Elektronische Dokumente revisionssicher archivieren

Elektronische Dokumente sind fester Bestandteil von Geschäftsprozessen und können hinsichtlich der Rechtssicherheit für Unternehmen von großer Bedeutung sein. Wie vor allem die über eine Verfahrensdokumentation fixierte revisionssichere Archivierung von elektronischen Rechnungen, die als Nachweis gegenüber dem Fiskus dienen kann. Doch nur 17 % der Unternehmen, die ein DMS einsetzen, haben es zertifiziert und 1/3 der befragten Unternehmen integrieren keine Verfahrensdokumentation, wie eine aktuelle Studie des Verbands Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) zeigt. Das Dokumentenmanagement-System agorum® core wurde seitens einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft, die bestätigte, dass agorum® core Pro bei sachgerechter Anwendung eine den GoB und GDPdU entsprechende Rechnungslegung ermöglicht.

Ostfildern 22.04.2013 – Möchten Unternehmen elektronische Dokumente rechts- und revisionssicher archivieren, so gilt es gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Hierfür ist agorum® core Pro in der Version 7.0 ausgelegt: Mit dem Dokumentenmanagement-System lassen sich laut Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, bei sachgerechter Anwendung, für die Steuerbehörde relevante Dokumente gesetzeskonform nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) revisionssicher archivieren. Dazu gehört aber auch, dass die dokumentenbasierten Prozesse in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Die vom Gesetzgeber geforderte Verfahrensdokumentation beschreibt alle Vorgänge der Rechnungsbearbeitung im Unternehmen, z.B. dass die Rechnungsbearbeitung protokolliert und als Kopie gespeichert werden muss. Dabei gilt: Die bearbeiteten, gespeicherten Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit reproduzierbar, das heißt lesbar sein. Die Finanzbehörde kann so im Falle einer Betriebsprüfung jederzeit nachvollziehen, welche Bearbeitungsvorgänge vorgenommen wurden. Diese Anforderung erfüllt agorum® core durch eine automatisierte Versionierung der Dokumente. Mittels einer einsehbaren Historie kann jederzeit festgestellt werden, wann und von wem ein Dokument geändert wurde. Außerdem ermöglicht agorum® core, Archiv-Flags zu setzen, die verhindern, dass Original-Rechnungen in der Datenbank geändert, verschoben oder gelöscht werden können.

Die im Dokumentenmanagement-System abgelegten Belege können jederzeit durch Verknüpfungen in verschiedenen Akten, wie Rechnungs-, Lieferantenordner oder einem extra Bereich, für den Steuerprüfer sichtbar gemacht werden. Zudem ermöglicht agorum® core, die Daten auf einen externen Datenträger zu brennen, um sie bei Bedarf an das Finanzamt zu übermitteln.

Weitere Funktionen der Archivierung mit agorum® core sind: individuelle Workflows zur Rechnungsprüfung mit Prüfpfad und die Möglichkeit, Dokumente im Archiv mit einem Löschdatum zu versehen, damit sie nach Ablauf des Datums automatisch gelöscht werden können.

Weitere Informationen zur revisionssicheren Archivierung:
http://www.agorum.com/startseite/produkte/produktuebersicht-dms-ecm-agorum-core/pruefbericht.html

Weitere Informationen zum Unternehmen:
http://www.agorum.com/

Mehr über die agorum® Software GmbH und das Produkt agorum ® core:
Die agorum® Software GmbH ist der Hersteller des Open Source Dokumentenmanagement-Systems agorum® core. Das Unternehmen existiert seit 1998 in Ostfildern/Nellingen, ganz in der Nähe des Stuttgarter Flughafens. Ab 2002 begann die Entwicklung von agorum® core – 2008 entschieden die beiden Geschäftsführer, Rolf Lang und Oliver Schulze, das DMS als Open Source Software anzubieten. Seither hat sich agorum® core als hochflexibles und einfach zu bedienendes Dokumentenmanagement-System/Enterprise-Content-Management-System im Markt etabliert. Vertrieben und integriert wird das DMS direkt über den Hersteller oder über die rund 50 Vertragspartner in Deutschland, Österreich, Liechtenstein und der Schweiz.

agorum® core ist ein etabliertes Dokumenten- und Enterprise Content Management System (DMS/ECM), mit dem dokumentenbasierte Prozesse flexibel verbessert und automatisiert werden können. Dabei wird höchsten Wert darauf gelegt, dass das DMS am Kunden ausgerichtet wird und nicht der Kunde am DMS. Zudem ist agorum® core in der Lage, Dokumente nach GdPDU und GO revisionssicher zu archivieren.

Die Arbeit mit dem DMS erleichtert agorum® core damit, dass das Dokumentenmanagement-System wie ein gewöhnliches Netzlaufwerk angesprochen werden kann, Anwender arbeiten einfach mit dem gewohnten File-Explorer weiter, wie sie es bereits gewohnt sind, auch über das Internet. Weitere Möglichkeiten mit dem DMS zu arbeiten bieten: Die browserbasierte Weboberfläche desk4web, der agorum® Mobile Client für Smartphones und Tablets sowie der Windows Client, der sich komplett in den Windows Explorer integriert und alle Funktionalitäten des Dokumentenmanagement-Systems über das Kontextmenü bereitstellt.

Auf höchste Nutzerfreundlichkeit sind auch die Integrationen von agorum® core ausgelegt, die für viele Standard-Softwarelösungen verfügbar sind. Über Anwendungen wie Outlook, Zarafa, Open-Xchange, Lotus Notes, Liferay oder SugarCRM, können Anwender ohne Umwege auf Dateien im DMS zugreifen. Ein Klick genügt, um die Dokumente zu öffnen, sie zu bearbeiten und einfach wieder zu speichern. Das lästige Wechseln von Oberflächen oder das Ein- und Auschecken von Dokumenten entfällt mit agorum® core komplett.

Kontakt:
agorum® Software GmbH
Stefan Röcker
Vogelsangstrasse 24
73760 Ostfildern
+4971112154157
stefan.roecker@agorum.com
http://www.agorum.com/