Einkaufsprozess und Lieferanten-Mahnwesen bei Technischem Handel mit LS BIZ optimiert

ERP-Lösung von Leitsch Software unterstützt sämtliche Prozesse bei der GeDe Kugellager-Vertriebs-GmbH. Signifikante Verbesserungen verzeichnet der Technische Händler im Einkauf, insbesondere durch vereinfachte Abläufe bei Bestellungen und im Lieferanten-Mahnwesen

Petersberg-Steinau, im Mai 2013. Waren termingerecht zu liefern, spielt für Unternehmen im Technischen Handel eine große Rolle. Die GeDe Kugellager-Vertriebs-GmbH nutzt dazu intensiv automatisierte Funktionen der ERP-Software LS BIZ der Leitsch Software GmbH wie Bedarfsermittlung, Terminmanagement und Lieferantenmahnwesen. Das mittelständische Unternehmen verbessert durch den Einsatz dieses Warenwirtschaftssystems die Zufriedenheit seiner Kunden maßgeblich.

Zunächst erfassen die GeDe-Mitarbeiter alle Aufträge in LS BIZ. Das System ermittelt für alle Kundenaufträge – automatisch oder manuell, ob die einzelnen Artikel vorrätig sind oder ob sie geordert werden müssen. In einer detaillierten Liste schlägt die Software einen Lieferanten, den gewünschten Liefertermin wie auch die Bestellmenge vor. Den Liefertermin errechnet LS BIZ aus dem Wunschtermin des Kunden und den durchschnittlichen internen Lieferzeiten. Bei der Bestellmenge berücksichtigt die Software sowohl Mindestbestände als auch Mindestbestellmengen. Zusätzlich öffnet sich bei GeDe ein eigenes Fenster, das die Verkäufe des Produkts der letzten drei Jahre, den aktuellen Bestand und die Disposition im Detail enthält. Basierend auf diesen Informationen kann der Einkäufer die Bestellmengen auch anpassen. Bestätigt er die einzelnen Positionen, versendet LS BIZ die Aufträge abhängig vom gewählten Standard-Kommunikationsweg an die einzelnen Lieferanten per Fax, E-Mail, Papierausdruck oder es verbindet sich über EDI direkt mit dessen Bestellsystem.

Nun beginnt der automatische Überwachungsprozess: Wurde der Auftrag nicht innerhalb von zwei Tagen schriftlich bestätigt oder die Ware geliefert, erhält der Lieferant automatisch ein Erinnerungsfax. Schickt er daraufhin die Auftragsbestätigung, wird diese eingepflegt und der Liefertermin kontrolliert. Insgesamt führt LS BIZ zweimal täglich automatisiert Prüfungen durch die kontrollieren, ob alle Liefertermine eingehalten wurden. Sobald die Software dabei kritische Verzögerungen feststellt, informiert sie den Sachbearbeiter und mahnt die Lieferung an. Uwe Spille, Prokurist bei GeDe erklärt dazu: „Mit LS BIZ haben wir immer alle Liefertermine im Blick. Bei Bedarf können wir schnell reagieren und den Kunden rechtzeitig informieren. Dieses proaktive Management schätzen unsere Kunden sehr.“ Verschiebt ein Lieferant einen Termin, entscheidet der Sachbearbeiter darüber, ob er seinem Kunden eine geänderte Auftragsbestätigung mit dem neuen Liefertermin schickt oder ob er den Artikel bei einem anderen Lieferanten bezieht.

Die Software lässt sich individuell an die Anforderungen des jeweiligen Kunden anpassen und ermöglicht es auch, dedizierte Kriterien und Texte für jeden Lieferanten zu hinterlegen. Treten bei einem Lieferanten häufiger Verzögerungen auf, fließt dies in die automatische Bewertung des Lieferanten ein. Ergänzend können manuelle Kriterien wie die Qualität von Ware, Verpackung und Dokumentation berücksichtigt werden.

„Je mehr Prozesse automatisiert ablaufen, desto effizienter arbeitet der Technische Handel. Es freut uns, wenn unsere Kunden von unserer Ein-Klick-Strategie profitieren“, so Bernhard Leitsch, Geschäftsführer von Leitsch Software. LS BIZ zeichnet sich insbesondere durch zahlreiche automatisierte Funktionen aus. Komplette Prozesse können so mit nur einem Klick gestartet werden.

Die Leitsch Software GmbH bietet mit LS BIZ eine ERP-Lösung für den Technischen Handel. Praxisnah und anwenderorientiert bildet die Windows-basierte Software alle betriebswirtschaftlichen Prozesse ab und eignet sich insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Als Systemhaus berät Leitsch Software Unternehmen darüber hinaus bei der Implementierung der Software und der Auswahl und Beschaffung der geeigneten Hardware. Das Unternehmen wurde 1988 von Bernhard Leitsch in Petersberg-Steinau bei Fulda gegründet. Heute arbeiten mehr als 150 Unternehmen mit Leitsch Software, darunter die Fröhlich & Dörken GmbH, die STAMAG Ersatzteil- und Industrievertrieb GmbH, die Paul Wiegand GmbH oder die deeg GmbH.

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