E-Rechnung in Word, Excel, Datenbanken, Web und Co.

Hamburg, 02.12.2024 – Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 sorgt bei Unternehmen und IT-Experten für Diskussionen. Viele befürchten, dass bestehende Individuallösungen durch teure Standardsoftware ersetzt werden müssen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Doch es geht auch anders: Mit durchdachten Anpassungen integriert die meineTabelle GmbH & Co. KG die Vorgaben der E-Rechnung in bestehende Individuallösungen.

Individuallösungen behalten, statt umstellen

Die Vorstellung, bestehende Strukturen wie Word, Excel, Datenbanken o.Ä. zugunsten komplexer ERP-Systeme aufgeben zu müssen, fordert Unternehmen viel ab. Gerade kleine und mittelständische Betriebe setzen seit Jahren auf selbst entwickelte Lösungen, die perfekt auf ihre Anforderungen abgestimmt sind. Die gute Nachricht: Die E-Rechnung lässt sich nahtlos in diese Systeme integrieren – ohne grundlegende Änderungen und ohne, dass Unternehmen sich von bewährten Abläufen verabschieden müssen.

Technische Umsetzung in VB.net

Eine E-Rechnung speichert Rechnungsinhalte wie Sender, Empfänger, Posten, Mehrwertsteuer und Co. geordnet als eine Art Auflistung, die im XML-Format maschinenlesbar wird. Die Formatierungsvorgaben liegen der CEN-Norm 16931 zugrunde, die voraussichtlich stetig weiterentwickelt wird.
Um eine E-Rechnung zu erstellen, braucht es also nur die korrekte Übersetzung der Rechnungsinhalte in das XML-Format. Über ein Add-In befähigt meineTabelle GmbH & Co. KG so Word, Excel oder Access beispielsweise mit der Programmiersprache VB.net dazu, problemlos E-Rechnungen erstellen – sogar im ZUGFeRD-Format, bei dem die XML-Daten im Hintergrund der gewohnten PDF-Oberfläche liegen.
Nicht nur Microsoft Office ist für so eine Erweiterung geeignet. Viele vorhandene und langjährig erprobte Tools für die Rechnungsstellung können auf diese Weise aufgerüstet werden, z.B. Webanwendungen und Datenbanken. Bei Unterstützungsbedarf in der Umsetzung stehen wir von meineTabelle GmbH & Co. KG mit unserer jahrelangen Expertise zu Individualprojekten der verschiedensten Art gerne helfend zur Verfügung.

Vorsicht: Übergangsregelung sorgt nur bedingt für Entspannung

Für viele Unternehmen scheint die Übergangsfrist bis 2027/28 eine Erleichterung zu sein. Doch Vorsicht: Diese gilt nur, wenn der Rechnungsempfänger keine E-Rechnung vom Rechnungssteller verlangt. Fordert ein Geschäftspartner explizit eine E-Rechnung, ist dies bereits ab 2025 verbindlich. Unternehmen sollten sich daher darauf vorbereiten, E-Rechnungen nahtlos auszustellen und zu empfangen, um nicht in Konflikt mit Geschäftspartnern oder gesetzlichen Vorgaben zu geraten.

meineTabelle schafft seit über 10 Jahren schlanke IT-Lösungen für Unternehmen kleiner und mittlerer Größe. Wir verstehen uns als Wegbereiter und -begleiter für alle, die in Sachen Automatisierung und Digitalisierung etwas bewegen wollen. Dabei fokussieren wir uns auf das Arbeiten mit Excel, Datenbanken und Web-Anwendungen.

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