- bzw. cloud-basierten und bei ausgesuchten Anbietern auch mobilen Soft- und Hardware-Lösungen, sind per plug&play zu einzurichten und können per Token oder auch manchmal bereits per Finger-Print genutzt werden. Letzteres vereinfacht die Handhabung deutlich und spart Ressourcen für den Betrieb und die Auswertung der erfassten Daten.

Einige System sind zudem darauf ausgerichtet, mit den Unternehmen zu wachsen und sind entsprechend skalierbar. Die erfassten Daten stehen meist elektronisch zu Verfügung geben Auskunft zu Nettoarbeitszeiten, Urlauben, Pausen, krankheitsbedingten Ausfällen, projektbezogenen Aufwänden und helfen so oft auch die Effektivität und Transparenz zu verbessern – was sich in aller Regel oft auch positiv auf das Arbeitsklima und Produktivität auswirkt. Erfreulicher Weise gibt es einige Anbieter, die ihre ohnehin schon preiswerten System ohne weitere Folgekosten und dann auch noch zur Probe anbieten. So kann man als unternehmerische Entscheiderin eigentlich nichts falsch machen. Denn nur, wenn das System in Praxis-Test überzeugt, muss es bezahlt werden.

So stellt sich das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vielleicht in einem anderen Licht dar. Denn so ist es vielleicht ein sehr positiver Impuls für eine weitere Digitalisierung von unternehmerischen Prozessen, die am Ende dazu beitragen, das einzelne Unternehmen besser zu managen und leistungsfähiger werden.

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