Dezemberfieber durch fehlendes Vertragsmanagement

Viele Auftraggeber sind zu spät dran und schaden sich selbst durch Bestellung auf den letzten Drücker

Stuttgart, 1. Dezember 2022 – Das „Dezemberfieber“ ist wieder da. Übervolle Auftragsbücher von Herstellern, Lieferanten und Dienstleistern bestärken den Eindruck, dass Unternehmen und Behörden zum Jahresende schnell noch ein paar Aufträge vergeben. Der Stuttgarter Coach und Geschäftsführer der auf Einkauf und Beschaffung spezialisierten Unternehmensberatung G-NE GmbH (https://www.g-ne.de/), Hagen Aescht, macht dafür jedoch nicht das klassische Dezemberfieber verantwortlich – also die rasche Verwendung noch verfügbarer Haushaltsmittel. Vielmehr beobachtet er in vielen Unternehmen und auch bei Behörden eine „gewisse Nachlässigkeit bei Vertragsmanagement“.

So laufen viele Verträge zum Jahresende aus und müssen verlängert oder Ersatz gefunden werden. „Viele Abteilungen für Einkauf und Beschaffung haben das nicht auf dem Schirm, obwohl es meist schon Monate im Voraus bekannt ist“, betont Aescht. In einem aktuellen Beitrag schreibt er, dass ein Weiterlaufen der Verträge für viele Auftraggeber angesichts des aktuellen Kostendrucks keine Option sei. „Also versuchen sie ganz schnell noch neue Lieferanten oder Auftragnehmer zu finden“ – oft getrieben durch das Management, das angesichts der Energiekrise auf die Kostenbremse trete.

Doch kurz vor Jahresende „und unter dem Druck, dass Anfang Januar neue Liefer- oder Rahmenverträge verabschiedet sein sollen, schaden die Auftraggeber ihrer eigenen Verhandlungsposition“, so Aescht weiter. „Sie haben keine Zeit für lange Verhandlungen und müssen sich möglicherweise auf die erstbesten Angebote einlassen.“ Besser wäre es, Neuverträge oder Investitionen rechtzeitig zu planen. „In aller Regel wissen sie schon zu Jahresbeginn oder spätestens im Sommer, welche Verträge mit Zulieferern oder Dienstleistern zum Jahresende auslaufen“, so Aescht. Dass viele so spät handeln, lasse sich zumindest sachlich nicht begründen.

Ursachen seien vielmehr fehlender Austausch zwischen Management und Einkauf und ein fehlendes Vertragsmanagement. „Ein Vertragsmanagement einzurichten und zu pflegen, ist denkbar einfach“, betont Aescht. Dafür brauche es keine komplizierten Systeme. Oft genüge eine Übersicht über bestehende Verträge und Lieferanten mit jeweiligen Fristen. Außerdem müsse der interne Austausch zwischen Einkauf und Management- bzw. Leitungsebene dringend intensiviert werden. Für Auftraggeber – ob Unternehmen oder Behörden – ergäben sich daraus enorme Kostenvorteile.

Zum Beitrag: https://www.g-ne.de/blog/einkauf-auf-den-letzten-druecker-vermeiden-neuvertraege-rechtzeitig-verhandeln/

Die G-NE GmbH ist eine Full Service Wirtschaft- und Technologieberatung für Einkaufsabteilungen in mittelständischen Unternehmen und anderen Einrichtungen. Sie übernimmt Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen, Kostenoptimierung, Abwicklung und Evaluation beim Einkauf unter anderem von IT-Lösungen sowie Leistungen im Bereich Banking, Immobilien (Facility Management), Telekommunikation, Automotive und Reisen. Für die eigenen Kunden hat das Unternehmen mit Sitz in Stuttgart bereits rund 1.500 Verträge verhandelt und dabei Einsparungen in Höhe von insgesamt mehr als 100 Millionen Euro erzielt.

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