Hausverwalter profitieren aktuell von elektronischer Akte

Die aktuelle Corona-Krise stellt Immobilienverwalter vor große Herausforderungen.

Klar im Vorteil ist, wer in diesen Zeiten eine elektronische Akte im Einsatz hat, die Mitarbeitern, Handwerkern und Kunden über das Internet Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und Informationen ermöglicht. Noch besser ist es, wenn die eingesetzte Lösung zusätzlich eine Aufgabenverwaltung bietet, mit der Aufgaben zugewiesen und deren Erledigung nachverfolgt wird. Sind die Mitarbeiter im Homeoffice und externe Dienstleister nur über Telefon oder E-Mail erreichbar, geht ansonsten schnell der Überblick verloren, wenn informelle Besprechungen und Kommunikation „in der Kaffeeecke“ ausfallen.

Für Hausverwaltungen, die in der Digitalisierung noch nicht weit vorangeschritten sind, bietet eine maßgeschneiderte Lösung, wie die cloudbasierte Software https://my-etw.de/ der Vigelius & Piekert GbR, eine ideale Gelegenheit zum Einstieg. Sie ermöglicht Verwaltern jeder Größe mit wenigen Klicks das Anlegen eines individuellen Kundenportals mit elektronischer Akte.

Nach der Registrierung werden die Stammdaten der Verwaltungsobjekte wie Einheiten, Eigentümer und Mieter über eine leicht bedienbare Oberfläche eingegeben oder bequem aus Excel importiert. Eine vorgegebene, praxisgerechte Ordnerstruktur erleichtert Upload und Einsortieren der relevanten Dokumente. Die Ordnerstruktur lässt sich bei Bedarf jederzeit anpassen oder erweitern.

Ein flexibles, rollenbasiertes Berechtigungssystem erlaubt einfachen Datenfluss ohne Kompromisse bei Sicherheit und Datenschutz. Für jeden Bereich lässt sich individuell festlegen, wem erlaubt ist welche Daten anzusehen, hochzuladen und zu ändern.

Ergänzend zu Aufgabenverwaltung und elektronischer Akte bietet my-ETW ein integriertes Mailsystem, mit dem der Verwalter auf Knopfdruck Mitarbeiter, Eigentümer und Dienstleister anschreibt. Besonders praktisch: Mails und Dokumente werden auf Wunsch direkt in der Akte abgelegt oder in eine Aufgabe umgewandelt. So landen zum Beispiel Angebote oder Schadenmeldungen gleich an der richtigen Stelle um später problemlos aufgerufen zu werden.

Zur Kommunikation von Beiräten und Eigentümern untereinander und mit dem Verwalter stehen für jedes Objekt eigene Foren zur Verfügung, die einen ungestörten und zwangloser Austausch erlauben – ein unschätzbarer Vorteil gerade in Zeiten, in denen persönliche Treffen schwer oder überhaupt nicht realisierbar sind.

Als zeitgemäße Cloud-Anwendung wird my-ETW über Internetbrowser (Chrome, Firefox, Safari oder Microsoft Edge) bedient und ist ebenfalls mobil über Smartphone und Tablet verfügbar. So stehen alle Daten überall – beispielsweise im Homeoffice- zur Verfügung, die zeitraubende und lästige Installation lokaler Software entfällt genauso wie das regelmäßige Einspielen von Updates, dies wird alles zentral vom Anbieter erledigt.

Um die Entscheidung für den Einstieg in die digitalisierte Hausverwaltung zu erleichtern, steht eine Basisversion mit einem Objekt und bis zu drei Einheiten dauerhaft kostenlos zur Verfügung. So kann die Lösung unverbindlich getestet und bei Bedarf jederzeit erweitert werden. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen ab 4,99 € im Monat (zzgl. MwSt.), Einrichtungsgebühren oder sonstige Kosten fallen nicht an. Alles in allem eine runde Lösung, die sich durch wenige eingesparte Briefe amortisieren lässt.

Sofort einsteigen und unter https://my-etw.de/de/register/ ein eigenes Kundenportal anlegen.

my-ETW – Cloudservice für Immobilienverwalter

Kontakt
my-ETW
Christian Piekert
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https://my-etw.de/