Ergebnisse zur Studie „Multitasking im Projektmanagement“

Enormes Verbesserungspotential für Mensch und Unternehmen

Dank moderner Informationstechnologien kommunizieren wir auf allen Kanälen. Gleichzeitig versuchen wir eine ständig wachsende Anzahl an anstehenden Aufgaben mit höchster Geschwindigkeit zu erledigen. Multitasking pur! Doch auch wenn der Ruf nach Effektivität und Effizienz allgegenwärtig ist – längst gilt Multitasking als Hauptursache für Probleme in den Unternehmen. Zu viele Aufgaben laufen parallel bzw. können nicht ohne Unterbrechung abgeschlossen werden. Auch wenn die schädliche Wirkung von Multitasking im Projektmanagement in der Unternehmenspraxis bereits seit langem diskutiert wird, gab es aufgrund mangelnder systematischer Untersuchungen bislang keine gesicherten Erkenntnisse. Diese liefert nun die aktuelle Studie „Multitasking im Projektmanagement – Status Quo und Potentiale“. Durchgeführt vom Unternehmen Vistem gemeinsam mit Prof. Komus, Professor an der Hochschule Koblenz, wurden 498 Teilnehmer aus 20 Branchen befragt. Darunter ca. 50 % aus Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern sowie 50 % mit einer Zahl zwischen 1.000 und 10.000 Beschäftigen. Hier zusammengefasst die wichtigsten Ergebnisse:

– 25 % der Teilnehmer mit hohem Multitasking-Anteil schätzen den Erfolg ihres Unternehmens durchschnittlich schlechter ein: Potential zur Verbesserung des Projektdurchlaufs über 25 %.
– Fast 70 % der Befragten sind der Meinung, dass mindestens 30 % der Projektlaufzeit eingespart werden können.
– Nur 2 % der Befragten arbeiten nicht parallel an mehreren Aufgaben.
– Nur 10 % der Befragten können Aufgaben ohne Unterbrechungen fertig stellen.
– Bei fast 80 % gibt es eine erhebliche Anzahl an Spezialisten, die nicht vertreten werden können.
– Fast 70 % der Gruppenleiter haben mit ständig wechselnden Prioritäten zu kämpfen.
– In knapp 70 % der Fälle muss auf Managementunterstützung gewartet werden bzw. verzögert sich das Projekt.
– Mehr als 75 % der Projekte starten unzureichend vorbereitet und verursachen damit Mehraufwand.
– Bei fast 60 % der Befragten sind im Projektplan nur „gefühlte“ Puffer enthalten.
– Bei 80 % der Befragten führen ständige Änderungen der operativen Prioritäten zu häufigen Unterbrechungen.

Deutliches Verbesserungspotential
Ein besseres Verständnis zugrunde liegender Zusammenhänge ermöglicht es, konkrete Verbesserungspotentiale aufzuzeigen: Wenn Projekte fließen, können mehr Projekte in kürzerer Zeit bei gleichen Ressourcen durchgeführt werden. Gut gemanagte Projekte führen zu nachhaltig florierenden Unternehmen und sichern eine zunehmende Gewinnsteigerung. Spannend an dieser Stelle: Die Einsparpotentiale wurden dort als besonders hoch eingestuft, wo die Indikatoren für Multitasking besonders ausgeprägt waren. Übermäßiges Multitasking und Einsparpotentiale bedingen sich also. Um diese Potentiale weiterhin zu heben, spielen laut Studie die Nutzung agiler Methoden sowie einer entsprechenden Projektmanagement-Methodenkompetenz eine wichtige Rolle. Weitere Infos: http://multitasking-projektmanagent.de/.

Uwe Techt ist Geschäftsführer der VISTEM GmbH & Co. KG und gilt als Vorreiter im deutschsprachigen Raum für die Nutzung der Theory of Constraints (TOC) und des Critical Cain Projektmanagements. Als strategischer Denker für grundlegende Verbesserungen und Durchbruchsinnovationen ist der Topmanagement Coach auch gefragt als Speaker und Autor. Zuletzt von ihm erschienen ist das Fachbuch „PROJECTS that FLOW“.

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